• Slider Image

Aflevering til Rigsarkivet

Rigsarkivet stiller krav om, at få dokumenter afleveret i et bestemt format i en bestemt struktur. Det drejer sig typisk hundredetusinder eller millioner af filer med uendeligt mange detaljer at have styr på. Dertil kommer opgaven ofte oven i en travl hverdag og kan derfor blive en stor belastning. Vi kan stå for hele eller dele af afleveringen.

Afleveringsarbejdet består af tre hovedelementer:

  1. Udtræk af dokumenter og metadata fra sagssystemet
  2. Konvertering af filerne til afleveringsformat
  3. Samling af dokumenter og metadata i en afleveringsstruktur

Vi kan hjælpe med det hele eller stå for dele af afleveringen.

Strator er specialister i konvertering af dokumenter. Vi kan i dag konvertere over 600 forskellige formater. Vi har oprettet en service baseret på internationalt anerkendte produkter, som vi har sat op til at efterleve de specielle danske standarder.

Som en service eller lokalt

Vi tilbyder, at konvertere filerne hos os selv som en service eller sætte en konverteringsløsning op hos jer selv. Vi kan også stå for andre/alle dele af afleveringen.

Med vores løsning sikres, at:

  • TIFF filerne er ensartede uanset originalformat
  • over 600 formater er understøttet uden yderligere konfiguration
  • genereringsprocessen kører i et professionelt værktøj med overvågning af driften og stor skalérbarhed
  • dokumentarkivet er upåvirket af genereringsprocessen

Vi indgår gerne i et samarbejde med leverandøren til jeres sagsbehandlingssystem.

Konverteringsservice

Priserne for konvertering af kontordokumenter afhænger af hvor mange sider, der skal konverteres, og hvor hurtigt det skal gøres. Heldigvis behøver det sjældent at gå stærkt, og det billigste er at lave en seriel konvertering af dokumentere, men som illustreret nedenfor kan parallel konvertering opsættes, men med en prisforøgelse til følge.

Antal dokumenter Konverteringstid / dage Pris / kr
500.000 50 150.000
750.000 75 210.000
1.000.000 100 250.000
1.000.000 50 375.000
2.000.000 200 400.000
2.000.000 100 600.000
2.000.000 50 1.000.000

Konverteringsløsning

Strator kan etablere en konverteringsmotor hos jer – enten til løbende konvertering eller i forbindelse med et projekt. Derfor kan løsningen købes eller lejes afhængig af behovet.

Der indgår konsulentydelser til opsætning af konverteringsservicen, og så skal konverteringsproduktet licenseres. Her er priserne for hhv en kortvarig leje og et permanent køb listet.

Installation og opsætning 1 server 50.000 kr
Licensleje i 3 mdr. 75.000
Licenskøb 1 server 165.000 kr
1 års support og maintenance på købt licens 23 % pr år

Vi forudsætter at I eller jeres driftsleverandør sørger for at der er miljøer klar (vi skal nok specificere dem).

Alle priser er vejledende. Vi vil gerne have lov at se på de faktiske vilkår og behov hos jer og afgive et bindende tilbud.

Hvad kræver det at konvertere dokumenter?

Rigsarkivet har et krav om, at få dokumenter afleveret i et bestemt format i en bestemt struktur. Det er lyder i sig selv ikke synderligt kompliceret. Vi har hos Strator gjort det til et speciale at konvertere dokumenter, men at konvertere dokumenter er egentlig blot at åbne filen og udskrive den – ikke på papir, men i det ønskede filformat. Dette kendes fx fra Word, når vælger Save as PDF – her laves der en konvertering til PDF.

I princippet er dette det, der skal gøres med alle filer, som skal afleveres til Rigsarkivet. Hvordan kan noget så enkelt være et speciale for erfarne IT-folk som os? The devil is in the detali.; Djævlen ligger i detaljen, og deri ligger en væsentlig del af forklaringen. En anden del forklaringen ligger i voluminer. Det er typisk hundredetusinder eller millioner af filer, der handler om. Her er er lille indblik i nogle af de detaljer, som gør, at det her er et speciale – endda for dem med stor erfaring.