Dokumentplatforme

Dokumenthåndtering, enterprise content management, records management og arkivering handler om dokumenter – i vores perspektiv digitale dokumenter – og hvordan de skal og bør behandles i hele deres livscyklus. Der er ISO standarder for og teknologier til at at understøtte arbejdet.

Det er jo ikke blevet nemmere

Den digitale udvikling har virkelig sat strøm til hvordan vi nemmere og smartere kan arbejde med dokumenthåndtering. Men det er ikke mere kun dokumenter, som vi kendte dem. Nu er dokumenterne i mange forskellige formater og medier, som eks Twitter, blogs, linkedin, heraf  fx videoer, lyd, infographics. 

Dokumenter er efterhånden spredt i mange forskellige digitale system siloer og cloud-baserede løsninger. Mange virksomheder har mistet overblikket over, hvor hvad er – på tværs af processer og afdelinger, på tværs af formater.

 

For mængden af information stiger i hast – og diversiteten i indholdets format bliver ligeledes større og større. Ambitionen om at håndtere dokumenter korrekt og få mest muligt ud af den viden dokumenterne indeholder er ikke blevet mindre svær at leve op til.

 

Stærke strukturer, gode vaner og teknologi

Nogle grundlæggende overvejelser kan få sat skub i den ellers uoverskuelige arbejdsopgave, det er, at passe på en virksomheds dokumenter på en forsvarlig og brugbar måde: 

 

  • Prioritering: Ikke alle dokumenter (billeder, tweets, videoer etc) er lige vigtige
  • Ensartning: Konverter til et par udvalgte formater som så håndteres
  • Søgbarhed: Man skal kunne søge ellers “findes det ikke” fra brugersynspunkt
  • Arkiver ensartet: Saml informationen hvor den er til nytte, men under kontrol på en ensartet måde
  • Ryd op: Klassificer og smid ud
  • Hjælp brugerne: Lad teknologien klare de trælse ting og giv brugerne noget, som gør deres hverdag nemmere

Man dokumenterer sædvanligvis sine valg vedrørende ovenstående (og flere andre ting) i en politik for dokument, records og informationshåndteringen i virksomheden. En sådan politik kan ofte være en god enabler for at få sat system i arbejdet.

Få råd, vejledning og hjælp

Strators mange års erfaring med implementering af dokumenthåndteringssystemer har give os stor erfaring med både det processuelle, det forretningsmæssige og det tekniske i at arbejde med store og kristiske dokumentmængder - også i life science. Vi deler gerne ud af vores viden. Kontakt os uforpligtende for at høre mere.

Dokumentplatforme

Der findes – og vi arbejder med – et utal af dokumentstyringsplatforme, dokumentarkiver, enterprise content management systemer, ESDH systemer og lignende. Her præsenteres tre meget forskellige. På disse tilbyder vi teknisk ekspertise

Documentum

OpenText Documentum er en stor platform af sammenhængende teknologier til alt indenfor håndtering af ustruktureret information. OpenTexts ganske portefølje er forskellige specialprodukter indenfor feltet og det er bare at vælge det, der er relevant for virksomheden. Det er den stærkeste og største af de her præsenterede teknologier, og den passer til store virksomheder eller stærkt regulerede industrier. Som noget nyt tilbydes Docmentum også i forskellige Cloud offerings.

Box

Box er en meget stærk content-anywhere platform. Box er et cloud-baseret alternativ til et traditionelt dokumentstyrings- eller arkivsystem. Box har stærke dokumenthåndteringsfunktioner “out of the Box” og en meget intuitiv brugergrænseflade. Box kan også udvides på grund af et meget avanceret API, og Box er derfor et utroligt stærkt valg til at opbygge løsninger på, der ikke kun er dokumenthåndteringsløsninger, men hvor dokumentstyring er en del af en anden forretningsproces.

SharePoint

Microsoft SharePoint er en platform til samarbejde og intranet, hvori der er mulighed for dokumentstyring. Det er en fremragende platform til at få indsamlet dokumenter i hverdagen, fordi de fleste finder den nem at bruge, blandt andet fordi der er en god integration til officepakken. Det er derimod ikke en optimal platform til langsigtet opbevaring. Flere steder har vi set løsninger hvor SharePoint er det, brugeren ser, men nede under er et stærkere arkiv.