Moderne Informationshåndtering​

Den digitale udvikling har virkelig sat strøm til hvordan vi nemmere og smartere kan arbejde med det vi tidligere kaldte dokumenthåndtering. Men det er ikke mere kun dokumenter, som vi kendte dem. Nu er dokumenterne i mange forskellige formater og medier, som eks Twitter, blogs, linkedin, heraf  fx videoer, lyd, infographics. Det meste ligger som data – og derfor kalder vi det efterhånden informationshåndtering istedet.

Data og dokumenter er efterhånden spredt i mange forskellige digitale system siloer og cloud-baserede løsninger. Mange virksomheder har mistet overblikket over, hvor hvad er – på tværs af processer og afdelinger, på tværs af formater.

 

For mængden af information stiger i hast – og diversiteten i indholdets format bliver ligeledes større og større. Et dokument er nu ofte ikke et dokument overhovedet, men snippets, tweet, lyd, billeder og snart helt nye formater.

 

 

Vi har udviklet et behov for at finde og undersøge ting på tværs af kilder og formater, vi skal flytte rundt på stadigt større datamængder og så åbner de store datamængder big-data muligheder. Men big data kræver om noget, at vi har organseret vores information…

Udfordringer er, at i dag skal de bruges til et formål, i morgen til andet i en big data verden, så det er ikke givet, at vi kan organisere struktureret som i de gode gamle dage. Men i Strator har vi et godt bud på hvordan vi løser udfodringerne.

Strator er nemlig specialister i teknologiske løsninger, der understøtter informationshåndtering, og vores særlige fokus er på intelligente søgninger, autoklassifikation og migrering.

Intelligent Enterprise Search

Indsigt på tværs af informations-systemer

Autoklassifikation

Automatiseret organisering og oprydning i informations-systemer.

Intelligent Enterprise Search

Intelligent enterprise søgning giver medarbejderen den samme helt enkle oplevelse, som når han sidder derhjemme og bruger Google. Han kan søge på kryds og tværs af alt muligt, og der er gode muligheder for at arbejde videre med søgeresultatet.

  • ”Intelligent” hentyder til at machine learning og kunstig intelligens tages i brug
  • ”Enterprise” hentyder til at information på tværs af systemer og formater inkluderes
  • ”Søgning” betyder selvfølgelig, at det hele stille stilles til rådighed via en søgegrænseflade og en søgeresultatside med de funktioner, man forventer af en moderne søgemaskine.

Selv information, som ikke er på tekstform og information, som ikke er systematisk arkiveret og mærket op, bliver fundet. For de moderne teknologier ekstraherer og klassificerer for os under kølerhjelmen.

Slut med søgninger i de gamle støvede papirarkiver eller i hver enkelt informationssystem.

En medarbejder har brug for nemt at få adgang til den information, han har brug for. Det er både kedeligt og tidskrævende at logge på og lede i flere forskellige systemer.

Det kan være at informationen ligger i en grafik eller en video i et system, mens medarbejderen forventede at finde det i et dokument i et andet system, og så kan han lede længe eller forgæves. 

Med Intelligent Enterprise Search skal han kun søge ét sted.

Data og dermed informationer har det bedst med at blive der, hvor de er dannet og sikret – i specialistsystemerne.

Med en standard connector kan vi forbinde søgemaskinen specialistsystemet og så er vi i gang.

Uddaterede systemer eller  rodede fællesdrev er ikke noget problem for en intelligent enterprise søgemaskine. Tværimod vil den være en  værdifuld hjælp til den, der står for oprydning og evt nedlukning.

Intelligent Enterprise Search teknologien kan også arbejde sammen med et migreringsværktøj.

Dermed kan vi både finde data, rydde op, berige og migrere i een kontrolleret proces.

Selvom informationen kan blive, hvor det er, vil vi alligevel altid anbefale at rydde op, hvis der er information, der ikke er under passende kontrol.

Læs mere om, hvordan produktet Docxonomy løser Intelligent enterprise søgninger.

Autoklassifikation

Der bliver hver dag produceret og modtaget så meget ny information, at der er et stort behov for at få det automatisk klassificeret – for ellers sker det ikke. For oprydning i fællesdrev eller store mængder informationer i et informationssystem, kan synes fuldstændig uoverskueligt.

Derfor er teknologier til autoklassifikation en kæmpestor hjælp.

Værktøjer til autoklassifikation har to primære funktioner;

1. Rydde op i en stor bunke information – og klassificere under oprydningen. 

2. Baggrunds-enhed der føder klassifikationsinformation videre til al ny information, der lagres i et givet system eller på et fællesdrev.

Autoklassifikation er dog typisk en del af noget større, hvor det er godt gemt under kølerhjelmen. Som fx den søgeteknologi vi nævner ovenfor, som trækker på oplysninger fra en automatisk klassifikation, når den præsenterer søgeresultater.

 

Eller i mange moderne dokumenthåndteringssystemer, hvor brugeren oplever at systemet foreslår metadata fremfor at man selv skal bøvle med det.

 

I ”den gamle verden” var mange konklusioner i forbindelse med klassifikationsværktøjer drevet af regler.

I ”den moderne verden” med kunstig intelligens og machine learning definerer man ikke regler, men man træner derimod teknologien. Det er en fundamental forskel.

Teknologien kan trænes til at  klassificere, når den ved hvad den skal klassficere efter.

Typisk træner man teknologierne til nogle generelle områder – men branchespecifik træning kan også være klaret på forhånd.

 

Ofte vil der ligge en træningsopgave i implementeringen eller også vil teknologien være indrettet så den i starten løbende beder om hjælp fra brugerne indtil træningen reelt er sket, hvorefter det sker sjældnere og sjældnere.

 

Det er meget forskelligt hvordan teknologierne trænes, men der er typisk lagt stor nøje i at gøre det enkelt og forståeligt.

  • Læs om produktet ShinyDocs  som fx er rigtig fremragende til at få kontrol over fx store rodede fællesdrev
  • Læs om produktet Docxonomy, som egentlig er en søgemaskine, men som også autoklassificerer, og som kan bruges særligt favorabelt, sammen med produktet Migration Center til omfattende migreringsopgaver med et iboende klassifikationsaspekt.
  • Flere og flere ESDH- og dokumenthåndteringssystemer har indbygget autoklassifikation så autoklassifikation er en del af lagringen af dokumenter. Det gælder bl.a. Box.