Hos Strator er vi dokumenthåndterings-nørder. Vores serviceydelser og rådgivning er skabt for de virksomheder, som har en opgave der skal udføres en enkelt gang, hvor det muligvis ikke er rentabelt at investere tid i at opdyrke den nødvendige specialviden og penge i den nødvendige teknologi.  Vi har nemlig både teknologi og specialviden til rådighed og gennemfører opgaven som en serviceydelse.

Vi har listet nogle af de serviceydelser, som vi leverer allerede i dag. 

Du er altid velkommen til at kontakte os. Vi er dokumenthåndteringsnørder. Vi elsker at høre om din virksomheds udfordringer – og giver gerne et bud på, om vi kan hjælpe din virksomhed med andre typer opgaver..

Vores specialer er især indenfor:

Capture

Indfangning af information fra mange kanaler, herunder typisk mail, skanning og udfyldte formularer fra kunder. Den indfange information genkendes, relevant data ekstraheres og automatisk sendes dokumentet/ informationen videre til den relevante medarbejder – ofte via et ESDH system. Forretningsfordel: Uanset om et dokument er født digitalt eller skannet, er det vigtigt, at dokumenterne indfanges i en strøm, der sikrer ensartet behandling uanset, hvor de kom fra, hvordan de kom her, og hvilket format de er. Vejen hen til den relevant medarbejder kan således automatiseres.

Skanning

Hvor capture ofte er forbundet med en proces, er scanning en teknisk disciplin. Papir fødes ind i en scanner, og den elektroniske version af dokumenterne sendes videre til behandling. Derefter er dokumentet klar til klassifikation, se klassifikation. Forretningsfordel: Alle dokumenter – også dem født på papir skal helst ind i samme arbejdsgange for at sikre ensartethed og effektiv udnyttelse af medarbejdernes tid. At få omsat papir til elektronisk dokumentation er centralt for dette.

Klassifikation

Ensartet klassifikation af dokumenter og ekstraktion af nøgleinformation til brug for automatiseret behandling eller arkivering. Forretningsfordel: Det gør det muligt at overkomme de enorme datamængder og sikrer enartethed og så går det stærkt.

Dokumentgenerering

Dokumentgenerering er disciplinen, hvor store mængder dokumenter, der ligner hinanden, produceres automatisk. En skabelon, data til personliggørelse og forretningsregler for hvordan dokumenterne skal sammensættes Forretningsfordel: Det sparer tid og sikrer ensartethed.

Legacy konvertering

Konvertering af dokumenter fra gamle versioner af fx Word til nye versioner af fx Word. Konvertering af ikke-søgbare dokumenter til søgbare dokumenter. Konvertering af dokumenter med ringe læsbarhed til frisk tekst med høj læsbarhed. Forretningsfordel: Højner anvendeligheden af informationen

Mailkonvertering

Konverter mails til arkiveringsvenligt format med mailens brødtekst og vedhæftede filer samlet til et langt dokument til arkivering Forretningsfordel: Mailformater en uegnet til arkivering og fremfinding.

FDA Compliant Rendering

Konvertering af dokumenter til PDF-dokumenter som efterlever FDAs krav. Vi kan konfigurere din Documentum ADTS, Adlib eller DocShifter løsning til at overholde FDAs krav. Vi kan sætte etablere en permanent løsning til gentagne eller løbende konverteringer eller vi kan gennemføre en batchkonvertering af en dokumentmængde. Forretningsfordel: Dokumenterne er klar til FDA

Dokumentmigrering

Dokumentmigrering handler ikke blot om at flytte data, men at bevare konteksten af dokumentet, herunder struktur og historik, og dokumentmigrering er derfor langt fra kun en teknisk disciplin. I forbindelse med migreringer det der ofte også behov for oprydning, se oprydning. Forretningsfordel: Korrekt migrering er en forudsætning for at have en komplet og korrekt historik og ikke mindst for at dokumenterne bevarer deres autenticitet.

Oprydning

Store filmængder på fx fællesdrev gennemgås, redundant, triviel og uaktuel data kasseres mens resten klassificeres og gøres klar til arkivering. Det hele kan udføres i en kontrolleret proces. Forretningsfordel: Ukontolleret data udgør en risiko og dokumenter og data man ikke kan finde er forretningsmæssigt værdiløse.

Aflevering til rigsarkivet

Vi kan etablere en permanent løsning til gentagne afleveringer til Rigarkivet eller vi kan generere en til Rigsarkivet. Vi kan etablere hele afleveringen eller fx blot konvertere dokumenterne. Forretningsfordel: At konvertere mange dokumenter ensartet og efter Rigsarkivets ønsker er tidskrævende og kræver specialviden.

Discovery

Hvad: Fremfinding af alle relevante informationer om en given sag eller et givent emne. Store datamængder i systemer, på mailbokse og fællesdrev gennemgås, registreres og tekstindholdet ekstraheres. Tekstindholdet kan derefter analyseres systematisk. Forretningsfordel: Specielt ønskes ofte persondata fundet, så man kan få registreret, arkiveret og/eller slettet det for at sikres sig mod brud på persondatalovgivningen.

Kassation

Kassation er at slette eller smide væk. Når det drejer sig om forretningskritisk information, skal det gøre korrekt. Det er information der ikke må opbevares for bestandigt – herunder almindeligvis persondata – og det er derfor nødvendigt at have gode processer for kassation. Forretningsfordel: Det er nødvendigt at kassere information systematisk, som kun må opbevares så længe hjemmel haves. Kassation af redundant information er desuden besparende.

Publikation (PDF-merge)

Samling af flere filer til en samlet, ensartet publikation. Det kan fx være bilag til møder som i sidste øjeblik brandes og samles, manualer bestående af mange kapitler osv. Publikationen kan evt vandmærkes med løbenumre eller anden relevant information. Forretningsfordel: Ensartethed, ”look”, kontrol.

Konvertering til PDF

Massekonvertering til PDF, hvor alle filer konverteres til et pdf format og returneres. Evt. kan vandmærke med tekniske oplysninger om dokumentet påtrykkes. Forretningsfordel: Ensartet indtryk af dokumenter stammende fra virksomheden og man sikrer sig at modtager kan læse dokumentet og ser dokumentet præcis som det er afsendt Egnet til arkivering.

Arkiver

Der er en lang og god tradition for at etablere fremragende fysiske arkiver, hvor papiret sikres mod forgængelighed, og hvor det arkiveres, så man kan finde det igen. Det er det samme, der er målet for digitale arkiver, men der er ofte barrierer, som forhindrer eller besværliggør det. Den ene barriere er, at hvor papirarkiverne bliver vedligeholdt af specialister i arkivering, bliver digitale arkiver ofte ikke omgærdet med samme faglighed. Den anden er, at bevidstheden om forgængelighed på digitale arkivalier er mindre, og så er det et reelt og praktisk problem, at der ganske ofte er enorme mængder data at få ryddet op i.

Digitale arkivalier kan også forgå

Det er ganske centralt, når digitale informationer opbevares for eftertiden, at der tages hånd om det problem, at software og formater udgår. Ellers kan det gemte ganske enkelt ikke læses, når det skal bruges. Det kræver aktive beslutninger, og de er ikke altid nemme. For dokumenter, som oftest er hovedparten af arkivalierne, kan man fx vælge at konvertere arkivalier til et pdf-format. Alternativt kan man arkivere i originalformat og løbende opgradere dokumenterne, helt konkret fx opgradere alle arkiverede worddokumenter hver gang wordsoftwaren opgraderes. Der findes teknologiske muligheder for at automatisere begge tilgange.

Etablér arkiver

Der findes mange platforme til at håndtere dokmenter, både store enterprise platforme og mindre cloudbaserede puntkløsninger. Læs mere om nogle af mulighederne her. Strator har siden grundlæggelsen været specialister i dokumenthåndteringssystemer og implementeringen af disse og har en bred indsigt i markedet og mulighederne. Den store forhindring ved etablering af et nyt arkiv plejer at være oprydning og migrering af historisk data ind i det ny arkiv, så det kan bringe værdi til virksomheden, og netop det er et af vores fokusområder.

Brug arkiverne – få kontrol over fællesdrev

Arkiverne er, som alle andre systemer, kun det værd, som lægges i dem. Da fællesdrev og mailbokse ofte udgør de største reelle ”arkiver”, er der et reelt praktisk problem med at få informationen derhen, hvor den enten skal bearbejdes eller arkiveres. Det er også på mange måder utroligt enkelt og hurtigt at arbejde på fx fællesdrev, og derfor forståeligt og effektivt at gøre det. Nye teknologier tilbyder muligheder for at holde mere uformelle arkiver som fx fællesdrev under kontrol, og derved vil man kunne tillade den udstrakte brug fremfor at bekæmpe den. De dokumenter, som retteligen burde være et andet sted, kan teknologien gøre opmærksom på og evt flytte i arkiv. Dette kan opnås med teknologi til at klassificere dokumenter.

Klassifikation

 

Mængden af information vokser og vokser, og den skal håndteres efter stadigt strammere reguleringer. Mange virksomheder har efterhånden en stor historisk datamængde at forholde sig til. Det betyder, at der opstår behov for oprydning samtidig med, at der strømmer en stadig stigende mængde ny information ind. Hverken bemandingen eller økonomien til at håndtere det stiger i samme takt. Heldigvis er der en enorm udvikling i de mulige værktøjer til klassifikation.

Compliance

En anden hovedårsag til vores anbefaling er, at uklassificeret historisk data kan give complianceproblemer. De seneste et til to år har Persondataforordningen, GDPR, udløst et ønske om at få styr på historisk information mange steder. Netop den opgave forekommer uoverstigelig for mange, men der er ingen vej udenom. strator har gjort det til vores speciale at rydde op. Disse projekter har desuden et stort element af compliance udover den praktiske oprydning.

Automatisering

Strator anbefaler kraftigt virksomheder at forholde sig til klassifikation på systematisk vis. Det gør vi bl.a., fordi vi hører et stigende ønske om at kunne automatisere, og forudsætningen for at kunne automatisere er, at man ved, hvad man står med, altså at informationen er klassificeret. Når først informationen er klassificeret og inde i det relevante system, fx ERP-systemet, så er der ofte allerede glimrende automatiserede arbejdsgange, som kan igangsættes.

Kunstig intelligens (AI)

Fremkomsten af værktøjer til klassifikation, der baserer sig på kunstig intelligens (AI), er ved at revolutionere dette felt. Udviklingen går meget stærkt, og mulighederne vokser, samtidigt med at priserne daler. Blandt de meget nyttige funktioner, nogle af denne type værktøjer tilbyder, er fx, at værktøjet selv kan kategorisere dokumentet (filen) efter type fx “Kontrakt”, men også ekstrahere nøgleinformation som fx hvem kontrakten er mellem, og hvornår den udløber. Selvom AI løsninger er meget oppe i tiden, skal det pointeres, at automatiseret klassifikation også kan basere sig på andre teknologier fx på skanningsværktøjer. Strators anbefaling i det konkrete tilfælde vil afhænge af, hvad opgaven præcis indebærer, og hvad virksomheden allerede har i huset.

Compliance i Content Management

Compliance handler om at få styr på sine processer og at kunne dokumentere dette. 

Et projekt med compliance som tema kan foranlediges af, at organisationen skal overholde nye love, 

standarder eller interne retningslinjer. Men det kan også startes af et ønske i organisationen om at forbedre sig.

 

Når Strator deltager i sådanne projekter, hjælper vi typisk organisationen med:

  • at etablere de nødvendige kvalitetsprocesser for håndtering af information / arkivering
  • at specificere, vælge og implementere et it-system til at indeholde kvalitetssystemet

ISO standarder

Vi arbejder typisk med ISO 15489, som er standarden for records management, når vi hjælper med at få processerne for indsamling og arkivering af information på plads, mens ISO 9001 er meget nyttig til kvalitetsledelse helt generelt,.

Persondataforordningen, GDPR

De seneste et til to år har mange compliance-relaterede projekter haft Persondataforordningen, GDPR, som omdrejningspunkt. Disse projekter har ofte haft et stort element af oprydning i gammel information for at opnå compliance. Netop den opgave forekommer uoverstigelig for mange, men der er ingen vej udenom. Vi har gjort det til vores speciale at rydde op.

Audit

I mange brancher kommer eksterne auditører regelmæssigt forbi, og i andre vil man bare gerne måle sig selv eller samarbejdspartnere i forhold til standarder. Audit er desuden et fantastisk redskab til at få set på sig selv som organisation, og et godt grundlag at geneføre forandringer på, uanset om man vil forbedre noget eller foregribe en situation.

Nogle af Strators konsulenter er uddannede auditører, og den viden bruger vi til at støtte kunderne i at arbejde med audit som redskab og med forberedelser til audit. Vi tilbyder ikke at udføre audits, men henviser til samarbejdspartnere.