• Slider Image

Klassifikation, discovery og oprydning

Teknisk oprydning, discovery og automatisk klassifikation er mulige teknologiske hjælpemidler, hvis der gemmer sig store mængder data og dokumenter på fællesdrev, i mailbokse mm, som ikke er under kontrol. Den nye Persondataforordning gør det endnu mere relevant at gennemføre en grundig og professionel oprydning af dokumenter og data. 

Discovery og automatisk klassifikation

Discovery og klassifikation kan værktøjsunderstøttes med kendte teknologier som enterprise søgemaskiner og software kendt fra skanningsprodukter. Med disse kan man afløfte information fra dokumenter og derved klassificere dokumenterne eller gennemsøge dokumenterne for fx personnumre. Har man mange dokumenter med relativt ensart udseende kan dette være ganske udmærkede løsninger.

Med udviklingen af kognitive teknologier, natural language processing og kunstig intelligens udvides mulighederne markant og arbejdet, der skal lægges i opsætning og brug af værktøjerne reduceres. Disse værktøjer kan håndtere selv bunker af dokumenter, som er meget uensartede og at fremfinde dokumenter med personoplysninger - ikke kun personnumre.

Lige nu aftester vi et sådant værktøj sammen med en kunde. Kontakt os for at høre hvordan det går eller følg med i vores blog, Strator Viden. 

Læs om denne og andre teknologier til dokumentautomatisering

Teknisk clean-up

Til en teknisk oprydning kan relativt almindelig konverteringsteknologi og andre mindre værkøjer udnyttes i forbindelse med oprydning på fællesdrev til bla:

  • omdanne dokumenterne til et læsebart format
  • lave thumbnails (miniaturebilleder) af dokumenterne til hurtig browsing i Windows
  • gøre dokumenter søgbare
  • fjerne identiske dubletter
  • adskille mailvedhæftninger fra brødteksten  eller kombinere dem til en
  • kontrollere konsistens og gyldigheden af dokumenterne
  • registrere tekniske oplysninger om dokumenterne (individuelle behov)
  • påtrykke vandmærke /headers / footers (individuelle behov)

Vi kan sætte teknologien op hos dig eller modtage dine filer og køre tjenesten for dig. Efter den tekniske oprydning er din manuelle arbejdsopgave reduceret betydeligt.

Kontrolleret oprydning og kassation

Oprydning er ikke "bare lige". Ofte er der i bunken af ikke-organiseret information dokumentation for vigtige forretningsbeslutninger eller vigtige forretningsmæssige ladnvindinger, som af forretningsmæssige eller lovmæssige årsager ikke må gå tabt ved oprydningen. Den omhu dette kræver står i skærende kontrast til den hast man må arbejde med, da der typisk er tale om enorme mængder af information - millioner af dokumenter. Strator og Scandinavian Information Audit komplementerer hinanden i en kontrolleret oprydnings- og kassationsproces, understøttet af værktøjer.

Struktureret oprydning og kassation er en disciplin som Scandinavian Information Audit ved Tine Weirsøe har mestret med stor succes i mange år ud fra Tines faglige standpunkt som Danmarks førende records management ekspert. Tine har arbejdet med arkivering og auditering ifht. standarder inden for disse typer projekter i mere end 30 år. Efterhånden som mængden af information over årene er vokset er processen stadig den samme, men det er nu en nødvendighed at supplere med en vis grad af  automatisering og værktøjsunderstøttelse.