Dokumentmigrering

Hvorfor er dokumentmigrering en kritisk operation?

Dokumentmigrering undervurderes ofte – både i forhold til kritikalitet og kompleksitet. Vi diskuterer den faglige baggrund for kritikaliteten og trækker et par eksempler frem.

·

Vi passer godt på vores dokumenter

Vi bruger tid og penge på at sikre vores digitale dokumenter i systemer for at sikre dokumenternes integritet, styre adgange til dem og have sporbarhed på ændringer. Vi bruger desuden omtanke og kræfter på at sikre struktur og metadata, så vi kan genfinde dem. Det er et stort arbejde og koster ganske ofte temmelig meget.

Så kommer tidspunktet, hvor dokumenterne skal flyttes eller med en mere teknisk betegnelse migreres.

I det øjeblik dokumenterne forlader systemet, er de ikke længere under systemets kontrol. Lige der, i det øjeblik, er der risiko for, at man taber alle de kræfter, den tid og de penge, man har brugt på at sikre dokumenterne, på gulvet.

  • Tænk, hvis man bagefter ikke kan finde dokumenterne, fordi metadata er blevet forvansket, forsvundet eller meningsløst.
  • Tænk, hvis dokumenterne ikke har været sikret under transporten og er kommet utilsigtedes hænder.
  • Tænk, hvis dokumenternes elektroniske signatur ikke er gyldig efter migrering.
  • Tænk, hvis man ikke længere kan påberåbe dokumentet retsgyldighed.

Det – og andet – kan ske, hvis processen for flytning af dokumenterne ikke er korrekt. Derfor er migrering en kritisk operation.

Integritet

Retsgyldighed! Lyder det lidt hysterisk? Vi piller jo ikke ved filen – den flyttes bare. Men det ER en reel risiko, og lidt afhængig af hvorfor man opbevarer dokumentet, og hvilken branche man er i, kan det være mere eller mindre kritisk.

Vi har skrevet en artikel om hvad et dokument egentlig er, link, som går mere i dybden med dette, men kort sagt er dokumentets indholdsfil – som vi ganske rigtigt næppe ændrer ved i en migrering – kun den ene del af dokumentet. Der er også metadata – heraf vil nogle typisk være kritiske for forståelsen af den kontekst, dokumentet hører til i. Fx er en mail uden dato, afsender og modtager ikke meget værd i en retssag. Fx kan det, der udgør en elektronisk signatur i det gamle system, være nogle metadata (evt endda skjult i nogle logs), og uden dem er dokumentet ikke længere bevisligt signeret. Læs mere om det specifikke problem med elektronisk signatur her.

Regulering

I svært regulerede brancher som life science, er det kritisk at have en fuldt kontrolleret migreringsproces. I andre brancher er ovenstående måske kun meget vigtigt for visse dokumenter. Men ærligt talt: din virksomhed gemmer vel kun dokumenter, fordi de skal bruges til noget. Der kan være formelle krav om, at der er styr på dokumenterne – kontakter, retssager, myndighedskrav. Hvis der ikke er formelle krav, så er der nok uformelle krav. For hvem ønsker at basere beslutninger på information fra et dokument fundet i virksomhedens arkiv, som man ikke kan se, er originalt, skrevet af hvem og hvornår og i hvilken kontekst. Så selvom der ikke for alle jeres dokumenter er formelle krav om kontrol, så er der nok alligevel underforståede forventninger til et vist niveau af kontrol.

Migrering - life science

Konklusion

Arbejder du i en reguleret virksomhed som fx life science, så er det ret enkelt – kravet er en fuldt kontrolleret migreringsproces. Arbejder du ikke i en stramt reguleret virksomhed, er der så ganske bestemt elementer, som man slipper nemmere over også i forbindelse med en migrering. Men at migrering er en kritisk operation, der skal udføres under kontrol, gælder i vores perspektiv altid.