Dokumentmigrering

Når dokumenter flyttes ud og ind af systemer, er måden det gøres på afgørende for,
om dokumenternes integritet bevares intakt, og for hvor omkostningsfuldt det er.

Dokumentmigrering

Når nye systemer indkøbes, når systemer skal sammenlægges eller nedlægges, når store mængder dokumenter kommer ind fra en leverandør, så skal dokumenter flyttes fra et sted til et andet. Omfanget af opgaven afhænger af mængderne, men især af kritikaliteten af dokumenterne.  

Dokumentsystemer er forskellige og derfor handler en migrering om at bevare dokumentet, dets kontekst og helhed og samtidigt få det til at passe ind i det nye system, så det fungerer gnidningsløst i den nye sammenhæng.

De transformationer af dokumenterne, der derfor nødvendigvis må ske, er forbundet med en risiko for at tabe dokumenternes integritet og dermed validitet under migreringsprocessen. Det skal derfor gøres kontrolleret, og ved man have der skal til, så er det ikke sværere eller dyrere at “gøre det ordentligt”. 

Automatiseret dokumentmigrering

Automatisering giver kontrol og understøtter dermed
at bevare dokumenternes integritet

De færreste ved det, men der findes en ISO standard for migrering og konvertering af dokumenter. Den findes, fordi det er et reelt problem at flytte dokumenter, så de bevarer deres integritet, autenticitet, pålidelighed og brugbarhed. 

Migrering er et speciale, der kræver dyb indsigt i både dokumenthåndtering, records management og teknologi, og det er det, vi kan Strator. Vi har en best-practice proces, som vi støtter os til og justerer efter opgavens kritikalitet og vi IT-understøtter vores arbejde med et migreringsværktøj, migration-center, som kan understøtte en meget kontrolleret proces, når der er behov for det.

Værktøjet tillader at styre enhver detalje i migreringen, herunder simulere og teste migreringen inden udførslen. Under migrereingen logges transaktionerne og vi får dermed en grundigt testet migrering med fuld dokumentation.

Fuld kontrol

Dokumenterbart styr på alle dokumenter, før under og efter migreringen og mulighed for etapevis migrering.

Transformation og validering

Regelbaseret automatisk metadatatransformation og berigelse og validering mod modtagesystemets krav.

Simulering og test

Migreringen simuleres og resultatet kan kvalitetssikres inden produktionsmigreringen.

Artikler

De seneste om migrering

Strator skriver med mellemrum artikler om emner, teknologier, metoder eller andet, der interesserer os indenfor vores fagområde. Her er vist et par stykker – der er flere hvor de kommer fra.

Dokumentmigrering

Import af eTMF

Når en eTMF skal leveres fra CRO til sponsor, står man med et praktisk problem, idet CROen har eTMFen i sit dokumenthåndteringssystem, og sponsor skal have det ind i sit. Det praktiske problem kan vi afhjælpe.

Læs mere »
Dokumentmigrering

Elektroniske signaturer og dokumentmigrering

På Wikipedia er en elektronisk signatur defineret således: “An electronic signature, or e-signature, refers to data in electronic form, which is logically associated with other data in electronic form and which is used by the signatory to sign.”

Læs mere »

Kundecases

En life science virksomhed modtager jævnligt store dokumentleverancer i form af klinisk forskningsmateriale, eTMF’er. som skal ind i eget system. Selvom det er fra forskellige leverandørsystemer står virksomheden altid i sidste ende med eTMFen på et fildrev – metadata og logfiler i form af fx XML-  eller XSLX-filer og dokumenter i foldere – som skal importeres. Strator og kunden har afprøvet en teknologi og udformet en proces og en service, som tilfredsstiller kundens kvalitetskrav. Platform med proces valideres. Når data modtages, bruges platformen til at verificere modtaget data. Så defineres et lille projekt efter en helt fastlagt skabelon, som sikrer at dokumenter og data ender i systemet og at kørslen kan valideres og dokumenteres.

Kunde: Farmacutisk virksomhed,  Danmark

En international servicevirksomhed ville samle dokumentarkiver fra flere dele af virksomheden til et fælles, både af hensyn til øget tilgængelighed for brugerne og fordi det var økonomisk attraktivt. Strator og kunden etablerede en ny Documentum-platform, migrerede indhold fra de gamle dokumentstyringssystemer, og nedlagde den gamle applikation.

Kunde: Servicevirksomhed,  Danmark/Belgien