• Slider Image

Dokumentkonvertering

Arkiver skal vedligeholdes. Et meget vigtigt, men ofte overset aspekt er, at dokumenter og filer altid skal være til rådighed i et brugbart format.

Et aspekt af vedligehold af et arkiv, som ofte overses, er, at det arkiverede materiale skal til enhver tid kunne læses. Det er så ærgerligt at komme ud til en kunde, som har et sirligt arkiv af bånd, der ikke længere fås maskiner til at læse, eller dokumenter i et udgået format, hvor ingen af de programmer, man har i dag kan åbne dem.

Vi anbefaler, at man har en strategi for dette. En strategi kan være at konvertere alle dokumenter til et søgbart PDF format. En anden kan være at opgradere dokumenterne løbende som man opgraderer softwaren (fx skifter til en ny Word-version). Begge dele kan gøres med konverteringsteknologier, så det ikke skal gøres manuelt.

Strator er specialister i konvertering af dokumenter. Vi kan i dag konvertere over 600 forskellige formater. Vi har oprettet en service baseret på internationalt anerkendte produkter, som vi kan sætte det op til at passe til netop jeres behov.

Vi tilbyder, at konvertere filerne hos os selv som en service eller sætte en konverteringsløsning op hos jer selv. 

For priser på konvertering som service, venligst kontakt os.

Vedlighold af arkiver: Hold din information sikker og tilgængelig

Et godt arkiverings- og dokumentstyringssystem og en politik om at arkivere, gør det ikke alene. For at lette hverdagen for brugerne skal processerne omkring arkivering gennemtænkes og der, hvor der er tidskrævende skridt, skal der kompenseres. Vi har set, at selv små add-ons til de værktøjer, der bruges hver dag, kan lette uhyre meget. Medarbejdere ønsker at overholde firmaets politikker - også omkring arkivering - efter deres bedste formåen, men de skal kunne udføre deres arbejde uden at dette irriterer eller ligefrem forhindrer naturlige arbejdsgange. Derfor skal processen være enkel, hurtig og i et logisk flow med de forskellige funktioner.

Få dokumenterne ind i arkivet, som det første afgørende skridt. Det kan være, at medarbejderne kan kategorisere informationen under arkiveringen, så den kan genfindes. Men det kan også være hensigtsmæssigt eller ligefrem nødvendigt at tage klassifikationsteknologier i brug. Korrekt kategorisering er en forudsætning for at de gode funktioner der er i de fleste dokument- eller arkivsystemer kan udnyttes til at genfinde, distribuere, opdatere og slette kan udnyttes til at forenkle hverdagen.