Dokumentplatforme

Dokumenthåndtering, enterprise content management, document control, records management og arkivering handler om dokumenter – i vores perspektiv digitale dokumenter – og hvordan de skal og bør behandles i hele deres livscyklus. 

Dokumenters ægthed og bevisligheden af denne er alt-afgørende for at dokumenter kan dokumentere det, de er til for. Det drejer sig derfor om at sikre dokumenters:

  • Integritet
  • Pålidelig
  • Brugbarhed

 

Der er ISO standarder og best practices at kende og følge for at sikre dette. MEN det må ikke gå op i firkantethed og restriktioner, så dygtige mennesker ikke kan udføre deres arbejde effektivt, så det skal sikres “behind the scene” uden at genere mere end aller højest nødvendigt. Afhængig af konteksten er den rigtig mange forskellige god bud på platforme til at understøtte arbejdet med. Her præsenteres tre meget forskellige. På disse tilbyder vi særligt teknisk ekspertise, men vi arbejder bredt med og rundt om de dokumentplatforme, vores kunder benytter.

Produktegenskaber

Documentum

OpenText Documentum er en stor platform af sammenhængende teknologier til alt indenfor håndtering af ustruktureret information. OpenTexts ganske portefølje er forskellige specialprodukter indenfor feltet og det er bare at vælge det, der er relevant for virksomheden. Det er den stærkeste og største af de her præsenterede teknologier, og den passer til store virksomheder eller stærkt regulerede industrier. Som noget nyt tilbydes Docmentum også i forskellige Cloud offerings.

Box

Box er en meget stærk content-anywhere platform. Box er et cloud-baseret alternativ til et traditionelt dokumentstyrings- eller arkivsystem. Box har stærke dokumenthåndteringsfunktioner “out of the Box” og en meget intuitiv brugergrænseflade. Box kan også udvides på grund af et meget avanceret API, og Box er derfor et utroligt stærkt valg til at opbygge løsninger på, der ikke kun er dokumenthåndteringsløsninger, men hvor dokumentstyring er en del af en anden forretningsproces.

SharePoint

Microsoft SharePoint er en platform til samarbejde og intranet, hvori der er mulighed for dokumentstyring. Det er en fremragende platform til at få indsamlet dokumenter i hverdagen, fordi de fleste finder den nem at bruge, blandt andet fordi der er en god integration til officepakken. Det er derimod ikke en optimal platform til langsigtet opbevaring. Flere steder har vi set løsninger hvor SharePoint er det, brugeren ser, men nede under er et stærkere arkiv.

Stærke strukturer, gode vaner og teknologi

Nogle grundlæggende overvejelser kan få sat skub i den ellers uoverskuelige arbejdsopgave, det er, at passe på en virksomheds dokumenter på en forsvarlig og brugbar måde: 

 

  • Prioritering: Ikke alle dokumenter (billeder, tweets, videoer etc) er lige vigtige
  • Ensartning: Konverter til et par udvalgte formater som så håndteres
  • Søgbarhed: Man skal kunne søge ellers “findes det ikke” fra brugersynspunkt
  • Arkiver ensartet: Saml informationen hvor den er til nytte, men under kontrol på en ensartet måde
  • Ryd op: Klassificer og smid ud
  • Hjælp brugerne: Lad teknologien klare de trælse ting og giv brugerne noget, som gør deres hverdag nemmere

Man dokumenterer sædvanligvis sine valg vedrørende ovenstående (og flere andre ting) i en politik for dokument, records og informationshåndteringen i virksomheden. En sådan politik kan ofte være en god enabler for at få sat system i arbejdet.

Det er ikke blevet nemmere

Den digitale udvikling har virkelig sat strøm til hvordan vi nemmere og smartere kan arbejde med dokumenthåndtering. Men det er ikke mere kun dokumenter, som vi kendte dem. Nu er dokumenterne i mange forskellige formater og medier, som eks Twitter, blogs, linkedin, heraf  fx videoer, lyd, infographics. 

For mængden af information stiger i hast – og diversiteten i indholdets format bliver ligeledes større og større. Ambitionen om at håndtere dokumenter korrekt og få mest muligt ud af den viden dokumenterne indeholder er ikke blevet mindre svær at leve op til.

Mere information

Artikler
Rådgivning og assistance

Læs om Strators rådgivnings- og assistanceydelser vedrørende og omkring dokumentplatforme.

Hør mere

Vil du høre mere om dokumentplatforme, så er du velkommen til at kontakte os. Udfyld formen herunder, ring til os eller book et indledende online-møde med Vibeke.