Compliance
Standarder og lovgivning skal overholdes, og det skal være foreneligt med en produktiv og travl hverdag.
Strator - Mere end dokumenter
Specialister i dokumenter, compliance - og det omkring
Vi har en dyb teknisk ekspertise bl.a. på OpenText Documentum platformen, Box, Microsoft SharePoint, Adlib Enterprise - Record Management, Contract Lifecycle Management, Quality Management, Customer Communication Management, Rigsarkivet og Teknisk oprydning. DOKUMENTER!
Klassifikation
En løbende løsning på klassifikationsudfordringen eller en ”one-off” oprydning.
Arkiver
Etablering og vedligehold af elektroniske arkiver. Ryd op og få kontrol over fællesdrevene.
Life sciences
Vi har særligt meget erfaring indenfor life sciences og flere teknologier og ydelser kan fås specialiseret hertil.
Vibekes Blog
Vibeke Bugge Kristiansen er dokumenthåndterings-nørd og direktør for Strator.
Anonymisering af personhenførbare informationer er de senere år blevet mere og mere vigtigt – og jeg får mange spørgsmål om, hvordan det er muligt at skjule personfølsomme informationer i færdige dokumenter. Det har jeg skrevet lidt om her;
Der er to forskellige situationer, når man har dokumentation der skal anonymiseres.
Der er dokumenter, hvor man ved hvilke data, der skal anonymiseres. Det ved man eksempelvis ud fra en medarbejder- eller kundeliste. Her søger vi altså teksten igennem – og rammer de navne, adresser, CPR-numre etc vi har fortalt systemet, at vi vil anonymisere. Det er en relativt enkel øvelse, man kan udføre ved søgninger i ALT relevant data.
En anden situation er lidt mere kompliceret at anonymisere. Her har vi at gøre med dokumenter, hvor der kan indgå personhenførbare informationer, som vi ikke kender oprindelsen af – og de er ikke i et fast mønster. Vi ved bare, at det kan være navne, adresser, cpr-numre etc.
I nogen grad kan Natural Language Processing (NLP) baseret teknologi identificere eksempelvis et navn eller et telefonnummer ud fra sætningsstrukturen. Det vil dog altid kræve, at man afprøver om præcisionen er høj nok. Persondatalovgivningen kræver heldigvis ikke perfektion, men at der er gjort en dokumenteret og ihærdig indsats.
Når den tekst, der skal anonymiseres er markeret, er det vigtigt, at teksten bliver fjernet. Det er ikke nok blot at overstrege teksten med sort, da teksten dermed stadig vil være tilgængelig i dokumentet – og en hacker snildt kan se igennem den sorte overstregning. Derfor skal teksten fjernes helt – og erstattes af en sort bjælke.
Vi har nogle udmærkede værktøjer til at hjælpe os med den del. Et eksempel er Adlib Enterprise, der kan udføre en anonymisering under konverteringen af dokumentet til PDF. På samme tidspunkt, kan dokumentet blive påtrykt eksempelvis vandmærke og fortløbende sidenummerering, samt mange filer kan sammensmeltes til et dokument.
Konklusion – anonymisering er muligt.
Strator er ensbetydende med styring af dokumenter. Indtil nu har fokus primært været på løsninger til indsamling og arkivering af dokumenter. Men nu sætter vi fokus på også at få genereret dokumenter, der skal sendes til kunder og andre samarbejdspartnere.
Mange kanaler ind – mange kanaler ud
Løsninger til indgående dokumenter skal typisk håndtere at dokumenterne kommer ind ad mange kanaler; papirbreve, mails, sms og mange flere. En god løsning vil typisk samle alle disse kanaler til en fælles inputkanal og derfra behandles alle indkomne dokumenter ensartet uanset oprindelse. Vender vi fortegnet på en sådan løsning, så har vi en løsning der fra fælles oprindelse kan afsende kommunikation fra virksomheden ad mange forskellige kanaler… altså en løsning til kommunikation med kunder.
Kunstig intelligens (AI) har ændret dokumentstyring fundamentalt og vi kan begynde at stille større krav. Kunstig Intelligens gør dokumentstyring betydeligt hurtigere, mere pålidelige og billigere, når det ikke kræver menneskehænder til at røre ved alle dokumenter. Men måske aller vigtigst – ensartetheden bliver væsentlig højere. Det er derfor, mange virksomheder nu benytter teknologi for at erstatte trivielle manuelle opgaver og forbedre compliance.
Forrester har udgivet deres forudsigelser for 2019 i rapporten ”Predictions 2019: Digital Business Report”. De ser 2019 som et år med økonomisk usikkerhed. Budgetterne forventes at opleve et stigende pres, hvilket betyder, at mange virksomheder må trække i arbejdstøjet – og satse på kerneforretningen og leverer håndgribelige resultater. Vinteren kommer – ingen har råd til forfængelighedsprojekter.
Mød Strator teamet
Vibeke Bugge Kristiansen (Direktør og dokumenthåndterings-nørd)
vibeke@strator.com, tlf. 20 58 68 52
Per Zester (Chief Technology Officer)
per@strator.com, Tlf. 40 44 64 93
Claus Bo Bonde (Senior Solution Architect)
claus@strator.com, tlf 40 78 00 74
Henning Berggren Winter (Chief Architect)
henning@strator.com, telefon 22 42 52 01
Hanne Bjørn-Klausen (CCM & Marketing Automation Specialist og Marketingchef)
hanne@strator.com, tlf 22 35 47 72
