Klassifikation – overvej at gå upstream

Klassifikation er en tung arbejdsopgave. Men ved at søge upstream i dokumentets livscyklus til dets dannelse, finder vi alle de oplysninger, vi har brug for til at kunne klassificere dokumentet korrekt.

Udfordringen med klassifikation

Mange af vores kunder har en daglig udfordring med klassifikation. Det kan være dokumenter (filer) på fællesdrev eller indleveret data til et centralt arkiv, overflytning / migrering af dokumenter og data til nye systemer eller mange andre scenarier.  At rydde op i den slags er den stor opgave, og vi har tidligere skrevet en del om det. Dette indlæg skal handle om en case hvor en tilgang virker mere attraktiv.

Case

En af vores kunder har et ønske om at nedbringe deres omkostning ved arkivering markant. Behovet er, at dokumentet ved upload til arkivdatabasen påtrykkes en klassifikation. Klassifikationen skal repræsentere dokumentets oprindelse (hoved- og delproces) samt en retentionstid. Det er relativt få informationer, der skal til for at dokumentet gemmes korrekt og kan genfindes (med lidt besvær). Men det er i dette tilfælde mere korrekt opbevaring end nem og hurtig genfinding, der er målet.

Klassifikation ved automatisk ekstraktion?

Diskussionen handlede om, hvordan vi kan afløfte information af de indleverede dokumenter med en form for automatiseret løsning. Som det ses i de artikler, der ovenfor er refereret til, er der righoldige muligheder for det. Mange af disse løsninger er dybt imponerende, men vi kommer ikke udenom, at der introduceres en mulighed for at fejl.

Dokumentets / datas dannelse

Under diskussionen fandt vi ud af, at typisk, er alle de oplysninger, vi har brug for til at bestemme den endelige klassifikation til rådighed i det øjeblik, dokumentet dannes. Hvis nu vi formår at komme hen ved dokumentets fødsel og opsamle informationen, er risikoen for fejl betragteligt mindre, end hvis vi senere i dokumentets livscyklus modtager dokumentet til klassifikation ude af kontekst. Nu handler det så om, at komme ud i forretningen og identificere de steder, hvor vi skal opsamle informationen og finde en form at opsamle det på. Noget vil helt sikkert være automatiseret opsamling, men noget må blive ved ganske basalt at få udfyldt en arkiveringsform. Men det bliver bedre og billigere – det er der ingen tvivl om.

Hvad siger ISO?

ISO standarden for Records Management (ISO 15489) overbeviser om, at det i enhver henseende er bedre practice. Vi bør altså ofte overveje at søge upstream i dokumentprocessen for derved at få tingene foræret, fremfor senere at forsøge at genskabe oplysningerne pba dokumenterne ude af kontekst.


LÆS MERE

Stators introduktion til klassifikation – her