Migrering – den altid undervurderede disciplin

Når et nyt IT-system skal tages i brug, er fokus naturligvis rettet mod behovsafklaring, systemvalg, tilpasning og opsætning, for det er det, der giver den oplevede forretningsværdi. Når det er ved at nå til ende, skal dokumenter/data fra gamle systemer så migreres ind. Det viser sig at være tidskrævende, data har ikke den kvalitet man lige drømte om og alle mulige trælse problemer opstår netop, som man står for at skulle lukke brugerne ind. Man skrider til en Plan B, hvor man hurtigt hegner det gamle data ind, gemmer det i et hjørne og håber, at ingen savner det.

Hvorfor er migrering svært?

Det er muligvis karikeret, men der er noget om det. Migrering er simpelthen en svær størrelse at få greb om, og der er mange grunde til det. 

Helt praktisk kræver migrering, at det nye system er klar til at modtage data. Derfor ligger det tidsmæssigt sent i projektet, og det er bare ikke der, man har brug for overraskelser og udfordringer. 

Processeringen af en migrering tager tid – måske længere end man har mulighed for at stå uden system, og så må man ud i en mere kompliceret inkrementel migrering. 

Datastruktur fra det gamle system og det nye system passer ofte ikke sammen. Data skal derfor  mappes så de migreres meningsfuldt ind i det nye system. Hvor de fleste andre udfordringer i migreringer er meget IT tunge, er netop dette noget, der kræver en dyb forretningsmæssig indsigt og et kæmpe overblik. Historik kan måske ligge i en samlet log i det ene system, mens det andet system forudsætter at historikken indlejres per objekt. Når man som vi arbejder med dokumenttunge systemer, er der også fx relationer mellem dokumenter og mellem data om dokumentet, som skal bevares ved en migrering. Det gør ikke sagen nemmere. 

For ikke at tale om datakvalitet. Hvis man eks. arbejder i en meget reguleret industri som fx i life sciences skal hele migreringen også være sporbar og kunne valideres. Det kan være meget svært at overkomme eller finde berettigelsen for den store omkostning en migrering er, hvis den foregår lidt for tilfældigt.

Tilgangen til migrering

En god migrering starter meget tidligt i et projekt om at implementere et nyt system. Måske før. En god migrering involverer i høj grad forretningsviden. Selvom der er rigtigt meget og tung IT i en migrering, er det ikke tilrådeligt, at betragte en migrering som en IT øvelse. Det er mest af alt en forretningsøvelse, hvor værdien skabes, ved at der på helt systematisk vis bliver taget stilling til data, renset og beriget dokumenter og data i forløbet. Det lyder voldsomt, og migreringer er typisk større opgaver end mange projekter forestiller sig, men det er overskueligt og til at gå til. Vi har herunder samlet vores erfaringer og bedste råd ind i et antal skridt som skal overvejes i en migreringsproces.

(Vores råd passer også på situationen, hvor der migreres fra ”ikke-noget-system” (fx fællesdrev eller mailbokse), selvom vi bruger formuleringen migrering fra system til nyt system.)

Migreringsprocessen

I Strator har vi samlet en række opgaver, som vi generelt finder det hensigtsmæssigt at inddrage i migreringsprocessen. Det fremgår, at der er rigtigt meget forarbejde og udenomsarbejde udover den tekniske migrering. Det er i høj grad der, værdien skabes, så inden de streges af listen og erklæres irrelevante så overvej det lige en gang til…..det kunne være mere end relevant.

 

Dataaudit

  • Hvad har vi? Hvor meget? Hvilken kvalitet? Hvornår er det skabt? Sidst brugt?
  • Evaluering af mulig mapning af metadata mod modtagersystem

Clean-up

  • Identificere redundant, ugyldig og triviel data
  • Deduplikering
  • Kontrolleret sletning (eller eksklusion fra migrering)

Metadata-berigelse

  • Detaljeret mapning af metadata mellem kilde- og modtagersystem
  • Datatyper
  • Forretningskontekst, nøgleinformationer

Datasikkerhed

  • Adgangskontrol
  • Klassifikation evt persondata
  • Retentiondata

Governance

  • Politikker
  • Ejerskab
  • Processer

Teknisk migrering

  • Teknisk flytning af data
  • Nedlukning af gammelt system

Kvalitetssikring

  • Risikoanalyse
  • QA Program
  • Testplan
  • Logning

Migreringsværktøj

Når alle analyser og forberedelser er klaret, skal den egentlige tekniske overførsel etableres.

Her må vi af erfaring sige “ja, IT kan ”kode noget”, men det er typisk både billigere og bedre at få fingre i et stærkt værktøj til migrering”.

Med gode værktøjer vil man fx kunne faseopdele sin migrering og bevare fuld kontrol og overblik. Man vil fx kunne tyvstarte og migrere alting før lukkevinduet, og derfor kun have de få nye / opdaterede dokumenter at forholde sig til ved den hektiske idriftsættelse. Man vil evt kunne holde gammelt og nyt system synkrone i en periode mens brugere/dokumenter gradvist flyttes.

Man vil kunne monitorere, hvordan migreringen går løbende – husk, det kan tage dage/uger at migrere – og man vil kunne finde sporbar dokumentation for forløbet. Man vil kunne sætte mapningen mellem gammelt og nyt system op og simulere en migrering, for at se hvad der går galt – mens der i en anden del af projektet arbejdes på at færdiggøre det nye system … ikke bagefter.

Men dertil kommer, at der er muligheder for at putte berigelse ind i processen i henhold til analyserne og under fuld kontrol.

Man vil i det hele taget komme i kontrol af processen på et helt andet niveau end hvis ”IT lige koder noget” og komme i gang meget, meget tidligere – og det er det, der skal til, hvis man vil have kvalitet ind i sin migrering.