MIGRERING
Hvad er migrering?
Dokumentmigrering er kopiering eller flytning af elektroniske dokumenter og metadata fra et system til et andet. Ud over selve dokumenterne tages der også hensyn til de aktuelle metadata, lagringsstruktur, adgangsrettigheder osv. Afhængigt af datakvaliteten og destinationssystemets karakter er det undertiden nødvendigt med en yderligere (måske manuel) berigelse.
HVORFOR MIGRERE?
De to mest almindelige årsager til at starte et migreringsprojekt er:
Implementering af et nyt system
Når dokumenter og data fra et gammelt system skal migreres til et nyt system.
Konsolidering af systemer
Flere systemer indeholder dokumenter, som kunne eller burde opbevares i ét system – måske efter en fusion eller omorganisering.
I begge tilfælde vil det primære fokus være på gevinsterne ved det nye system eller besparelserne ved nedlukning af det gamle system. Men selve migreringen kan – hvis den er godt udført – nogle gange være det egentlige værdiskabende skridt. Det er en chance for at rydde op og genvinde kontrollen over organisationens dokumenter.
Efter migreringen skal dokumenterne være velorganiserede og let tilgængelige for de rette brugere. En veludført migrering giver dig ikke blot kontrol over din dokumentation, men også øget brugervenlighed, brugertilpasning og den samlede ROI på dit nyligt implementerede system.
Almindelige misforståelser
Systemimplementering eller konsolidering er ofte en meget teknisk opgave, og migration bliver naturligvis et teknisk sideprojekt hertil. Migrering er imidlertid meget mere end en teknisk øvelse. Det kræver dybtgående forretningsindsigt og dygtige dokumentationsspecialister. Dette aspekt bliver ofte både overset og stærkt undervurderet.
Ved migrering er der risiko for, at dokumenter går tabt eller ødelægges, metadata kan overses eller kortlægges forkert, og dokumentets integritet kan mistes. Uden den rette viden og opmærksomhed er disse risici alt for sandsynlige.
Det er vigtigt at bruge et godt migreringsværktøj for at få en vellykket migrering.
Det letter projektet for mange kedelige opgaver og holder processen under fuld kontrol. Det holder styr på dokumenterne, sikrer en konsekvent behandling af metadata og sikrer fuld sporbarhed af alle handlinger. Desuden vil det rigtige værktøj også hjælpe dig med at opdele migreringsindsatsen i mere håndterbare mindre mængder.
Hvordan kan Strator hjælpe?
Strator kan hjælpe dig gennem hele den komplekse og besværlige opgave med migrering.
Vi har de værktøjer, best practices og skabeloner, der er nødvendige for at komme godt fra start til slut.
Vi kan indtage en ledende rolle i dit migreringsprojekt eller arbejde bag kulisserne og støtte et dedikeret projektteam. Vi kan give værdifuld indsigt og sparring om dokumenthåndtering, forretningsaspekter og lovkrav. Derudover kan vi foretage den testning og rapportering, der er nødvendig for at validere en migrering i forhold til regulatoriske rammer som GxP.
