• Slider Image

Oprydning i dokumenter og data

Oprydning i dokumenter og data: Fortidens dokumenter udgør en risiko, hvis de ikke er under kontrol

Dokumentbacklogs udgør et problem i forhold til at overholde lovgivning, bevare kontrollen og få det optimale ud af virksomhedens infomration. Den nye Persondataforordning gør det endnu mere relevant at gennemføre en grundig og professionel oprydning af dokumenter og data.

Oprydning er ikke "bare lige". Ofte er der i bunken af ikke-organiseret information dokumentation for vigtige forretningsbeslutninger eller vigtige forretningsmæssige ladnvindinger, som af forretningsmæssige eller lovmæssige årsager ikke må gå tabt ved oprydningen. Den omhu dette kræver står i skærende kontrast til den hast man må arbejde med, da der typisk er tale om enorme mængder af information - millioner af dokumenter. 

Struktureret oprydning og kassation er en disciplin som Scandinavian Information Audit ved Tine Weirsøe har mestret med stor succes i mange år ud fra Tines faglige standpunkt som Danmarks førende records management ekspert. Tine har arbejdet med arkivering og auditering ifht. standarder inden for disse typer projekter i mere end 30 år. Efterhånden som mængden af information over årene er vokset er processen stadig den samme, men det er nu en nødvendighed at supplere med en vis grad af  automatisering og værktøjsunderstøttelse, og her er Strators rolle i et oprydningsprojekt.

Vi afprøver i øjeblikket klassifikation med kunstig intelligens sammen med en kunde netop til oprydning af enorme dokumentbacklogs på fildrev. Kontakt hos eller følg vores opdateringer på Strator Viden for at høre, hvordan det går.

Som eksempel kan relativt almindelig konverteringsteknologi og andre mindre værkøjer udnyttes i forbindelse med oprydning på fællesdrev til bla:

  • omdanne dokumenterne til et læsebart format
  • lave thumbnails (miniaturebilleder) af dokumenterne til hurtig browsing i Windows
  • gøre dokumenter søgbare
  • fjerne identiske dubletter
  • adskille mailvedhæftninger fra brødteksten  eller kombinere dem til en
  • kontrollere konsistens og gyldigheden af dokumenterne
  • registrere tekniske oplysninger om dokumenterne (individuelle behov)
  • påtrykke vandmærke /headers / footers (individuelle behov)

Vi kan sætte teknologien op hos dig eller modtage dine filer og køre tjenesten for dig. Efter den tekniske oprydning er din manuelle arbejdsopgave reduceret betydeligt.