businessman are floating on the sea of paper

Styr på dokumenter i en hjemmearbejdstid

Den digitale udvikling gør et tigersspring rigtigt mange steder lige nu - ufrivilligt og ukontolleret. Ansvarlige for dokumentation i virksomhederne bliver udfordrede på at bevare kontrollen. Hvad kan man gøre lige nu?

·

Lyndigitalisering

Der florerer på nettet et spørgeskema, der foregiver at undersøge hvilket c-level, der har gjort mest for din virksomheds digitalisering. De tre valgmuligheder er CEO, CIO og Covid-19.

For en stribe virksomheder har de seneste uger medført digitalisering i lyntempo. Diverse sociale og formelle medier tegner et billede af at den omstilling er gået fantastisk godt. Det er lykkedes for rigtigt mange at holde produktiviteten tæt på intakt.

Når der er et akut behov, må man jo få ting til at lykkes. De mange kreative påhit har med stor sikkerhed gjort en positiv forskel.

Indhent udviklingen

Som ansvarlig for virksomhedens dokumentation giver det hele nok lidt uro i maven. I forvejen behandles dokumentation nok ikke altid efter forskrifterne og efter best practice.

Når man – normalt – omlægger arbejdsgange, implementerer nye system osv, så forbereder man sig grundigt. Man starter med en strategi, udfører analyser, vælger IT – system, beskriver arbejdsgange, hjælper organisationen til at tage det nye til sig og etablerer governance. Men nu er det hele vendt på hovedet.

Løsninger på virkelighedens problemer spirrer frem, og organisationen har taget på sig at få det til at virke. Men det formelle mangler at indhente virkeligheden. Formaliseringen går f.eks. ud på at beskrive og formidle nye procedurer samt risikovurdere og godkende nye, digitale værktøjer. Nogle ting er gode og bør bevares. Andre er bøvlede og fungerer kun, fordi situationen kalder på velvilje.

Der ligger et stykke arbejde foran dig og os alle sammen, med at få valgt hvad skal/skal ikke bevares og formaliseres. Derpå følger en oprydning.

Det kan godt være at det er for tidligt at konkludere og endeligt beslutte nu, men arbejdet kan nok påbegyndes. Vores holdning er at jo før man får mulighed for det, des bedre. Dels pga. de risici forbundet med uformelle arbejdsgange – afhængig af branche og situation kan det være ubetydelige eller meget alvorlige risici. I så fald kan den omtalte formalisering altså ikke vente på en normalisering.

Dels skaber man hurtigt nye vaner. Især hvis en senere formaliseret arbejdsgang opleves som tungere end den ad hoc process, der nu er opstået, kan det være svært at få organisationen med ind i den nye formaliserede vane.

Endelig fører uformelle arbejdsgange til kontroltab på mange planer herunder over den digitale informationen – det udgør en risiko og i hvert fald en oprydningsopgave.

Styring af krisen

I nogle virksomheder er egentlig dokumentstyring og governance ikke en del af kulturen. Det kan for de fleste virksomheder, offentlige som private, betyde store produktivtetstab. Tabt arbejdstid grundet endeløse søgninger på tværs af dokumenter, mapper, biblioteker og arkiver. Frustrerende arbejdsdage grundet manglende koordination og beskrivelser af arbejdsgange. Det kan være eller blive rigtig grelt.

Og dog.

Man må aldrig lade en god krise gå til spilde

Krisen og konsekvenserne for vores måde at arbejde på kan have åbnet øjnene op for vigtigheden af det. Det giver en chance for at lave en forbedring på ryggen af krisen og den chance er ærgerligt at spilde.

Som en skrev på LinkedIn: “Man må aldrig lade en god krise gå til spilde”

Så opfordringen herfra lyder: grib chancen når timingen er rigtig til at få øget bevidstheden i organisationen om korrekt behandling af digital information, og at få lov til at få styr på virksomhedens digitale information.

Genvind kontrollen

Når man i organisationen har måttet klare sig efter de forhåndenværende søms princip, og i en vis udstrækning uden klare retningslinjer, så må der opstå en vis mangel på kontrol. For en dokument-ansvarlig handler det om at få overblik over, hvor dokumenter og anden information kan være havnet i denne tid. Eller bedre endnu, at forsøge at bidrage til at de havner steder som er – eller hurtigt kan komme – under kontrol. 

Man kan måske bidrage med forslag til retningslinjer og, hvis man har de teknologiske muligheder, oprette steder/sites/biblioteker, som folk kan bruge nu og her. Man kan påbegynde et overblik over steder, der har været taget i brug.

Mange steder at lede

Der er alle mulige steder internt, hvor der har været adgang i perioden. Indenfor virksomhedens primeter kan det fx være foldere på fildrev eller sites oprettet til lejligheden (f.eks. i SharePoint). Men der er mange gratis fildelingsservices udenfor virksomhedens rækkevidde og de er svære at opspore for den dokumentansvarlige. Dropbox er fx noget vi ofte ser brugt. 

Dertil kommer et mindre oplagt sted at lede, når man tænker i dokumenter: i task / projektledelsesværktøjer og i mødefaciliteter. Begge typer af teknologier tillader ganske ofte at man kan vedhæfte dokumenter. Igen indenfor virksomhende kan det fx være at man i Microsoft Office platformen vedhæfter dokumenter til et Teams møde. Men hvis værktøjerne er udenfor virksomheden kan det være at dokumenterne kun er tilgængeligt via netop det mødelink som mødet blev holdt på (F.eks. Zoom, Google Meet, Facebook Messenger, osv.)

Tilsvarende kan dokumenter og noter på lukkede opgaver, i opgaveværktøjer, putte sig og ‘komme ude af syne’ (F.eks. Trello, iOS Reminders, Todoist, el. lign.)

Der er nok at bidrage med som dokumentansvarlig i disse dage, og der må ligge en opgave og vente på mere normale tilstande.

Det er svært. Det kræver meget tid. Det er dog tid givet rigtig godt ud.

Rigtig god arbejdslyst.