Dokumentmigrering og -import

De færreste ved det, men der findes en ISO standard for migrering og konvertering af dokumenter.

Den findes, fordi det er et reelt problem at flytte dokumenter, så de bevarer deres integritet, autenticitet, pålidelighed og brugbarhed. For dokumenter, som er records, dvs et bevis for en forretningsmæssig transaktion, er det kritisk vigtigt, for at de efter migreringen fortsat har samme validitet. For andre typer af dokumenter kan der fx være sammenhænge til andre dokumenter eller til en kontekst, som skal bevares. 

Migrering er således et speciale, der kræver dyb indsigt i både dokumenthåndtering, records management og teknologi, og det er det, vi kan Strator. Vi har udvalgt et migreringsværktøj, migration-center, som kan understøtte denne meget kontrollerede proces.

Flyt eller arkiver

Luk gamle systemer og få dokumenterne sikkert og kontrolleret over i et nyt system eller i arkiv.

Den hyppigste årsag til at en migrering kommer på tale er, at der skal skiftes til et nyt system. Migreringsopgaven skal da ofte ske i et levende system, hvor det ikke er i orden at lukke ned i en længere periode. Da skal migreringen ske bag et fortæppe, som ikke generer brugerne og tage højde for at der produceres nyt og versioneres samtidigt med at der migreres. Det er en opgave, der kræver en god planlægning, grundige diskussioner med forretningen, nedbrydning af migreringsopgaven til overskuelige klumper, og en grundig test af hver del. Når migreringen er testet af og klar, skal den så køres – meget bag fortæppet, men det sidste mens systemerne lukkes ned. opgaven ses fejlagtigt ofte som en IT opgave – det er den også, men ikke kun. Der er både brug for dokumentationsfaglige kompetencer og forretningsmæssig indsigt.

Importer

Dokumentleverancer som fx eTMFer eller as-built dokumentation o.l. skal importeres og passes ind i eget system.

Når en dokumentleverance modtages fra en leverandør så stammer den fra leverandørens system og har den struktur og de metadata som passer dertil. Så lander de fx på et fildrev og derfra skal de så ind i konens eget system mens metadata og struktur tilpasses dette system. Får man gentagne leverancer af samme format, kan man opsætte en importproces, som kan bruges igen og igen. 

I den farmacuetiske industri gør særlige kvalitetskrav sig gældende, og dem har Strator forholdt sig til – se mere i denne artikel om import af eTMFer.

Import af eTMF

Når en eTMF skal leveres fra CRO til sponsor, står man med et praktisk problem, idet CROen har eTMFen i sit dokumenthåndteringssystem, og sponsor skal have det ind i sit. Det praktiske problem kan vi afhjælpe. Det vi har oplevet er, at CROen laver en eksport fra eget system, som overdrages i sin helhed til sponsor, der så skal sikre at den når intakt ind i sponsors system.

Læs mere »

Synkroniser

Migreringsteknologi og -processer kan bruges til at flytte men også til at synkronisere dokumenter mellem systemer.

Det sker, at to dokumentarkiver skal holdes synkrone.Måske kun en overgang mens det ene sytem gradvist tager over for det andet. Måske permanent fordi visse dokumenter skal udstilles i en anden kontekst.

Det er ikke nogen triviel opgave at sikre at dokumenter som lever to steder holdes ajour, men det er en opgave, som har stor lighed med dokumentmigrering. Den teknologi Strator foretrækker til migrering er gentagne gange blevet udnyttet til at sikre en robust synkronisering.

Vil du vide mere?

Ring til os, skriv til os eller book et uforpligtende indledende online-møde med Vibeke.

Kundecases

En life science virksomhed modtager jævnligt store dokumentleverancer i form af klinisk forskningsmateriale, eTMF’er. som skal ind i eget system. Selvom det er fra forskellige leverandørsystemer står virksomheden altid i sidste ende med eTMFen på et fildrev – metadata og logfiler i form af fx XML-  eller XSLX-filer og dokumenter i foldere – som skal importeres. Strator og kunden har afprøvet en teknologi og udformet en proces og en service, som tilfredsstiller kundens kvalitetskrav. Platform med proces valideres. Når data modtages, bruges platformen til at verificere modtaget data. Så defineres et lille projekt efter en helt fastlagt skabelon, som sikrer at dokumenter og data ender i systemet og at kørslen kan valideres og dokumenteres.

Kunde: Farmacutisk virksomhed,  Danmark

En international servicevirksomhed ville samle dokumentarkiver fra flere dele af virksomheden til et fælles, både af hensyn til øget tilgængelighed for brugerne og fordi det var økonomisk attraktivt. Strator og kunden etablerede en ny Documentum-platform, migrerede indhold fra de gamle dokumentstyringssystemer, og nedlagde den gamle applikation.

Kunde: Servicevirksomhed,  Danmark/Belgien

Artikler

Import af eTMF

Når en eTMF skal leveres fra CRO til sponsor, står man med et praktisk problem, idet CROen har eTMFen i sit dokumenthåndteringssystem, og sponsor skal have det ind i sit. Det praktiske problem kan vi afhjælpe. Det vi har oplevet er, at CROen laver en eksport fra eget system, som

Læs mere »

Elektroniske signaturer og dokumentmigrering

På Wikipedia er en elektronisk signatur defineret således: “An electronic signature, or e-signature, refers to data in electronic form, which is logically associated with other data in electronic form and which is used by the signatory to sign.”, og fortsætter: “This type of signature provides the same legal standing as a

Læs mere »

Migrering – den altid undervurderede disciplin

Når et nyt IT-system skal tages i brug, er fokus naturligvis rettet mod behovsafklaring, systemvalg, tilpasning og opsætning, for det er det, der giver den oplevede forretningsværdi. Når det er ved at nå til ende, skal dokumenter/data fra gamle systemer så migreres ind. Det viser sig at være tidskrævende, data

Læs mere »

Migreringsværktøjet migration-center

Fuld kontrol

Dokumenterbart styr på alle dokumenter, før under og efter migreringen og mulighed for etapevis migrering

Simulering og test

Migreringen simuleres og resultatet kan kvalitetssikres inden produktionsmigreringen

Transformation og validering

Regelbaseret automatisk metadatatransformation og berigelse og validering mod modtagesystemets krav

Fra alt til alt

Out of the box er det muligt at forbinde til gængse systemer – inklusive fildrev - og dertil kan specifikke forbindelser sættes op