Automatiseret dokumentgenerering

Dokumentgenerering er disciplinen, hvor store mængder dokumenter, der ligner hinanden, produceres automatisk. Værktøjer til konvertering og nogle gode skabeloner kan håndtere dette. Man behøver ikke nødvendigvis en robot for at kunne automatisere.

Case

Mødebreve til fra et hospital har forskellig tid, navn og modtageradresse, men ud over det, er de det samme. Baseret på skabeloner, skemaer og adresseoplysninger kan brevet fremstilles. Baseret på metadata om konsultationens art kan det udledes, hvilken patientinformationsfolder brevet desuden skal indeholde. Dette er blot ét eksempel, hvor automatisk dokumentgenerering er helt nødvendig.

Teknologi til konvertering

Værktøjer til dokumentkonvertering er som navnet siger lavet til at omdanne dokumenter fra et format til et andet, fx Word til PDF. Nogle kan ikke andet. Men mange af disse værktøjer kan fx sætte vandmærker på, samle flere filer til en sammenhængende fil, identificere ord eller regulære udtryk (fx et CPR nummer)  og meget andet. Hvis nogle af disse funktioner kombineres med de stærke skabelonfunktioner i helt almindeligt Word, kan man altså konstruere utroligt enkle løsninger på en ret komplicerede automatiseringsopgaver, hvad automatisk dokumentgenerering ikke engang er.

Kreativ løsning til dokumentgenerering

Rygraden i løsningen er dokumentskabeloner, der er lette at vedligeholde. Til disse skabeloner kan vi tilføje enhver form for data eller metadata. Vi kan sætte dokuments ‘dele’ sammen i ét ensartet dokument med en overskrift, footer, sidenummerering, og derved har det endelige dokument et ensartet udseende. En forside, der dokumenterer elektroniske signaturer, kan tilføjes. Alt dette og mere er muligt som en batch proces.

Dette er et eksempel på en kreativ anvendelse af et værktøj til konvertering af dokumenter. Der er så mange gode teknologier ude i virksomhederne, og nogle gange kan man få utroligt meget værdi ud af at anvende dem lidt kreativt. Man behøver ikke nødvendigvis tænke “robot” for at komme i gang med at automatisere administrative arbejdsgange.