• Slider Image

Dokumenthåndtering

Dokumenthåndtering: Best practices - processer og teknologi

Dokumenthåndtering omfatter indsamling, administration, redigering, deling, levering og sikring af dokumenter i både digitale og papirformater typisk understøttet af et dokumenthåndteringssystem.

Begrebet dokumenthåndtering forbindes typisk med implementering af software, hvad det ofte også indbefatter, men der er en stor ikke-teknisk opgave forbundet med denne implementering. Det er afgørende at få en god struktur i sit dokumenthåndteringssystem, at få en god klassifikation (tagning) af dokumenter, få styr på sikkerhed og fortrolighed og at få nogle gode processer på plads i organisationen, så fremstilling, arkivering og fremfinding fungerer gnindningsløst i hverdagen. 

Nogle dokumenter er eller bliver records, men ikke alle. Records er de filer blandt disse dokumenter, der indeholder oplysninger, der er væsentlige for virksomheden - enten af juridiske årsager eller forretningsmæssige årsager. Disse skal identificeres i organisationen og håndteres efter forskrifterne.

Og disse forskrifter... Compliance handler om at have det rigtige niveau af politikker og praksis. Men når det kommer til den praktiske implementering, som i sidste ende gør forskellen på om det vil fungere eller ej, ser vi to vigtige områder:

  • rydde op i gamle data
  • sørge for at brugerne er tilfredse

Politikkerne og standarderne er kun toppen af isbjerget.

Eksempler på hvad vi kan hjælpe med:

  • Udvikling af krav RFP/RFQ og roadmaps
  • Rådgivning og inspiration vedr. teknologivalg
  • Best practices, regler og regulativer
  • Organisatorisk bevidstgørelse og modenhed
  • Implementering af dokumenthåndteringssystem
For tiden er der ekstra meget opmærksomhed omkring overholdelse af lov om persondata. Det falder også indenfor vores fagområde. Læs mere her.