Sådan håndterer du dine dokumenter

Dokumenthåndtering er egentlig simpelt. Uanset om det er import, migrering, arkivering eller oprydning. Ens for det hele er en god proces, kvalitetskontrol og de rette understøttende værktøjer. Vi sikrer transparens, compliance og sporbarhed under hele forløbet. Ved store informationsmængder anvender vi oftest automatiseretimport.  

‍

Dokumentimport

Import af dokumenter handler om at få elektroniske dokumenter ind i det system de hører hjemme i. Typisk en opgave som udføres i forbindelse med at store dokumentmasser modtages fra en samarbejdspartner. Dette kræver:

·      Kvalitetssikring af de modtagne dokumenter

·      Indeksering og klassificering

·      Oversigt og planlægning af versioner, adgangsrettigheder og formater

·      Planlægning af forretningskontinuitet

‍

Migrering

Migrering af dokumenter handler om at kopiere eller flytte elektroniske dokumenter og tilhørende metadata fra ét system til et andet. Det omfatter ikke kun dokumenterne selv, men også metadata, lagringsstrukturer og adgangsrettigheder. Vigtige elementer er:

·      Analyse og vurdering af datakvalitet

·      Kortlægning af nuværende metadata og adgangsrettigheder

·      Planlægning af migreringsprocessen i forhold målsystemets krav og muligheder

·      Sikring af forretningskontinuitet under og efter migreringen

‍

Arkivering

Arkivering af ældre og inaktive dokumenter er en omkostningseffektiv løsning, der sikrer langtidsholdbarhed, dataintegritet og korrekt opbevaringstid, samtidig med at det aktive system forbliver overskueligt. Her er det nødvendigt at overveje:

•       Overførsel af dokumenter til et langsigtet opbevaringssystem

•       Behandling af dokumenter for at sikre langtidsholdbarhed og adgang

•       Transformation af metadata og struktur for at imødekomme fremtidige brugsscenarier

•       Sikring af opbevaring i overensstemmelse med regulatoriske krav

Dokumentoprydning

En velplanlagt oprydning, baseret på regler og automatiseringer, sikrer, at forældede eller irrelevante data fjernes, mens relevante dokumenter opdateres og bevares i overensstemmelse med lovkrav. Ved en oprydning skal man forholde sig til:

•       Sortering (slette, arkivere og opdatere) 

•       Opdatering af metadata for dokumentation for at sikre brugervenlighed og compliance

•       Forberedelse til "inspektion readiness" og overholdelse af GDPR

•       Etablering af automatiserede oprydningsprocesser