Oprydning i Gamle Dokumenter – Del 1

Oprydning i Backlogs af Dokumenter

Dokumenter, der ikke er styr på - ofte på fællesdrev og i mailbokse - har ikke den værdi de bør have for organisationen. I værste fald skader de ligefrem, som hvis det er personhenførbare oplysninger, der viser sig at ligge ulovligt og overflødigt på et drev. Hvordan tager man livtag med at få styr på masserne?

Det er ikke noget nyt, at personhenførbare oplysninger ikke bør ligge og flyde på fællesdrev og i mailbokse, men opmærksomheden er nok blevet skærpet mange steder af at persondatalovgivningen er under fornyelse. Ønsket om orden i dokumenter og data drives også af meget andet, såsom Big Data projekter, som ligeledes er fremtrædende for tiden. Har man gennem årene og deres projekter fået opbygget en stor backlog, typisk liggende på et fællesdrev, er det en stor opgave at få ryddet op. Til det findes der forskellige former for teknologi, som kan understøtte processen.

I nogle blogindlæg vil vi kigge på forskellige teknologiers mulige anvendelse i forhold til at aflaste ved oprydning. Vi vil både se på nogle af de teknologier, man typisk allerede har og hvordan de kan bruges, og ligeledes se på nogle af de mere avancerede teknologier, der er lavet specifikt til formålet.

Del 1: Tips og tricks med Windows

Windows Search

Når man skal organisere dokumenter er det som udgangspunkt altid rart at kunne søge i dem. Har man dokumenterne liggende i Windows stisystemet, har man som det mindste Windows Search til sin rådighed. Windows Search kan først og fremmest søge på metadata som eksempelvis filnavn. Windows kan rent faktisk også søge i teksten i dokumenter, også kaldet en fuldtekstsøgning, og det er meget nyttigt. Her er illustreret hvordan Windows finder vores fil med filnavnet 'Stuff', men også en anden fil med ordet stuff i teksten.

Sædvanligvis vil Windows være sat op, så man kan fuldtekstsøge i Powerpoint,  Excel, Word, TXT filer og enkelte andre formater, men det er muligt at slå funktionen til på yderligere formater.

På ens egen lokale PC kan man slå det til via Indexing Options, som illustreret på billedet herunder. Vi har fulgt instrukserne fra Windows her fra Indexing Options og downloaded et filter til fuldtekstindeksering af PDF filer og fået det slået til.

Der påbegyndes en indeksering af filerne på vores harddisk og på et tidspunkt, når indekset er klart, kan vi søge i indholdet af PDF filer, ligesom ovenfor illustreret for en TXT fil. Det kræver dog, at der ER tekst i PDF filen. Læs derfor venligst om OCR-behandling i Del 2 af denne serie.

Det er selvfølgelig sjældent, at den dokumentbacklog man skal rydde op i ligger på ens egen PC - i mange tilfælde ligger bunkerne snarere på et fællesdrev. Så er det altså på fællesdrevet at ovenstående filtre skal slås til og indekseringen skal køre. Det kan lade sig gøre på filservere, men husk at det kræver lidt tålmodighed at vente på at indekset bliver bygget. 

Windows Browse

Hvis man manuelt rydder op i sine dokumenter, er noget af det mest tidskrævende at skulle åbne dokumenterne for at se hvad det egentlig er, når man ikke kan gennemskue det ud fra filnavnet - så det gælder om at undgå dette så vidt som muligt.

I nogle tilfælde er der metadataoplysninger, som kan hjælpe, men som standard vises kun Filname, Modified Data, Type og Size i overbliksbilledet. Højreklikker man øverst i browsevinduet dukker en menu op, som tillader at ændre på det; her ses menuen og vi har tilføjet Date Accessed og Owner - begge er ofte nyttige i en oprydning:

 

Det er en lille ting, som hvis man kender til det, blot gør det alt nemmere. Tilsvarende er det følgende ret banalt, men nyttigt at kende; Preview.

Når man bladrer ned igennem sine filer kan Window vise et preview af dokumentet (for flere formater) uden at man skal åbne det. Det kræver blot at man ved det og slår det til - således:

Det kan til tider gå utroligt langsomt for Windows at gøre dette, og nogle formater magter Windows simpelthen ikke. Derfor er det ofte umagen værd at konvertere sine dokumenter. Det aspekt dækkes i Del 2 af denne serie.

If you liked this post, you are most welcome to share it.