Berigelse af dokumenter

For at mennesker og maskiner skal kunne udnytte den viden og information, der er i virksomhedens dokumenter, skal de være tilgængelige (i mange betydninger af ordet). Vi hjælper med øge tilgængeligheden og værdien af dokumenter for organisationen, uden at miste compliance af fokus.

Det moderne problem

Den digitale udvikling har virkelig sat strøm til hvordan vi nemmere og smartere kan arbejde med dokumenthåndtering. Men det er ikke mere kun dokumenter, som vi kendte dem. Nu er dokumenterne i mange forskellige formater og medier, som eks Twitter, blogs, linkedin, heraf  fx videoer, lyd, infographics. 

Dokumenter er efterhånden spredt i mange forskellige digitale system siloer og cloud-baserede løsninger. Mange virksomheder har mistet overblikket over, hvor hvad er – på tværs af processer og afdelinger, på tværs af formater.

 

For mængden af information stiger i hast – og diversiteten i indholdets format bliver ligeledes større og større. Ambitionen om at håndtere dokumenter korrekt og få mest muligt ud af den viden dokumenterne indeholder er ikke blevet mindre svær at leve op til.

 

Forskellig værdi

Der er forskellige initiativer man kan gøre for at forbedre sin dokumenthåndtering. Basalt for de fleste ligger et mål om at være compliant, dernæst kan ambitionen for dokumenthåndteringen være yderst forskellig: Formålet kan være tilgængelighed, formålet kan være indsigt og analyse, formålet kan være at danne datagrundlag for big data projekter osv… Vi har opdelt mulighederne i nogle discipliner, som hver for sig flytter dokumenthåndteringen, og som er relevante forskellig grad på forskellige dokumentationsgrupper i forskellige virksomheder.

Arkivering

Etabler og vedligehold dokumentarkiver

Import og migrering

Få dokumenter ind i arkivet og ud af evt gamle systemer

Konvertering

Få dokumenterne i ensartede, søgbare og arkivegnede formater

Klassifikation

Klassificer efter fortrolighed, indhold, forretningsanvendelse etc

Søgning

Stil en tværgående søgemulighed til rådighed for brugerne

Dokumentanalyse

Udnyt dokumenternes indhold i nye sammenhænge

Stærke strukturer, gode vaner og teknologi

Nogle ret simple og grundlæggende overvejelser kan få sat skub i den ellers uoverskuelige arbejdsopgave, det er at passe på en virksomheds dokumenter på en forsvarlig og brugbar måde: 

  • Prioritering: Ikke alle dokumenter (billeder, tweets, videoer etc) er lige vigtige
  • Ensartning: Konverter til et par udvalgte formater som så håndteres
  • Søgbarhed: Man skal kunne søge ellers “findes det ikke” fra brugersynspunkt
  • Arkiver ensartet: Saml informationen hvor den er til nytte, men under kontrol på en ensartet måde
  • Ryd op: Klassificer og smid ud
  • Hjælp brugerne: Lad teknologien klare de trælse ting og giv brugerne noget som gør deres hverdag nemmere

Få råd, vejledning og hjælp

Strators mange års erfaring med implementering af dokumenthåndteringssystemer har give os stor erfaring med både det processuelle, det forretningsmæssige og det tekniske i at arbejde med store og kristiske dokumentmængder - også i life science. Vi deler gerne ud af vores viden. Kontakt os uforpligtende for at høre mere.