Hos Strator er vi dokumenthåndterings-nørder. Vores serviceydelser og rådgivning er skabt for de virksomheder, som har en opgave der skal udføres en enkelt gang, hvor det muligvis ikke er rentabelt at investere tid i at opdyrke den nødvendige specialviden og penge i den nødvendige teknologi.  Vi har nemlig både teknologi og specialviden til rådighed og gennemfører opgaven som en serviceydelse.

Vi har listet nogle af de serviceydelser, som vi leverer allerede i dag. 

 

Du er altid velkommen til at kontakte os. Vi er dokumenthåndteringsnørder. Vi elsker at høre om din virksomheds udfordringer – og giver gerne et bud på, om vi kan hjælpe din virksomhed med andre typer opgaver..

Vores specialer er især indenfor:

Produktspecialister

Dyb teknisk ekspertise bl.a. på OpenText Documentum platformen, Box, Microsoft SharePoint, Adlib Enterprise.

Oprydning

Teknisk oprydning, dokumentmasserne gennemgås og retur kommer søgbare, læsbare dokumenter uden dubletter eller defekte filer med registrering af tekniske oplysninger om hvert enkelt dokument.

Datamigrering

Datamigrering, hvor dokumenter med tilhørende metadata og historik migreres ind i et dokumenthåndteringssystem. På vejen kan for eksempel tilføres mere metadata eller dokumenterne kan konverteres til et aktuelt format.

Dokumentvedligehold

De gamle arkiver med udgåede formater gennemgås og returneres som friske læsbare, søgbare dokumenter i det ønskede format.

Aflevering til rigsarkivet

Generering af en aflevering til Rigsarkivet. Vi kan etablere hele afleveringen eller fx blot konvertere dokumenterne.

Konvertering til pdf

Massekonvertering til PDF, hvor alle filer konverteres til et pdf format og returneres. Evt. kan vandmærke med tekniske oplysninger om dokumentet påtrykkes.

Arkiver

Der er en lang og god tradition for at etablere fremragende fysiske arkiver, hvor papiret sikres mod forgængelighed, og hvor det arkiveres, så man kan finde det igen. Det er det samme, der er målet for digitale arkiver, men der er ofte barrierer, som forhindrer eller besværliggør det. Den ene barriere er, at hvor papirarkiverne bliver vedligeholdt af specialister i arkivering, bliver digitale arkiver ofte ikke omgærdet med samme faglighed. Den anden er, at bevidstheden om forgængelighed på digitale arkivalier er mindre, og så er det et reelt og praktisk problem, at der ganske ofte er enorme mængder data at få ryddet op i.

Digitale arkivalier kan også forgå

Det er ganske centralt, når digitale informationer opbevares for eftertiden, at der tages hånd om det problem, at software og formater udgår. Ellers kan det gemte ganske enkelt ikke læses, når det skal bruges. Det kræver aktive beslutninger, og de er ikke altid nemme. For dokumenter, som oftest er hovedparten af arkivalierne, kan man fx vælge at konvertere arkivalier til et pdf-format. Alternativt kan man arkivere i originalformat og løbende opgradere dokumenterne, helt konkret fx opgradere alle arkiverede worddokumenter hver gang wordsoftwaren opgraderes. Der findes teknologiske muligheder for at automatisere begge tilgange.

Etablér arkiver

Der findes mange platforme til at håndtere dokmenter, både store enterprise platforme og mindre cloudbaserede puntkløsninger. Læs mere om nogle af mulighederne her. Strator har siden grundlæggelsen været specialister i dokumenthåndteringssystemer og implementeringen af disse og har en bred indsigt i markedet og mulighederne. Den store forhindring ved etablering af et nyt arkiv plejer at være oprydning og migrering af historisk data ind i det ny arkiv, så det kan bringe værdi til virksomheden, og netop det er et af vores fokusområder.

Brug arkiverne – få kontrol over fællesdrev

Arkiverne er, som alle andre systemer, kun det værd, som lægges i dem. Da fællesdrev og mailbokse ofte udgør de største reelle ”arkiver”, er der et reelt praktisk problem med at få informationen derhen, hvor den enten skal bearbejdes eller arkiveres. Det er også på mange måder utroligt enkelt og hurtigt at arbejde på fx fællesdrev, og derfor forståeligt og effektivt at gøre det. Nye teknologier tilbyder muligheder for at holde mere uformelle arkiver som fx fællesdrev under kontrol, og derved vil man kunne tillade den udstrakte brug fremfor at bekæmpe den. De dokumenter, som retteligen burde være et andet sted, kan teknologien gøre opmærksom på og evt flytte i arkiv. Dette kan opnås med teknologi til at klassificere dokumenter.

Klassifikation

 

Mængden af information vokser og vokser, og den skal håndteres efter stadigt strammere reguleringer. Mange virksomheder har efterhånden en stor historisk datamængde at forholde sig til. Det betyder, at der opstår behov for oprydning samtidig med, at der strømmer en stadig stigende mængde ny information ind. Hverken bemandingen eller økonomien til at håndtere det stiger i samme takt. Heldigvis er der en enorm udvikling i de mulige værktøjer til klassifikation.

Kunstig intelligens (AI)

Fremkomsten af værktøjer til klassifikation, der baserer sig på kunstig intelligens (AI), er ved at revolutionere dette felt. Udviklingen går meget stærkt, og mulighederne vokser, samtidigt med at priserne daler. Blandt de meget nyttige funktioner, nogle af denne type værktøjer tilbyder, er fx, at værktøjet selv kan kategorisere dokumentet (filen) efter type fx “Kontrakt”, men også ekstrahere nøgleinformation som fx hvem kontrakten er mellem, og hvornår den udløber. Selvom AI løsninger er meget oppe i tiden, skal det pointeres, at automatiseret klassifikation også kan basere sig på andre teknologier fx på skanningsværktøjer. Strators anbefaling i det konkrete tilfælde vil afhænge af, hvad opgaven præcis indebærer, og hvad virksomheden allerede har i huset.

Compliance

En anden hovedårsag til vores anbefaling er, at uklassificeret historisk data kan give complianceproblemer. De seneste et til to år har Persondataforordningen, GDPR, udløst et ønske om at få styr på historisk information mange steder. Netop den opgave forekommer uoverstigelig for mange, men der er ingen vej udenom. strator har gjort det til vores speciale at rydde op. Disse projekter har desuden et stort element af compliance udover den praktiske oprydning.

Automatisering

Strator anbefaler kraftigt virksomheder at forholde sig til klassifikation på systematisk vis. Det gør vi bl.a., fordi vi hører et stigende ønske om at kunne automatisere, og forudsætningen for at kunne automatisere er, at man ved, hvad man står med, altså at informationen er klassificeret (skidt sætning). Når først informationen er klassificeret og inde i det relevante system, fx ERP-systemet, så er der ofte allerede glimrende automatiserede arbejdsgange, som kan igangsættes.

Compliance

Compliance handler om at få styr på sine processer og at kunne dokumentere dette. 

Et projekt med compliance som tema kan foranlediges af, at organisationen skal overholde nye love, 

standarder eller interne retningslinjer. Men det kan også startes af et ønske i organisationen om at forbedre sig.

 

Når Strator deltager i sådanne projekter, hjælper vi typisk organisationen med:

  • at etablere de nødvendige kvalitetsprocesser for håndtering af information / arkivering
  • at specificere, vælge og implementere et it-system til at indeholde kvalitetssystemet

ISO standarder

Vi arbejder typisk med ISO 15489, som er standarden for records management, når vi hjælper med at få processerne for indsamling og arkivering af information på plads, mens ISO 9001 er meget nyttig til kvalitetsledelse helt generelt,.

Persondataforordningen, GDPR

De seneste et til to år har mange compliance-relaterede projekter haft Persondataforordningen, GDPR, som omdrejningspunkt. Disse projekter har ofte haft et stort element af oprydning i gammel information for at opnå compliance. Netop den opgave forekommer uoverstigelig for mange, men der er ingen vej udenom. Vi har gjort det til vores speciale at rydde op.

Audit

I mange brancher kommer eksterne auditører regelmæssigt forbi, og i andre vil man bare gerne måle sig selv eller samarbejdspartnere i forhold til standarder. Audit er desuden et fantastisk redskab til at få set på sig selv som organisation, og et godt grundlag at geneføre forandringer på, uanset om man vil forbedre noget eller foregribe en situation.

Nogle af Strators konsulenter er uddannede auditører, og den viden bruger vi til at støtte kunderne i at arbejde med audit som redskab og med forberedelser til audit. Vi tilbyder ikke at udføre audits, men henviser til samarbejdspartnere.

Life Science

Hos Strator har vi særlig meget erfaring indenfor life sciences. Flere af de teknologier, vi arbejder med, har specialiserede tilbud til netop life sciences, ligesom vi har udviklet “GxP-varianter” af adskillige af vores ydelser.

 

Størstedelen af vores konsulenter har mange års erfaring i life sciences og er GxP-trænede.

  • OpenText Documentum har en suite med som er specielt til life sciences med moduler til Q&M, eTMF, R&S and Submission Store and View.
  • CARA er oprindeligt en brugergrænseflade til Documentum specielt til life sciences. Nu får funktionaliteten og brugergrænsefalden med andre arkiver under.
  • OpenText Blazon er en renderingsmotor som er ICH compliant.
  • DOLSR er en cloud-baseret Documentum for life sciences som har suppleret Documentums standardmoduler med et submission modul og et "QMS-light" modul.
  • Strator kan konfigurere FDA compliant rendering baseret på OpenText Documentum ADTS eller Adlib PDF.
  • Strators compliance-ydelser dækker også fx implementering af SOP-systemer.
  • Strator kan migrere data ud fra eller ind i systemer under fuld reguleret kontrol.