Et dokument

Content er dokumentets indhold. Det kan være en Wordfil, som de fleste af os automatisk tænker på, når vi hører ordet dokument. Men i denne kontekst kan det være flere filer i forskellige formater, det kan også være lyd, billeder eller video sågar sms’er eller tweets osv.

Metadata kan beskrive dokumentet, beskrive den kontekst dokumentet er blevet til / bruges i eller dokumentere dokumentets historik og meget andet. Metadata er med til at give dokumentet autenticitet. Fx er afsenderen af en email og dato og klokkeslæt for afsendelsen meget centrale oplysninger ifht at forstå indholdet af dokumentet (i dette tilfælde emailen). 

Metadata bruges i hverdagen også til at fremsøge dokumenter på, men de har altså også en anden og dybere funktion i at underbygge indholdet.

I rigoristisk forstand består dokumenter således ikke kun af filerne. Indholdsfilerne og metadata udgør tilsammen et dokument.

En record

En record er defineret som evidens for en forretningstransaktion. Mange af de dokumenter, vi opbevarer i virksomheder, opbevares netop fordi, de dokumenterer noget væsentligt. Skal et dokument være evidens og bruges som sådan, så må vi sikre, at vi behandler det, så vi kan sandsynliggøre overfor en tredjepart, at det er autentisk og ikke manipuleret.
Der har derfor udviklet sig et fagligt speciale i håndtering af records – records management – og der er udviklet rigtigt gode retningslinjer for, hvordan records bør behandles. Især kan nævnes ISO standarden for records management, der er under fornyelse i skrivende stund, men lige nu hedder ISO 15489.

Her vil vi blot kradse i overfladen og sige, at pointen er, at records skal behandles, så de til enhver tid bevarer deres pålidelighed, autenticitet, integritet og brugbarhed og dermed – blandt andet – deres retsgyldighed. Ikke nok med at de skal behandles således – vi skal også kunne dokumentere eller som minimum sandsynliggøre, at de er blevet korrekt behandlet.

Mine dokumenter er ikke records...

Ikke alle dokumenter, vi arbejder med, er records. Naturligvis ikke, og man skal selvfølgelig ikke trække det helt store artilleri frem, når det ikke er nødvendigt. Men vi kan nok godt antage, at din virksomhed gemmer dokumenter, fordi de kan bruges til noget. Skal dokumenter kunne bruges, må man turde have en vis tiltro til dokumenternes indhold. Så selvom der ikke er formelle krav om at behandle de pågældende dokumenter som records, vil de grundlæggende færdselsregler for records, alligevel vil være gode guidelines at følge. Vi kan dog se bort fra kravet om at kunne dokumentere korrekt behandling. 

Record

Operationer på dokumenter

Vi i Strator interesserer os blandt andet meget for dokumentmigrering, altså at flytte dokumenter fra et system til at andet. Helt grundlæggende må vi med ovenstående viden kræve at dokumenterne bevarer integriteten under migreringen, ellers har dokumentet (som oftest) alligevel ingen værdi bagefter. Det involverer at migrere korrekt.  Men inden vi overhovedet kommer så langt som til at flytte noget, må vi sikre os at vi ved, hvad  dokumentet består af, så vi får det hele med.

Migrering er blot ét eksempel blandt mange på en operation på et dokument. Operationen kunne også bare være noget så elementært som opsamling og registrering.

Hvorfor er det vigtigt at kunne definere et dokument?

Nu er vi endelig nået frem til at svare på, hvorfor det er vigtigt at kunne definere, hvad et dokument er: Det er vigtigt at definere meget præcist, hvad vores dokument består af, herunder hvilke metadata, der er betydende, for vi er i stand til at sikre, at vi udfører vores operation på det komplette dokument. Det er den allermest basale forudsætning for at dokumentets integritet kan bevares ved en operation, at vi forholder os til, hvad dokumentet helt præcist er.

2 Responses

Comments are closed.