Dokumentkonvertering

Konvertering af dokumenter fra originalformat til andre formater er den lille ting med den store virkning
i forhold til ensartethed, tilgængelighed og at overholde myndighedskrav.

Dokumentkonvertering

Digitaliseringsprojekter forudsætter, at det data, man har brug for, er tilgængeligt. Når “data” er indholdet af dokumenter, er der en ekstra barriere at overkomme. I bestræbelserne på at forbedre tilgængeligheden af dokumenters indhold for både mennesker og maskiner, er det en stor hjælp og besparelse, hvis dokumenterne er teknisk ensartede og i et lettilgængeligt format. Det kan man sikre ved automatisk dokumentkonvertering.

Nogle myndigheder stiller krav om at dokumentation opbevares eller indesendes i helt bestemte formater, herunder Rigsarkivet og sundhedsmyndigheder. Det kan tage form som konverteringsprojekter ved aflevering eller løbende automatisk konvertering.

Endelig skal det pointeres, at det er almindelig best-practice at dokumenter arkiveres i et format, der gør at de er læsbare og brugbare i den årrække dokumentet arkiveres. Det vil ofte kræve en konvertering til fx PDF.

Automatisk dokumentkonvertering​

Ensartet, hurtigt og med sikkerhed for
at bevare dokumenternes integritet

Når tusinder eller endda millioner af dokumenter skal håndteres, er det ikke praktisk eller muligt at udføre denne proces manuelt og sikre, at dokumenterne er konverteret helt korrekt. 

Pålideligt konverteringssoftware, som magter at konvertere fra og til de formater virksomheden benytter, er nødvendigt. Konvertering skal sættes op i en process, som sikrer at dokumenterne bevarer deres integritet under konverteringen. Det kan nemlig have uoverskuelige konsekvenser, hvis dokumenter mister deres retsgyldighed.

Konvertering er et speciale, der kræver dyb indsigt i både dokumenthåndtering, records management og teknologi, og det er det, vi kan Strator. Vi har udvalgt to konverteringsteknologier, DocShifter og Adlib, som vi finder er særligt egnede i hver sine situationer.

Standardiseret konvertering

Konvertér dokumenter fra mange formater til det samme søgbare PDF format udvalgt efter formålet med konverteringen.

Sikker konvertering

Eliminér menneskelige fejl, bevar dokumentets kontekst og integritet i en fuldt kontrolleret konvertering.

Automatiseret konvertering

Få store mænger dokumenter fra mange kilder på tværs af organisation igennem en automatisk ensartet behandling.

Artikler

De seneste om konvertering

Strator skriver med mellemrum artikler om emner, teknologier, metoder eller andet, der interesserer os indenfor vores fagområde. Her er vist et par stykker – der er flere hvor de kommer fra.

Dokumentkonvertering

Rigsarkivet: Gennemgang af konvertering

Vi er specialister i at konvertere dokumenter – også til Rigsarkivet. Men at konvertere dokumenter er egentlig blot at åbne filen og udskrive den – ikke på papir, men i det ønskede filformat. Hvordan kan noget så enkelt være et speciale for erfarne folk som os? The devil is in the detail.

Læs mere »
Dokumentkonvertering

Ensartet layout over flere filer

Efter længere tids Word-gymnastik får man endelig samlet et antal forskellige filer til et ensartet layout i en samlet udgivelse. Netop da modtager man en mail med en korrektion, som så skal passes ind og sidenummerering osv. Nøglen til ensartet layout er skabeloner og konverteringsteknologi.

Læs mere »

Kundecases

Strator lavede en gennemgang af den nuværende konverteringsarkitektur og tilpassede konfigurationen til at være en FDA-kompatibel konvertering i Documentum ADTS.

 

Kunde: Life Sciences, Danmark

Strator etablerede en dokumentkonverteringsløsning og integrerede til dokumentstyringssystemerne.

Kunde: Energi, Danmark

Strator stod for hele konverteringen af dokumenter, oprensning og berigelse af ukomplet metadata, samt etablering af afleveringsstruktur til Rigsarkivet.

Kunde: Offentlig, Danmark

Strator etablerede en platform til konvertering specifikt til TIFF i henhold til Rigsarkivets krav, og supplerede med ekspertise ved fejlbehæftede dokumenter under kundens konvertering. Værktøjet, der brugtes til konverteringen, var en onsite Adlib PDF Enterprise installation. Millioner af dokumenter er konverteret.

Kunde: Strator var underleverandør til et større IT konsulenthus og slutkunden var Offentlig, Danmark