Dokumentmigrering versioner og renditions

Hvorfor er dokumentmigrering komplekst?

Dokumentmigrering undervurderes ofte – både i forhold til kritikalitet og kompleksitet. Vi har i denne artikel fokus på at karakterisere en dokumentmigrering for at belyse kompleksiteten.

·

Dokumentmigrering undervurderes

Det er desværre ikke sjældent, at vi oplever, at den opgave, der ligger i migrering af dokumenter, bliver totalt undervurderet både ifht til omfang og kritikalitet. Når man ikke har prøvet det før, lyder det heller ikke så svært at flytte dokumenter fra et system til et andet, så det er forståeligt nok. Det er en fejl de fleste af os, der arbejder med dokumenter nok er kommet til at begå. 

Det er simpelthen så ærgerligt, at et nyt system, som ellers er godt, ikke modtages positivt i organisationen, fordi dokumenterne fra det gamle system er svære eller umulige at finde – eller at det nye system forsinkes, fordi migreringen driller. Værst er det naturligvis, hvis dokumenternes retsgyldighed er forsvundet i processen.

I en anden artikel har vi beskrevet, hvorfor en migrering er kritisk, så fokus her er på at karakterisere en dokumentmigrering for at belyse kompleksiteten.

Metadata

Et dokument består af en eller flere filer plus et antal kritisk metadata, så handler en migrering om at flytte dokumentet i sin helhed – alle filer og metadata. Du kan læse mere om dette i denne artikel.

Systemer er forskellige og ofte skal metadata transformeres på vejen fra det gamle til det nye system, så dokumentet passer ind i det nye system, og den måde man ønsker at bruge det på. Det er derfor vigtigt ifht at kunne bevare dokumentets integritet, at de transformationer, der sker med metadata, er beskrevne og gennemført konsistent.

Dokumentmigrering metadata

Versioner og renditions

Dokumenterne kommer ofte fra dokumentstyringssystemer eller ESDH-systemer, hvor der er versionering, og samme dokument findes således i mange versioner. Måske i mange renditions (= samme indhold forskellige formater, fx en PDF udgave af et Word dokument). Dokumenterne skal ofte modtages i rette rækkefølge i det nye system for at versionstræet / renditons-relationen genopbygges korrekt.

Der er ofte andre relationer mellem dokumenter end versions- eller rendition-relationer. Et dokument er lavet på baggrund af en skabelon, en fil er en vedhæftning / et appendiks til et andet, et antal dokumenter hører til samme sag osv. Den type relationer kan også være vigtige at bevare.

Disse aspekter – og sikkert flere – er væsentlige forskelle mellem den typiske dokumentmigrering og datamigrering, og noget af det, der gør dokumentmigrering særligt komplekst.

Migrering af dokumenter tager tid

Der er en fysisk grænse for, hvor hurtigt en datamængde kan flyttes fra et sted til et andet. Man kan justere på de fysiske omstændigheder – ekstra servere, større båndbredde osv, men under de givne forhold, er der en grænse. Det er smart at finde flaskehalsen tidligt i forløbet og måle den hastighed, man kan håbe på. For skal man proppe et par millioner dokumenter igennem et nøglehul, må man lægge en strategi for, hvordan forretningen skal arbejde i den tidsperiode, det tager. En udvej er ofte deltamigrering. Derved forstås at man migrerer i etaper. Et eksempel kunne være, at man migrerer alle godkendte dokumenter stille og roligt i god til op til go-live, mens lukkevinduet lige inden go-live så handler om at få de sidste med. Evt venter man derefter en måned, hvor man tillader forretningen at gøre “in process” dokumenter færdige og godkendt i det gamle system, hvorefter man så deltamigrerer dem over og endeligt nedlukker det gamle system. Denne type strategier – eller dem, der er meget mere komplekse – er ofte nødvendige i praksis pga den fysiske tid en migrering tager, og det komplicerer administrationen af migreringen så ganske enormt.

Konklusion

Dokumentmigrering har nogle aspekter, som er særligt komplicerede. Det handler om at dokumenter ikke bare er filer, men filer med metadata og relationer til andre dokumenter. Dertil handler det ofte om store voluminer og ting tager tid. Når det tager for lang tid til at forretningen kan leve med den påkrævede lukketid, kompliceres det hele yderligere af, at man må migrere i etaper. Migrering er ikke bare komplekst – det kan også være virkelig alvorligt, hvis processen ikke er kontrolleret nok til, at man bagefter har dokumenter med integriteten bevaret.