Import og migrering af dokumenter

Et centralt skridt mod kontrol, compliance og muligheden for at aktivere værdien i dokumenter er at samle, importere eller migrere dokumenter ind i et dokumentsystem. Det er vores speciale at gøre dette på en omkostningseffektiv, compliant og værdiskabende måde.

Den gode migrering

Dokumentmigreringer er komplekse derved, at både skal migrere dokumentets indhold, data om dokumentet (metadata) og relationer mellem dokumenter, som fx versionstræer skal medtænkes. Samtidigt er det en tidskrævende øvelse både at forberede og gennemføre, og imens arbejder virksomhedens medarbejdere videre i dokumenterne.

 

Hvis kilden, hvorfra dokumenterne skal importeres, ikke er ryddelig og struktureret , men fx en masse filer på et fildrev, så ligger desuden en oprydnings- og klassifikationsopgave i migreringen.

 

Den gode migrering eller import tager derfor højde for:

Fuld kontrol - undgå datatab

En migrering, som går galt kan i værste fald føre til uopretteligt datatab. En migrering skal derfor være en stramt kontrolleret proces, og migreringen skal testes og kvalitetssikres. Både forretning og IT skal involveres for at sikre både sikkerhed, integritet og anvendelighed.

Berigelse og transformation

Der skal altid som minimum en mapning af metadata fra gammelt til nyt system til i en migrering. Men benyttes migreringen som anledning til at berige dokumenterne fx med metadata eller en formatmæssig konvertering, så øges forretningsværdien af dokumenterne.

Oprydning og klassifikation

Det er ikke best practice at dekoble dette fra migreringsopgaven og sige at det "må forretningen ordne". Tvært imod kan det bidrage til at give migreringen en logisk struktur, som kan udnyttes til at underinddele migreringen i håndterbare dele. Og ikke mindst øges tilgængeligheden af dokumenterne.

Import af dokumentleverancer som fx eTMFer

Vi har gentagent mødt hos kunder, at de modtager leverancer af dokumenter fra underleverandører, som skal ind i eget system og under kontrol. Nogle har fået stillet krav til underleverandøren om et helt særligt format, som gør denne process nem, andre har ikke fået gjort det, eller er ikke i en position hvor det er muligt. 

 

Med vores migreringstilgang og teknologi kan opgaven reduceres ganske markant og i visse tilfælde automatiseres stort set helt. Vi kan sætte det op, så I selv står for driften af imports, eller vi kan stå for det, så det kun er den forretningmæssige side, der hviler hos jer, hver gang i modtager ny data.

Nyeste artikel om migrering

Få råd, vejledning og hjælp

Strators mange års erfaring med implementering af dokumenthåndteringssystemer har give os stor erfaring med både det processuelle, det forretningsmæssige og det tekniske i at arbejde med store og kristiske dokumentmængder - også i life science. Vi deler gerne ud af vores viden. Kontakt os uforpligtende for at høre mere.

Teknologiunderstøttelse

 

Hos Strator foretrækker vi at benytte migration-center som rygraden i en migrering eller import. Med den kan vi analysere vores kilde, underinddele migreringen, lave transformationer samt teste og afvikle migreringen. 

 

Hvis der er behov for formatkonvertering eller klassifikation og oprydning, så kan det komme på tale at benytte supplerende værktøjer. De herunder nævnte teknologier forberedt til life science krav, og derfor fremhævet her, men der er andre glimrende muligheder. 

migration-center

migration-center er et veletableret specialistværktøj til dokumentmigrering. migration-center gør det muligt at holde styr på hvert enkelt dokument, teste og kvalitetssikre migreringen og gennemføre en migrering fuldstændigt kontrolleret.

DocShifter

Docshifter er en meget intuitiv, lynhurtig konverteringsmotor, der konverterer fra mange formater til mange formater. Med drag-drop kombineres hvorfra dokumenter kommer, hvad der skal ske med dem og hvor de skal afleveres igen. Der er mange små moduler, som giver en stor fleksibilitet i produktet.

Docxonomy

Docxonomy er "google til intern brug". Det er en søgemaskine som har klassifikation og similaritet og metadataekstraktion i motoren og derfor kan give en helt fantastisk moderne søge-oplevelse. Teknologien kan også bruges til fx klassifkationsopgaver, fx i sammenhæng med migrering.