Dokumentkonvertering

De færreste ved det, men der findes en ISO standard for migrering og konvertering af dokumenter.

Standarden er del af serien om records management, og det er den fordi det er en integreret del af god records management, at sikre at dokumenter er i et læsbart og brugbart format på et læsbart og brugbart medie. Men konvertering skal gøres rigtigt, hvis dokumentet fortsat efter konverteringen skal anses for at være ægte.

Konvertering er et speciale, der kræver dyb indsigt i både dokumenthåndtering, records management og teknologi, og det er det, vi kan Strator. Vi har udvalgt to konverteringsværktøjer, DocShifter og Adlib, som på lidt hver sin måde er glimrende til at understøtte en meget kontrolleret konvertering.

Hvorfor konvertere

Der er mange forskellige årsager til og formål med at vælge at konvertere dokumenter, fx de herunder nævnte.

Løbende PDF-konvertering

Få et ensartet udtryk af dokumenter, sørg for at modtager kan læse dokumentet og gør det egnet til arkivering.

Søgbarhed

Gør ikke-søgbare dokumenter – fx gamle skanninger – søgbare ved at konvertere dem til søgbare PDF’er.

Arkivvedligehold

Arkivers dokumenter skal vedligeholdes, ellers risikerer man at dokumenter blive ulæselige, når deres format udgår.

Aflevering til Rigsarkivet

Aflevering til Rigsarkivet kræver en konvertering af alle filer efter Rigsarkivets forskrifter, primært dokumenter til TIFF.

Legacykonvertering

Gamle arkiver med udgåede formater kan konverteres til friske læsbare, søgbare.

FDA compliant rendering

Få tilpasset nuværende eller ny konverteringsteknologi så PDF-dokumenterne efterlever FDAs krav.

Strator har udvalgt to teknologier til konvertering, som er gode valg i lidt forskellige situationer.

Vil du vide mere?

Ring til os, skriv til os eller book et uforpligtende indledende online-møde med Vibeke.

Kundecases

Strator lavede en gennemgang af den nuværende konverteringsarkitektur og tilpassede konfigurationen til at være en FDA-kompatibel konvertering i Documentum ADTS.

 

Kunde: Life Sciences, Danmark

Strator etablerede en dokumentkonverteringsløsning og integrerede til dokumentstyringssystemerne.

Kunde: Energi, Danmark

Strator stod for hele konverteringen af dokumenter, oprensning og berigelse af ukomplet metadata, samt etablering af afleveringsstruktur til Rigsarkivet.

Kunde: Offentlig, Danmark

Strator etablerede en platform til konvertering specifikt til TIFF i henhold til Rigsarkivets krav, og supplerede med ekspertise ved fejlbehæftede dokumenter under kundens konvertering. Værktøjet, der brugtes til konverteringen, var en onsite Adlib PDF Enterprise installation. Millioner af dokumenter er konverteret.

Kunde: Strator var underleverandør til et større IT konsulenthus og slutkunden var Offentlig, Danmark

Artikler

Rigsarkivet: Gennemgang af konvertering

Vi er specialister i at konvertere dokumenter – også til Rigsarkivet. Men at konvertere dokumenter er egentlig blot at åbne filen og udskrive den – ikke på papir, men i det ønskede filformat. Hvordan kan noget så enkelt være et speciale for erfarne folk som os? The devil is in the

Læs mere »

Ensartet layout over flere filer

Efter længere tids Word-gymnastik får man endelig samlet et antal forskellige filer til et ensartet layout i en samlet udgivelse. Netop da modtager man en mail med en korrektion, som så skal passes ind og sidenummerering osv. Nøglen til ensartet layout er skabeloner og konverteringsteknologi. Case Man vil gerne samle

Læs mere »

Konverteringsværktøjet DocShifter

Lynhurtig

Konverterer direkte fra mange formater til mange formater i et meget højt tempo

Formatopgradering

Opgradering fra format hørende til en version af software til en nyere (af fx Word)

Fra alt til alt

Konverterer ikke kun fra alle formater til PDF, TIFF og andre låste formater, men også fx til i princippet alle formater

Drag-drop opsætning

Med drag-drop kombineres hvorfra dokumenter kommer, hvad der skal ske med dem og hvor de skal afleveres igen

Konverteringsværktøjet Adlib

Høj kvalitet konvertering

Meget præcis konvertering til PDF fra over 300 formtaer, HTML eller TIFF

Dokumentassembly

Flere filer samles til en med ensartet header, footer og fortløbende sidenummerering

Header, footer, vandmærke

Ensartet header, footer og vandmærke kan påtrykkes fx fra metadata fra dokumentsystemer

Enterprise ready

Nem skalering, solidt administrativt interface og driftsovervågning og connectorer til gængse systemer