5 måder dokumentstyring bliver nemmere med kunstig intelligens

Kunstig intelligens (AI) har ændret dokumentstyring fundamentalt og vi kan begynde at stille større krav. Kunstig Intelligens gør dokumentstyring betydeligt hurtigere, mere pålidelige og billigere, når det ikke kræver menneskehænder til at røre ved alle dokumenter. Men måske aller vigtigst – ensartetheden bliver væsentlig højere. Det er derfor, mange virksomheder nu benytter teknologi for at erstatte trivielle manuelle opgaver og forbedre compliance.

  1. Auto-klassificering baseret på kunstig intelligens
    Traditionelt bruger teams af vidensarbejdere hundredvis af timer til at klassificere og berige data på tværs af organisationen. Dette kræver betydelig tid og ressourcer, mens de er mindre konsekvente end maskiner. Maskiner kan erstatte manuel tilskrivning af metadata med præcis og hurtig autoklassificering på tværs af arkiver, mailservere og fællesdrev. Kunstig intelligens kan klassificere data, hvor de er og flytte dem til relevant arkiv, så din virksomhed behøver ikke at flytte dokumenter manuelt for at klassificere dem.
  2.  Lad kunstig intelligens gennemsøge dine dokumenter
    Kunstig intelligens kan hjælpe med at automatisere processen med at søge efter dokumenter på tværs af din virksomheds arkiver, mailservere og fællesdrev. Kunstig intelligens søger med en maskines hastighed og kan derfor betjene dokumenter i mængder, der aldrig er set før. Ikke alene gør kunstig intelligens søgning hurtigere, det giver dig også mulighed for at søge på nye måder. Kunstig intelligens kan gennemgå specifikke enheder og oprette et søgbart indeks, hvorefter brugere kan søge gennem tekstenheder samt klassifikationer og metadata.
  3. Automatiser din retentionsplan
    Du kan meget enkelt opsætte hvilke dokumenter du ønsker inkluderet i en disposition, uanset om det er ved at oprette datoer, ændrede datoer eller klassifikationer. AI-motoren crawler gennem hvert arkiv, mailserver og fællesdrev for at finde dokumenter, der opfylder dispositionskravene. Når de først er identificeret, kan maskiner automatisk generere en dispositionsrapport, som du kan viderebearbejde. Disposition er vigtig og nødvendig af compliancehensyn og reducerer dit data footprint.
  4. Rens dine data
    Maskiner er virkelig gode til at identificere overflødige, forældede og trivielle data (på engelsk ROT: redundant, obsolete, trivial). Kunstig intelligens kan endda genkende dubletter på indholdsniveau. Brug kunstig intelligens til at reducere dine udgifter til storage og fjerne unødvendige data.  Erfaringsmæssigt drejer det sig of om at op til 30-40 % af al data er ROT.
  5. Dokument migrering med kunstig intelligens
    AI-drevet migrering vil imponere de fleste. For kunstig intelligens kan migrere dokumenter til et nyt arkiv on premise eller cloud med maskinhastigheder, uden det forstyrrer andre i din virksomhed. Det gør det i kraft af sin evne til at identificere, oprense og klassificere dokumenter. Traditionelt har virksomheder været begrænset i, hvad de kunne migrere. Det har ført til data-øer på fællesdrev eller gemt i en enkelt read-only instans af et gammelt system. Det giver dårlig struktur og genfinding af data, svært vedligehold, risiko for nedbrud, der ikke kan løses – og så er det dyrt. Men med kunstig intelligens vælger virksomheder nu at overføre enorme mængder af data til deres arkiver og nedlukke uddaterede systemer helt for at sikre, at de opnår korrekt compliance og lavere omkostning.