Dokumenthåndteringsspecialist samt direktør for Strator

Vibekes faglige domæne er dokumenthåndtering og dokumentcentrerede processer.
I mere end 15 år har Vibeke medvirket til implementeringer af standardsystemer til netop dokumenthåndtering og processer.

Vibeke opererer oftest midt mellem teknik og forretning og jura, hvor hun trækker på både sin faglighed og fantastiske evne til formidling, når hun sikrer sig at der altid er gensidig forståelse.

Der er mange års ledelseserfaring både som projektleder og linjeleder, og Vibeke kan – når krævet – træde ind i en styrende rolle. Hendes største styrke er formidling og kommunikation.

Vibekes speciale

Vibeke arbejder med at understøtte dokumentcentrerede processer med teknologi, og dermed også med at tilsikre at der bag de dokumentcentrrede processer er ”styr på det”.

Hun har opereret i alt fra GxP miljøer med meget stramme compliance krav og store pengeposer til automatisering, til den mere ad hoc drevne virksomhed uden budget af væsentlighed, hvor tingene bare skal virke og gerne halv-manuelt, og hun forstår at navigere på det relvante niveau..

Dokumentbegrebet er efterhånden bredt lidt ud, så i praksisk arbejder Vibeke med alle mulige former for information og data og med processer og teknologi omkring dem.

Vibekes speciale er at sammenbinde teknik med forretningsbehov under konstant afvejning mod compliancekrav ofte i kombination med projektledelse. Hun kan arbejde operationelt med det, fx ved at indsamle krav, udarbejde systembeskrivelser, kortlægge mangler ifht complaiancekrav eller designe proof of concepts. Hun kan også udføre taktiske opgaver, som at assistere ved systemvalg, udarbejde business case eller lede projekter. Endelig kan jeg tage mig af strategiske opgaver (som i min praktiske tilgang nok oftest har karakter af handleplaner), som fx at udarbejde strategier for dokumentations- og vidensprocesser eller for den tekniske platform i sammenhæng med forretningsstrategierne.

Fagområder

Enterprise content management, records management, dokumenthåndtering - herunder compliance med standarder og lovgivning.
Aflevering til Statens Arkiver
Medicinalbranchen: SOP-styring, registreringsansøgninger
Projekt- og programledelse, personaleledelse

Uddannelse

Cand. scient kemi og matematik v/ Københavns Universitet
Pædagogikum v/ Undervisningsministeriet

Derudover en række generelle kurser inden for projektledelse, ledelse og salg.
Desuden mere specifikke kurser i EMC2|documentum produktsuiten, IBMs FileNet suite, Microsoft SharePoint, Records management – herunder ISO 15489, Lean Administration, ITIL, CMMI og eCTD.
Desuden en AIIM Master i ECM.
Kursus i Persondataforordnignen og auditering mod Persondataforordningen.

Personen Vibeke

Vibeke er født i 1969, gift med Kim og mor til 2 børn på 16 og 19 år.
Fritiden bliver brugt på musik, primært i den klassiske genre.

Vibekes modersmål er dansk, men hun både taler og skriver flydende engelsk.

Eksempler på tidligere opgaver:

Analyse af gaps ifht Persondataforordningen (A-kasse, 2017-) 

Rolle og ansvar: Af nedenstående opgave udpsrang et behov for en datakortlægning af perondata i detaljer. Opgaven er i gang. 

Værktøjer og metoder: Persondataforordningen 

 

Analyse af eksisterende dataflow og teknologier – anbefaling til fremtidig retning (A-kasse, 2017) 

Rolle og ansvar: Et spindelsvæv af eksisterende knopskudte løsninger analyseredes ifht reelæe behov og kommende krav både fra forretningen og fra Persondataforordningen. Resultatet var dels et forslag til en hovedarkitertur, en liste af mulige valg af system til de forskellige ”kasser” i arkitekturen og en stribe konkrete anbefalinger om ændringer af teknologisk eller processuel art.  

Værktøjer og metoder: Digitaliseringsstyrelsens tværoffentlige referencearkitekturer for ESDH, Persondataforordningen 

 

Data Manager/ Processkonsulent på implementering af system til håndtering af SEND data. (Medicinal, 2016-2017) 

Rolle og ansvar: Teknisk rådgivning, udvikling, proceskortlægning, -optimering og -dokumentation 

Værktøjer og metoder: SAS, c#, Submit fra Instem, procesanalyse 

 

Alignment mellem lokal lovgivning og global dokumentplatform (Energi, 2015-16) 

Rolle og ansvar: Den globalt udrullede løsning opfyldte ikke lokale regulatoriske behov i Norge. Min rolle var at identificere ”hullerne”, lægge en plan for at løse problemet, implementere de manglende elementer og etablere en interne organisation til at drive det videre.  

Værktøjer og metoder: Documentum, SharePoint, NORSOK standard og ISO 15489 

 

Organisatorisk implementering af ny dokumentplatform (Energi, 2012-14) 

Rolle og ansvar: Lokalt arbejde udløst af en global system-ensartning, herunder udvikling af lokale processer, retention, migrering fra nuværende systemer, oprydning på fællesdrev og organisatorisk implementering. Desuden daglig brugersupport. 

Værktøjer og metoder: Documentum, SharePoint, ProArc 

 

Implementering af arkiv til intern håndtering af registreringsansøgninger (Medicinal, 2011) 

Rolle og ansvar: Analyse, kravspecificering og rådgivning, teknisk projektledelse. 

Værktøjer og metoder: Documentum 

 

Konstruktion og udrulning af ny intranetportal (Finans, 2009-2011) 

Rolle og ansvar: Projektledelse, fagligt ansvarlig (i samarbejde med en teknisk arkitekt) 

Værktøjer og metoder: Microsoft SharePoint, Autonomy Idol, Proprietær udviklingsmodel (RUP, CMMI) og SCRUM 

Kunden blev tildelt titlen som Danmarks bedste Intranet 2011 

 

Etablering af ny intranetportal (Finans, 2008-2009) 

Rolle og ansvar: Udvikling af videnstrategi samt koncepter for vidensdeling, Systembeskrivelse, Teknisk projektledelse (af bl.a. udviklere i Indien), Teknisk udvikling 

Værktøjer og metoder: Microsoft SharePoint, – Designer, Microsoft Visual Studio Team System, Rational Software Modeller, Proprietær udviklingsmodel (RUP, CMMI) 

 

Rådgivning af ledelse i forbindelse med farmaceutisk audit (IT / Medicinal 2006-2007) 

Rolle og ansvar: Assistance til ”lapning” af procesapparat ifht. farmaceutiske krav, Ledelse af pre-audit, Deltagelse i audit, Assistance og rådgivning i forbindelse med opfølgning og forankring af de korrektive handlinger 

Værktøjer og metoder: Leverandørens forretningssystem, GxP 

 

Portefølgeledelse af alle projekter / aktiviteter hos en stor kunde (IT, 2006-2008) 

Rolle og ansvar: Samlet overordnet ansvar for samtlige projekter og aktiviteter hos en kunde der havde en samlet omsætning hos leverandøren svarende til ca. 20 mand. Jeg havde det endelige leveranceansvar internt hos leverandøren og sad i styrekomitteen hos kunden. De ca. 20 mand og tilhørende opgaver var overgået til leverandøren ved outsourcing, og jeg havde ansvar for overgangen rent praktisk og for etableringen af nye ”eksterne” arbejdsgagne for det, der før var internt samt kommercialiseringen aktiviteterne.  

Værktøjer og metoder: ITIL, virksomhedens projektmodel 

 

Analyse af content management, collaboration og dokumenthåndtering (Medicinal, 2006) 

Rolle og ansvar: Bidragsyder til analysen, der indeholdt: Overblik over kundens eksisterende portefølje systemer og deres brug, Teknisk gennemgang af muligheder baseret på udvalgte systemer  

Værktøjer og metoder: Microsoft SharePoint, Documentum, Interwoven 

 

Konfiguration og tilpasning af content management løsning (Service, 2002-2003) 

Rolle og ansvar: Replanlægning, Re-scoping – forretningsmæssig forventning og kravspecifikation, Projektledelse for projektets anden fase  

Værktøjer og metoder: Documentum, Proprietær projektstyringsmodel, Use Cases 

 

Implementering af farmaceutisk dokumenthåndteringsløsning (Medicinal, 2000-2002) 

Rolle og ansvar: Analyse, kravspecificering og rådgivning, Projektledelse af teknisk projekt med implementering af bl.a. udvidelser til løsningen, Udvikling, Implementering hos kunden, Undervisning af brugerne, Testplanlægning og –gennemførsel, Design og igangsættelse af driftsstøttekoncept, Sikring af overholdelse af farmaceutisk kvalitetssikring 

Værktøjer og metoder: Documentum, VB, Proprietær kvalitetsmetode