Dokumenthåndtering med alt hvad det indebærer

Hos Strator er vi dokumenthåndterings-nørder. Vi ved alt om migrering, clean-up og dokumentformater – og vores serviceydelser og rådgivning er skabt for de virksomheder, som har en opgave der skal udføres en enkelt gang eller hvor det muligvis ikke er rentabelt at investere tid i at opdyrke den nødvendige specialviden og penge i den nødvendige teknologi.  Vi har nemlig både teknologi og specialviden til rådighed og gennemfører opgaven som en serviceydelse.

 

Du er altid velkommen til at kontakte os. Vi er dokumenthåndteringsnørder. Vi elsker at høre om din virksomheds udfordringer – og giver gerne et bud på, om vi kan hjælpe din virksomhed med andre typer opgaver..

Oprydning

Store filmængder på fx fællesdrev gennemgås, redundant, triviel og uaktuel data kasseres mens resten klassificeres og gøres klar til arkivering. Det hele kan udføres i en kontrolleret proces.
Forretningsfordel: Ukontolleret data udgør en risiko og dokumenter og data man ikke kan finde er forretningsmæssigt værdiløse.

Capture

Indfangning af information fra mange kanaler, herunder typisk mail, skanning og udfyldte formularer fra kunder. Den indfange information genkendes, relevant data ekstraheres og automatisk sendes dokumentet/ informationen videre til den relevante medarbejder – ofte via et ESDH system. Forretningsfordel: Uanset om et dokument er født digitalt eller skannet, er det vigtigt, at dokumenterne indfanges i en strøm, der sikrer ensartet behandling uanset, hvor de kom fra, hvordan de kom her, og hvilket format de er. Vejen hen til den relevant medarbejder kan således automatiseres.

Skanning

Hvor capture ofte er forbundet med en proces, er scanning en teknisk disciplin. Papir fødes ind i en scanner, og den elektroniske version af dokumenterne sendes videre til behandling. Derefter er dokumentet klar til klassifikation, se klassifikation. Forretningsfordel: Alle dokumenter – også dem født på papir skal helst ind i samme arbejdsgange for at sikre ensartethed og effektiv udnyttelse af medarbejdernes tid. At få omsat papir til elektronisk dokumentation er centralt for dette.

Dokumentgenerering

Dokumentgenerering er disciplinen, hvor store mængder dokumenter, der ligner hinanden, produceres automatisk. En skabelon, data til personliggørelse og forretningsregler for hvordan dokumenterne skal sammensættes Forretningsfordel: Det sparer tid og sikrer ensartethed.

Legacy konvertering

Konvertering af dokumenter fra gamle versioner af fx Word til nye versioner af fx Word. Konvertering af ikke-søgbare dokumenter til søgbare dokumenter. Konvertering af dokumenter med ringe læsbarhed til frisk tekst med høj læsbarhed. Forretningsfordel: Højner anvendeligheden af informationen

Mailkonvertering

Konverter mails til arkiveringsvenligt format med mailens brødtekst og vedhæftede filer samlet til et langt dokument til arkivering Forretningsfordel: Mailformater en uegnet til arkivering og fremfinding.

FDA Compliant Rendering

Konvertering af dokumenter til PDF-dokumenter som efterlever FDAs krav. Vi kan konfigurere din Documentum ADTS, Adlib eller DocShifter løsning til at overholde FDAs krav. Vi kan sætte etablere en permanent løsning til gentagne eller løbende konverteringer eller vi kan gennemføre en batchkonvertering af en dokumentmængde. Forretningsfordel: Dokumenterne er klar til FDA

Discovery

Hvad: Fremfinding af alle relevante informationer om en given sag eller et givent emne. Store datamængder i systemer, på mailbokse og fællesdrev gennemgås, registreres og tekstindholdet ekstraheres. Tekstindholdet kan derefter analyseres systematisk. Forretningsfordel: Specielt ønskes ofte persondata fundet, så man kan få registreret, arkiveret og/eller slettet det for at sikres sig mod brud på persondatalovgivningen.

Kassation

Kassation er at slette eller smide væk. Når det drejer sig om forretningskritisk information, skal det gøre korrekt. Det er information der ikke må opbevares for bestandigt – herunder almindeligvis persondata – og det er derfor nødvendigt at have gode processer for kassation. Forretningsfordel: Det er nødvendigt at kassere information systematisk, som kun må opbevares så længe hjemmel haves. Kassation af redundant information er desuden besparende.

Publikation (PDF-merge)

Samling af flere filer til en samlet, ensartet publikation. Det kan fx være bilag til møder som i sidste øjeblik brandes og samles, manualer bestående af mange kapitler osv. Publikationen kan evt vandmærkes med løbenumre eller anden relevant information. Forretningsfordel: Ensartethed, ”look”, kontrol.

Konvertering til PDF

Massekonvertering til PDF, hvor alle filer konverteres til et pdf format og returneres. Evt. kan vandmærke med tekniske oplysninger om dokumentet påtrykkes. Forretningsfordel: Ensartet indtryk af dokumenter stammende fra virksomheden og man sikrer sig at modtager kan læse dokumentet og ser dokumentet præcis som det er afsendt Egnet til arkivering.