Dokumenthåndtering – 20 års udvikling

For tyve år siden startede jeg med at arbejde med at IT-understøtte dokumenthåndtering, og jeg gør det stadigvæk. Men hvor er der dog sket en kæmpe udvikling. Hvilken udvikling? Hvorfor egentlig? Mit personlige bud.

Dengang et dokument var et dokument

For 20 år siden var det behovet for strukturet arkivering og fremfinding samt adgangskontrol og basal versionsstyring, som vi løste med IT-systemer.

Dengang skulle der specialløsninger til den opgave. Der kom worflows til og vi kunne nu styre fx godkendelsesprocesser, og dermed få kontrollerede og dokumenterede frembringelser af dokumenter.

Der kom bedre søgemuligheder – ikke kun søgning på metadata på dokumenterne, men også fuldtekstsøgning – altså søgning i dokumenternes tekster, og pludselig blev formålet med løsningerne gerne at vidensdele. 

Efterhånden kunne flere og flere typer af information, nu også hjemmesideindhold, styres fra systemerne, der knopskød printløsninger og særløsninger til riger medier osv, og vi begyndte at tale om enterprise content mamagement, fordi vi nu kunne samle og styre alt muligt tekst på tværs af organistioner. Tendensen var at samle mest muligt i et arkiv. Det var i det hele taget en tendens også udenfor dokument-verdenen

Enterprise-pendulet svinger tilbage

Penduler svinger  – så også denne tendens svingede tilbage. 

Efterhånden blev det for bøvlet at tilgå sine dokumenter i det her store system, som man lige skulle logge på og kigge i, mens man i virkeligheden lavede noget andet i et andet system. 

Vores tolerance overfor den slags bøvl bliver stadig mindre og mindre. I privaten har vi simpelthen al information lige ved hånden via mobile enheder og automatisk synkronisering mellem vores devices. Derhjemme kan vi skrive under med et hurtigt swipe, så hvorfor skal vi bøvle med print, skriv og skan på arbejde? 

Der kom mange steder et kæmpe pres på at få en moderne IT- hverdag – og det inkluderer altså ikke at logge på det ene system efter det andet og have generalistløsninger. Nej, de kræver information lige ved fingerspidserne og løsninger som er stærkt tilpasset min arbejdgang. 

Andre store pres, der har drevet udviklingen er at et “dokument” nu pludselig har mange former – det kan være en video, et tweet, en infografik og alt muligt. Og qua de stigende compliancekrav er der et behov for at gemme stadigt mere forskelligartet evidens. Og så er der jo det simple faktum at mængden af information i det hele taget bare vokser og vokser. 

Cloud-baserede point solutions

Teknologien var i mellemtiden klar til for alvor at tilbyde cloud-baserede løsninger. Det giver alt andet lige en gigantisk økonomisk fordel at dele hardware og de dybere lag software med andre. Med ét var der løsninger til få dollars om måneden pr bruger, som langt hen ad vejen kunne tilbyde meget af den funktionalitet, som man ellers kun havde i de her meget store løsninger. 

Lynhurtigt udviklede der sig et hav af små løsninger specialiseret til nogle bestemte opgaver, og de blev solgt ind på afdelingsniveau fremfor på enterprise niveau.

Arkiver skød op alle vegne – eller nu skal jeg skifte til nutid. De skyder op alle vegne, fordi de er til at betale for et helt almindeligt afdelingsbudget, de er nemme og hurtige at ibrugtage. Løsningerne er som skræddersyet til opgaven. 

Det er så ganske imponerende, hvor meget funktionalitet, der er til rådighed for få penge, og de “små” løsninger er efterhånden rigtig gode til at trække på andre cloudlbaserede løsninger. “Vi er gode til det her og de er gode til det her – så laver vi bare et kald til dem, når vi skal bruge funktionaliteten.” 

Den slags teknologiske samarbejder er mere og mere almindelige. Eller rettere – det har vi jo altid gjort, men det har forudsat at vi havde budget til at indkøbe begge systemer. Det smarte i cloud-verdenen er at det kommercielle i at benytte den løsningen ofte er “med i pakken” og klaret for os. Måske derfor ser vi at funktionalitet som baserer sig på kunstig intelligens, har stukket sit hovede frem meget tidligt i de her løsninger.

Hvad så nu?

Hvor er udviklingen så på vej hen nu? Jamen vi har jo fået pådraget os nogle nye problemer som at data og dokumenter er spredt i alverdens cloud-baserede løsninger, og vi har muligvis ikke helt styr på hvor hvad er. 

Vi har stadigt stigende mængder information og stadigt større diversitet i indholdets format. Et dokument er nu ofte ikke et dokument overhovedet, men snippets, tweet, lyd, billeder og hvad ved jeg. 

Vi har udviklet et behov for at finde og undersøge ting på tværs af kilder og formater, vi skal flytte rundt på stadigt større datamængder og så åbner de store datamægnder big-data muligheder. Men big data kræver om noget, at vi har organseret vores information… men i dag skal de bruges til et formål, i morgen til andet i en big data verden, så det er ikke givet, at vi kan organisere struktureret som i de gode gamle dage. 

Mine øjne er skarpt rettet mod udviklingen i teknologi til organisering, migrering, autoklassifikation og moderne søgning, for det er der jeg tror, at vi vil se en eksplosion af spændende nyt.