Konvertering af dokumenter

Case: Ensartet layout over flere filer

TAGS:

Netop som man er har samlet et antal forskellige filer til et ensartet layout i en samlet udgivelse, tikker en mail ind med en korrektion, og så skyder sidenummerering sov sig. Casen her bruger skabeloner og konverteringsteknologi.

·

Case

Man vil gerne samle et antal filer til en pæn ensartet udgivelser et ensartet layout. Måske skal der være bestyrelsesmøde. Dagsordenen har nogle punkter, som hver har nogle materialer bag sig. Disse materialer er leveret af en række af forskellige personer. Slutresultatet skal være et sammenhængende materiale – en bog – med en forside, dagsordenen og så de forskellige materialer med ens font, header, footer, fortløbende sidenummerering osv.

Formatkaos

Vi ser vores kunder kæmper med flere forskellige problemer under forberedelsen af disse “bøger”. Det er svært at bevare et ensartet layout, at holde øje med ændringer i sidste øjeblik og stadig være rettidig med offentliggørelse og distribution. Udfører man ikke det omstændelige arbejde ser det ikke kun uprofessionelt ud. Modtagerne af materialet kan ikke antages at kunne håndtere mulige formater, så der kan opstå læsbarhedsproblemer, illustrationer kan forsvinde osv. Desuden kan vi være ret sikre på, at det bliver tilgået både fra pc, mac, telefoner, tablets osv.

Automatisk ensartet layout

Med konverteringsteknologier, word- (og andre) skabeloner og lidt teknisk knofedt, kan man komme rigtigt langt. Vi har tidligere lavet en lille løsning til netop det eksempel ovenfor med mødematerialer, som i stikord kunne:

  • Acceptere stort set alle dokumenttyper
  • Tillade oprettelse af skabeloner for ensartet layout
  • Genere den endelige publikation på sekunder, fordi så meget kunne forberedes
  • Give fuld dynamisk kontrol over indholdsfortegnelse, kapitel forsider, headers / footers osv.
  • Konvertering til pdf

Teknologi til konvertering

 

Det, vi gerne vil med denne artikel er, at slå et slag for den utroligt brede anvendelse teknologi til konvertering kan have. Konverteringsteknologi kan opfattes som en motor, der kører i baggrunden og sikrer at alt, der kommer forbi den bliver bearbejdet, så det bliver ensartet. Nogle teknologier kan “bare” konvertere, andre kan en masse avanceret, som at arbejde med at påtrykke metadata som vandmærker,  identificere og fjerne ord el. lign. Men det helt basale som sikker at alle der ser et dokument, ser det samme – også om mange år – er ganske centralt. Og teknologierne er hverken særligt dyre eller avancerede at sætte op og lære at bruge. Så det her halvhjertede med save-as-pdf og så i øvrigt en masse knofedt, kan erstattes af helt eller delvist automatiserede konverteringsløsninger.