Hvorfor er dokumentmigrering komplekst?

Dokumentmigrering versioner og renditions
Dokumentmigrering undervurderes ofte – både i forhold til kritikalitet og kompleksitet. Vi har i denne artikel fokus på at karakterisere en dokumentmigrering for at belyse kompleksiteten.

Del Artiklen

Del på facebook
Del på linkedin
Del på twitter
Del på email

Undervurderer du flytning?


Hvis du er ligesom mig, så har du ting der betyder mere for dig end andre.

Jeg har et piano, jeg sjældent spiller på, som er helt ude af tune og som mest af alt fungerer som pyntemøbel end instrument.

Men det betyder en hel del for mig. Det er det instrument jeg er trænet i og som jeg altid vender tilbage til.

Hvis jeg skulle flytte det længere end rundt i min stue, så ville jeg gøre det ordentligt. Helt uden at tage chancer.

Få professionelle flyttefolk, med et ordentligt ry til, at stå for flytningen.

Det står ikke til diskussion.

Flytninger af IT undervurderes

Du har muligvis allerede set eller hørt eksemplerne.

“Vi skulle skifte IT system. Det gik ikke helt efter planen. Ved go-live gik det helt af sporet.”

Der findes mange eksempler. Særligt offentlige systemer hører vi om fra tid til anden.

Bevares, jeg siger ikke at alle IT-flytninger fejler.

Men de fleste undervurderes. I stor stil.

Det oplever vi, desværre, ofte gælder for dokumentsystemer.

Systemer de fleste af os sidder med. Dag ud og dag ind.

Dokumentmigrering Undervurderes

Det vi oplever er, at den opgave, der ligger i migrering af dokumenter, bliver totalt undervurderet både ift. omfang og kritikalitet.

 

“Vi skulle jo bare have dokumenterne fra det gamle til det nye system. Det kan da ikke være så svært”.

 

Når man ikke har prøvet det før, lyder det heller ikke så svært at flytte dokumenter fra et system til et andet. Det er helt forståeligt.

Det er en fejl de fleste af os, der arbejder med dokumenter nok, er kommet til at begå. 

Det er så ærgerligt, at et nyt system, som ellers er godt, ikke modtages positivt i organisationen, fordi dokumenterne fra det gamle system er svære eller umulige at finde. Eller at det nye system forsinkes, fordi migreringen driller.

Værst er det naturligvis, hvis dokumenternes retsgyldighed er forsvundet i processen.

I en anden artikel har vi beskrevet, hvorfor en migrering er kritisk, så fokus her er på at karakterisere en dokumentmigrering for at belyse kompleksiteten.

 
 
 
 
 
 
 
 

Metadata

Et dokument består af en eller flere filer plus et antal kritisk metadata, så handler en migrering om at flytte dokumentet i sin helhed – alle filer og metadata.

Du kan læse mere om dette i denne artikel.

Systemer er forskellige og ofte skal metadata transformeres på vejen fra det gamle til det nye system, så dokumentet passer ind i det nye system, og den måde man ønsker at bruge det på.

Det er derfor vigtigt ift. at kunne bevare dokumentets integritet, at de transformationer, der sker med metadata, er beskrevne og gennemført konsistent.

 
Dokumentmigrering metadata

Versioner og renditions

Dokumenterne kommer ofte fra dokumentstyringssystemer eller ESDH-systemer, hvor der er versionering, og samme dokument findes således i mange versioner.

Måske i mange renditions (= samme indhold forskellige formater, fx en PDF udgave af et Word dokument).

Dokumenterne skal ofte modtages i rette rækkefølge i det nye system for at versionstræet / renderings-relationen genopbygges korrekt.

Der er ofte andre relationer mellem dokumenter end versions- eller renderings-relationer.

Et dokument er lavet på baggrund af en skabelon, en fil er en vedhæftning / et appendiks til et andet, et antal dokumenter hører til samme sag osv.

Den type relationer kan også være vigtige at bevare.

Disse aspekter – og sikkert flere – er væsentlige forskelle mellem den typiske dokumentmigrering og datamigrering, og noget af det, der gør dokumentmigrering særligt komplekst.

 

Migrering af dokumenter tager tid

Der er en fysisk grænse for, hvor hurtigt en datamængde kan flyttes fra et sted til et andet.

Man kan justere på de fysiske omstændigheder – ekstra servere, større båndbredde osv, men under de givne forhold, er der en grænse.

Det er smart at finde flaskehalsen tidligt i forløbet og måle den hastighed, man kan håbe på.

For skal man proppe et par millioner dokumenter igennem et nøglehul, må man lægge en strategi for, hvordan forretningen skal arbejde i den tidsperiode, det tager.

En udvej er ofte deltamigrering. Derved forstås at man migrerer i etaper.

Et eksempel kunne være, at man migrerer alle, godkendte dokumenter stille og roligt i god til op til go-live, mens lukkevinduet lige inden go-live så handler om at få de sidste med.

Hvis f.eks. derefter venter en måned, hvor man tillader forretningen at gøre “in process” dokumenter færdige og godkendt i det gamle system, hvorefter man så deltamigrerer dem over og endeligt nedlukker det gamle system.

Denne type strategier – eller dem, der er meget mere komplekse – er ofte nødvendige i praksis pga den fysiske tid en migrering tager, og det komplicerer administrationen af migreringen så ganske enormt.

 

Konklusion

Dokumentmigrering kan være en kompleks øvelse. Nogle aspekter er særligt komplicerede.

Det handler om at dokumenter ikke bare er filer, men filer med metadata og relationer til andre dokumenter.

Dertil handler det ofte om store voluminer og ting tager tid.

Når det tager for lang tid til at forretningen kan leve med den påkrævede lukketid, kompliceres det hele yderligere af, at man må migrere i etaper.

Migrering er ikke bare komplekst – det kan også være virkelig alvorligt, hvis processen ikke er kontrolleret nok til, at man bagefter har dokumenter med integriteten bevaret.

Skrevet af

Skriv til mig direkte

vibeke@strator.com

Book et møde

Åbner et separat vindue

Få nyeste viden straks i din indbakke.

Skriv dig op til vores liste og få al den nyeste viden inden for dokument-håndtering.

Dyk Dybere i Digitale Dokumenter

Spørgsmål?

Vi hjælper tungt regulerede virksomheder med at få værdi i deres dokumenthåndtering. Kontakt os i dag og hør hvordan vi kan hjælpe dig.