Vi passer godt på os selv

Hvor godt passer du på dig selv?

Bruger du tid på at holde dig fysisk og mentalt i form?

Løber turer, løfter vægte i dit lokale fitnesscenter? Spiser sundt? Måske du endda har kastet dig over meditation, som mange andre under Corona?

Vi bruger meget tid og energi, og mange penge på at være på toppen.

Vores ejendele. Vores historier.

Vi passer godt på vores historie

Ligesom vores kroppe og sind, bruger vi meget tid og mange penge på at sikre vores historie.

I virksomheder. Os medarbejdere.

Vores videns aktiver. Dokumenter, filer, noter, osv. Såkaldt ustruktureret data.

For hvad nu hvis vi mistede det?

Du har formentlig hørt eller læst statistikkerne og historierne:

“Dokument- udfordringer kræver virksomheder op mod 21,3 i produktivitetstab”

“Op mod 50% af vidensarbejderes tid bruges på oprettelse og bearbejdning af dokumentation”

Der er mange holdninger til det. Men det er svært at benægte mængden af nutidens arbejde foregår i høj grad inde i eller omkring dokumenter. Af en eller anden afskygning.

Kontrakter, tilbud, beskrivelser, planer, præsentationer, noter… 

Vi putter dem i systemer for at sikre dokumenternes integritet, at de fortæller den faktiske sandhed. Vi styrer adgange til dem for at have sporbarhed på ændringer.

Vi bruger desuden omtanke og kræfter på at sikre struktur og metadata, så vi kan genfinde dem. Det er et stort arbejde og er ofte ekstremt dyrt.

 
 

Vi flytter, migrerer, vores historie

Af og til, faktisk ofte, flytter vi dokumenter fra det oprindelige system til et andet. Et nyere, smartere eller måske bare billigere system end det foregående.

Det er da ligetil, ikke sandt?

STOP. Tag en dyb indånding og tænk dig om, et øjeblik. Her er der mange der træder i spinaten.

I det øjeblik dokumenter forlader et system, er de ikke længere under systemets kontrol.

Lige der, i det øjeblik, er der risiko for, at man taber alle de kræfter, den tid og de penge, man har brugt på at sikre dokumenterne, på gulvet.

  • Tænk, hvis man bagefter ikke kan finde dokumenterne, fordi metadata er blevet forringet, forsvundet eller meningsløst.
  • Tænk, hvis dokumenterne ikke har været sikret under transporten og er kommet i de forkerte hænder.
  • Tænk, hvis dokumenternes elektroniske signatur ikke er gyldig efter migrering.
  • Tænk, hvis man ikke længere kan påberåbe dokumentet retsgyldighed.

Det – og andet – kan ske, hvis processen for flytning af dokumenterne ikke er korrekt.

Derfor er migrering en kritisk operation.

Integritet

Retsgyldighed! Lyder det lidt hysterisk?

Vi piller jo ikke ved filen – den flyttes bare. Men det ER en reel risiko, og lidt afhængig af hvorfor man opbevarer dokumentet, og hvilken branche man er i, kan det være mere eller mindre kritisk.

Vi har skrevet en artikel om hvad et dokument egentlig er, som går mere i dybden med dette. Men kort sagt er dokumentets indholdsfil – som vi ganske rigtigt næppe ændrer ved i en migrering – kun den ene del af dokumentet.

Der er også metadata – heraf vil nogle typisk være kritiske for forståelsen af den kontekst, dokumentet hører til.

F.eks. er en mail uden dato, afsender og modtager ikke meget værd i en retssag. Det kan være en elektronisk signatur i det gamle system, så som nogle metadata (evt endda skjult i nogle logs), og uden dem er dokumentet ikke længere bevisligt signeret.

Læs mere om det specifikke problem med elektronisk signatur her.

 
 
 
 

Regulering

I svært regulerede brancher som life science, er det kritisk at have en fuldt kontrolleret migreringsproces.

I andre brancher er ovenstående måske kun meget vigtigt for visse dokumenter.

Men ærligt talt: din virksomhed gemmer vel kun dokumenter, fordi de skal bruges til noget.

Der kan være formelle krav om, at der er styr på dokumenterne – kontakter, retssager, myndighedskrav.

Hvis der ikke er formelle krav, så er der nok uformelle krav.

For hvem ønsker at basere beslutninger på information fra et dokument fundet i virksomhedens arkiv, som man ikke kan se, er originalt, skrevet af hvem og hvornår og i hvilken kontekst.

Selvom der ikke for alle jeres dokumenter er formelle krav om kontrol, så er der nok alligevel underforståede forventninger til et vist niveau af kontrol.

Migrering - life science

Konklusion

Arbejder du i en reguleret virksomhed, som f.eks. life science, så er det ret enkelt – kravet er en fuldt kontrolleret migreringsproces.

Arbejder du ikke i en stramt reguleret virksomhed, er der så ganske bestemt elementer, som man slipper nemmere over også i forbindelse med en migrering.

Men at migrering er en kritisk operation, der skal udføres under kontrol, gælder i vores perspektiv altid.

2 Responses

Comments are closed.