Migrering

Et centralt skridt mod kontrol, compliance og muligheden for at aktivere værdien i dokumenter er at samle, importere eller migrere dokumenter ind i et dokumentsystem. Det er vores speciale at gøre dette på en omkostningseffektiv, compliant og værdiskabende måde.

Den gode migrering

Dokumentmigreringer er komplekse derved, at både skal migrere dokumentets indhold, data om dokumentet (metadata) og relationer mellem dokumenter, som fx versionstræer skal medtænkes. Samtidigt er det en tidskrævende øvelse både at forberede og gennemføre, og imens arbejder virksomhedens medarbejdere videre i dokumenterne.

 

Hvis kilden, hvorfra dokumenterne skal importeres, ikke er ryddelig og struktureret , men fx en masse filer på et fildrev, så ligger desuden en oprydnings- og klassifikationsopgave i migreringen.

 

Den gode migrering eller import tager derfor højde for:

Fuld kontrol - undgå datatab

En migrering, som går galt kan i værste fald føre til uopretteligt datatab. En migrering skal derfor være en stramt kontrolleret proces, og migreringen skal testes og kvalitetssikres. Både forretning og IT skal involveres for at sikre både sikkerhed, integritet og anvendelighed.

Berigelse og transformation

Der skal altid som minimum en mapning af metadata fra gammelt til nyt system til i en migrering. Men benyttes migreringen som anledning til at berige dokumenterne fx med metadata eller en formatmæssig konvertering, så øges forretningsværdien af dokumenterne.

Oprydning og klassifikation

Det er ikke best practice at dekoble dette fra migreringsopgaven og sige at det "må forretningen ordne". Tvært imod kan det bidrage til at give migreringen en logisk struktur, som kan udnyttes til at underinddele migreringen i håndterbare dele. Og ikke mindst øges tilgængeligheden af dokumenterne.

Teknologi til migrering

Fuld kontrol

Dokumenterbart styr på alle dokumenter, før under og efter migreringen og mulighed for etapevis migrering

Transformation og validering

Regelbaseret automatisk metadatatransformation og berigelse og validering mod modtagesystemets krav

Simulering og test

Migreringen simuleres og resultatet kan kvalitetssikres inden produktionsmigreringe

Fra alt til alt

Out of the box er det muligt at forbinde til gængse systemer - inklusive fildrev - og dertil kan specifikke forbindelser sættes op

Import af dokumentleverancer som fx eTMFer

Vi har gentagent mødt hos kunder, at de modtager leverancer af dokumenter fra underleverandører, som skal ind i eget system og under kontrol. Nogle har fået stillet krav til underleverandøren om et helt særligt format, som gør denne process nem, andre har ikke fået gjort det, eller er ikke i en position hvor det er muligt. 

 

Med vores migreringstilgang og teknologi kan opgaven reduceres ganske markant og i visse tilfælde automatiseres stort set helt. Vi kan sætte det op, så I selv står for driften af imports, eller vi kan stå for det, så det kun er den forretningmæssige side, der hviler hos jer, hver gang i modtager ny data.

Nyeste artikel om migrering

Få råd, vejledning og hjælp

Strators mange års erfaring med implementering af dokumenthåndteringssystemer har give os stor erfaring med både det processuelle, det forretningsmæssige og det tekniske i at arbejde med store og kristiske dokumentmængder - også i life science. Vi deler gerne ud af vores viden. Kontakt os uforpligtende for at høre mere.