Oprydning i dokumenter: Fællesdrev

Et fællesdrev bliver nogle gange det største arkiv i en virksomhed, fordi det er praktisk. Så det er ofte på et fællesdrev at det store oprydnings-slag skal stå. Fællesdrev ligger typisk på en Windowsbaseret filserver, så derfor dykker vi ned i nogle tips og tricks i Windows i denne artikel.

Windows Search

Når man skal organisere dokumenter er det som udgangspunkt altid rart at kunne søge i dem. Har man dokumenterne liggende i Windows stisystemet, har man som det mindste Windows Search til sin rådighed. Windows Search kan først og fremmest søge på metadata som eksempelvis filnavn. Windows kan rent faktisk også søge i teksten i dokumenter, også kaldet en fuldtekstsøgning, og det er meget nyttigt. Her er illustreret hvordan Windows finder vores fil med filnavnet ‘Stuff’, men også en anden fil med ordet stuff i teksten.

Oprydning på fællesdrev

Fuldtekstsøgning

Fuldtekstsøgning på fællesdrev

Sædvanligvis vil Windows være sat op, så man kan fuldtekstsøge i Powerpoint,  Excel, Word, TXT filer og enkelte andre formater, men det er muligt at slå funktionen til på yderligere formater.

På ens egen lokale PC kan man slå det til via Indexing Options, som illustreret på billedet herunder. Vi har fulgt instrukserne fra Windows her fra Indexing Options og downloaded et filter til fuldtekstindeksering af PDF filer og fået det slået til.

Oprydning på fællesdrev

Windows indexing

Der påbegyndes en indeksering af filerne på vores harddisk og på et tidspunkt, når indekset er klart, kan vi søge i indholdet af PDF filer, ligesom ovenfor illustreret for en TXT fil. Det kræver dog, at der ER tekst i PDF filen. Læs derfor venligst om OCR-behandling i Del 2 af denne serie.

Det er selvfølgelig sjældent, at den dokumentbacklog man skal rydde op i ligger på ens egen PC – i mange tilfælde ligger bunkerne snarere på et fællesdrev. Så er det altså på fællesdrevet at ovenstående filtre skal slås til og indekseringen skal køre. Det kan godt lade sig gøre på filservere, men husk at det kræver lidt tålmodighed at vente på at indekset bliver bygget.

Windows Browse

Hvis man manuelt rydder op i sine dokumenter, er noget af det mest tidskrævende at skulle åbne dokumenterne for at se, hvad det egentlig er, når man ikke kan gennemskue det ud fra filnavnet – så det gælder om at undgå dette så vidt som muligt.

I nogle tilfælde er der metadataoplysninger, som kan hjælpe, men som standard vises kun Filname, Modified Data, Type og Size i overbliksbilledet. Højreklikker man øverst i browsevinduet dukker en menu op, som tillader at ændre på det; her ses menuen og vi har tilføjet Date Accessed og Owner – begge er ofte nyttige i en oprydning:

Oprydning på fællesdrev

Windows kolonner

Det er en lille ting, som hvis man kender til det, blot gør det alt nemmere. Tilsvarende er det følgende ret banalt, men nyttigt at kende; Preview.

Når man bladrer ned igennem sine filer kan Window vise et preview af dokumentet (for flere formater) uden at man skal åbne det. Det kræver blot at man ved det og slår det til – således:

Oprydning på fællesdrev

Windows preview

Det kan til tider gå utroligt langsomt for Windows at gøre dette, og nogle formater magter Windows simpelthen ikke. Derfor er det ofte umagen værd at konvertere sine dokumenter. Det aspekt dækkes i en anden artikel i temaet.