• Slider Image

Vedligehold af arkiver

Proaktiv arkivering: Hold din information sikker og tilgængelig

Arkiver skal vedligeholdes! Vi har samlet arbejdet hermed under begrebet proaktiv arkivering, som går ud på at information er arkiveret sikkert og i henhold til lovgivningen, men samtidigt at dette er nemt i hverdagen og at informationen hele tiden er let tilgængelig for forretningen og i et brugbart format.

Et godt arkiverings- og dokumentstyringssystem og en politik om at arkivere, gør det ikke alene. For at lette hverdagen for brugerne skal processerne omkring arkivering gennemtænkes og der, hvor der er tidskrævende skridt, skal der kompenseres. Vi har set, at selv små add-ons til de værktøjer, der bruges hver dag, kan lette uhyre meget. Medarbejdere ønsker at overholde firmaets politikker - også omkring arkivering - efter deres bedste formåen, men de skal kunne udføre deres arbejde uden at dette irriterer eller ligefrem forhindrer naturlige arbejdsgange. Derfor skal processen være enkel, hurtig og i et logisk flow med de forskellige funktioner.

Få dokumenterne ind i arkivet, som det første afgørende skridt. Det kan være, at medarbejderne kan kategorisere informationen under arkiveringen, så den kan genfindes. Men det kan også være hensigtsmæssigt eller ligefrem nødvendigt at tage klassifikationsteknologier i brug. Korrekt kategorisering er en forudsætning for at de gode funktioner der er i de fleste dokument- eller arkivsystemer kan udnyttes til at genfinde, distribuere, opdatere og slette kan udnyttes til at forenkle hverdagen.

Et aspekt af vedligehold af et arkiv, som ofte overses, skal kort nævnes, nemlig at det arkiverede materiale skal til enhver tid kunne læses. Det er så ærgerligt at komme ud til en kunde, som har et sirligt arkiv af bånd, der ikke længere fås maskiner til at læse, eller dokumenter i et udgået format hvor dokumentet er ulæseligt med de programmer, man har i dag. Vi anbefaler, at man har en strategi for dette. En strategi kan være at konvertere alle dokumenter til et søgbart PDF format. En anden kan være at opgradere dokumenterne løbende som man opgraderer softwaren (fx skifter til en ny Word-version). Begge dele kan gøres med konverteringsteknologier, så det ikke skal gøres manuelt.