Mængden af information vokser og vokser, og den skal håndteres efter stadigt strammere reguleringer. Mange virksomheder har efterhånden en stor historisk datamængde at forholde sig til. Det betyder, at der opstår behov for oprydning samtidig med, at der strømmer en stadig stigende mængde ny information ind. Hverken bemandingen eller økonomien til at håndtere det stiger i samme takt. Heldigvis er der en enorm udvikling i de mulige værktøjer til klassifikation.

 

Kunstig intelligens (AI)

Fremkomsten af værktøjer til klassifikation, der baserer sig på kunstig intelligens (AI), er ved at revolutionere dette felt. Udviklingen går meget stærkt, og mulighederne vokser, samtidigt med at priserne daler. Blandt de meget nyttige funktioner, nogle af denne type værktøjer tilbyder, er fx, at værktøjet selv kan kategorisere dokumentet (filen) efter type fx “Kontrakt”, men også ekstrahere nøgleinformation som fx hvem kontrakten er mellem, og hvornår den udløber.
Selvom AI løsninger er meget oppe i tiden, skal det pointeres, at automatiseret klassifikation også kan basere sig på andre teknologier fx på skanningsværktøjer.  Strators anbefaling i det konkrete tilfælde vil afhænge af, hvad opgaven præcis indebærer, og hvad virksomheden allerede har i huset.

Automatisering

Strator anbefaler kraftigt virksomheder at forholde sig til klassifikation på systematisk vis. Det gør vi bl.a., fordi vi hører et stigende ønske om at kunne automatisere, og forudsætningen for at kunne automatisere er, at man ved, hvad man står med, altså at informationen er klassificeret (skidt sætning). Når først informationen er klassificeret og inde i det relevante system, fx ERP-systemet, så er der ofte allerede glimrende automatiserede arbejdsgange, som kan igangsættes.

Compliance

En anden hovedårsag til vores anbefaling er, at uklassificeret historisk data kan give complianceproblemer. De seneste et til to år har Persondataforordningen, GDPR, udløst et ønske om at få styr på historisk information mange steder. Netop den opgave forekommer uoverstigelig for mange, men der er ingen vej udenom. strator har gjort det til vores speciale at rydde op. Disse projekter har desuden et stort element af compliance udover den praktiske oprydning. Læs mere om hvad vi specielt kan tilbyde vedrørende compliance her.

Strator tilbyder

Strators rådgivning baserer sig både på vores kendskab til teknologier og på vores viden fra document og records mangement. Vi tilbyder både at hjælpe med langsigtede løsninger hos virksomheden og at udføre forskellige typer teknisk oprydning af historisk data på vegne af virksomheden.