Case: Sikker modtagelse af kritisk, klinisk dokumentation (eTMF) i Life Science

people men technology room

Del Artiklen

Del på facebook
Del på linkedin
Del på twitter
Del på email

Modtag elektroniske Trial Master Files (eTMF) sikkert, under kompleks regulation.

Kort version

Vores kunde, en større dansk farmaceutisk virksomhed (Sponsor) bad os hjælpe med at løse en gentagende udfordring. De modtager en høj frekvens af dokumenteret data, fra kliniske tests på mennesker af deres medicinske præparater.

Dokumentationen leveres i forskellige, digitale formater, med mange forskellige datapunkter. Ved modtagelse skal studierne importeres ind i kundens eget dokumentationssystem.

Dette foreskrives og håndhæves i stigende fra af myndighederne (FDA, EMA, m.fl.), som direkte kan påvirke virksomhedens forretning hvis ikke standarder og regulativer bliver overholdt.

Dyre (regulatoriske) domme

Det mest oplagte alternativ til vores hjælp var det mest oplagte alternativt for Sponsor at ansætte folk (bl.a. studenter) til at stå for processen, håndteret primært manuelt.

Strator blev bedt om hjælp til design af metode og proces, valg af teknologi og kvalitetssikring af disse.

Med værktøjet migration-center™ og Strator-metoden DocRight© skabte vi en kontinuerlig process for Sponsor, der sikrer optimal flytning af test-dokumentation fra deres leverandørers systemer ind i deres eget.

Med vores tidligere samarbejde med Strator var vi sikre på, at vi fik et løsningsforslag vi kunne stole på. Resultatet er at vi i dag har nedbragt fejrater og tid til rettelser markant, ifm. import af eTMF’er fra CRO’er.

Document specialist @ Life-science virksomheden

Resultatet efter knap et år fra start er, at Strator nu har ansvar for leverance af modtagelse og import af kliniske studier.

Det gør at Sponsor nu kan fokusere deres tid på at bearbejde data og dokumentation og sikre markedsføring af præparaterne. Samtidig sikrer det kundens kapitale udgifter ikke stikker af ifm. risici forbundet med tidsbegrænsede ansættelser.

Disclaimer

Vi må hverken henvise til navne eller eksakte resultater grundet NDA med kunden. Kunden har godkendt teksten for fakta.

Vi refererer til vores partner fme AG og deres software migration-center ©. Eksterne links er sikret iht. de gældende standarder og overholder EU’s persondataforordning (GDPR).

Kortere tid til markedet

COVID-19 har på mange måder vendt op og ned på den måde vi driver forretning på.

Vacciner er blevet noget alle snakker om. Og har en holdning til.

Fra “Ja tak, kom med dem!”, til “Kan man nu stole på dem?” og, ej at forglemme, “Bill Gates har smidt microchips i dem og vi bliver alle hjernedøde zombier”.

Summa summarum. COVID-19 vaccinerne blev udviklet på rekordtid. Det kan vi alle blive enige om.

“Vacciner på rekordtid”

Det tog mindre end 1 år fra virus blev opdaget til verden kunne begynde udrulning af vaccinerne.

Normalvis tager det 15 år!

Selv efter mange år i industrien kan jeg godt forstå, hvis man rynker på panden. Naturlig skepsis er aldrig dumt.

Ny teknologi eller…

Messenger ribonucleic acid (mRNA), som er den teknologi Moderna og Phizer/BioNtech benytter, er bl.a. en af forklaringerne.

En anden del er ønsket fra verdensleder og myndigheders (WHO, WADA, FDA, osv.) side, at få

Det kan være et spørgsmål om liv og død

En anden væsentlig faktor, som du nok allerede har gættet, er dokumentationskravet. Kvantitativt og kvalitativt data på præparatets virkning, foretaget på hhv. dyr og mennesker.

Under såkaldte kliniske forsøg udføres sådanne tests typisk af eksterne leverandører, bedre kendt som Contract Research Organisations (CRO).

Det kan være et spørgsmål om liv og død, som COVID-19 vaccineprogrammet også måtte sande (læs: flere landes afskaffelse af AstraZeneca & Johnson Johnson, grundet mistanke om sammenhæng mellem vaccinerne og fatale blodpropper i visse patienter).

Liv og død for os der afhænger af medicinen.

Liv og død for virksomheden der udvikler den, som eks. danske Orphazyme fornyligt måtte sande.

At holde styr på dokumentationen, på tværs af sponsor og leverandør er sjældent en dans på roser.

Det er ofte fejlbehæftet, vanskeligt at integrere og generelt meget dyrere end hvad de indledende estimater fortæller.

Vi har de seneste år arbejdet med en større dansk, farmaceutisk virksomhed, der sponserer kliniske forsøg til CRO’er. Mange af dem modtages jævnligt, i forskellige formater og strukturer.

Vi hjalp dem med at løse deres udfordring med gentagende modtagelse af kliniske tests fra CRO, typisk i eTMF format, ind i egne systemer.

Udfordringen

De modtager jævnligt store mængder data og dokumentation fra eksterne leverandører. Dokumentationen leveres i et virvar af formater, som vores kunde (Sponsor) skal importere ind i deres egne dokumentationssystem (EDM)

Som de fleste tester de deres præparater på både dyr og mennesker. Typisk kaldet study trials (trial). Det er blevet kutyme at menneskelige test udliciteres og udføres af eksterne leverandører, såkaldte Contract Research Organizations (CRO).

Disse CRO’er enten samarbejder med eller selv udliciterer tests til underleverandører, som f.eks. lægehuse, som så sender deres data til CRO, som skal samle det sammen, osv.

Hvis alle rapporterede deres data ensartet, så ville udfordringen være nærmest ikke eksisterende. Men som du nok har gættet, er virkeligheden en anden.

At skulle stå for rekruttering af bl.a. studentermedhjælpere til, at en opgave, der næppe ville få dig eller mig til at juble, var ikke en særligt attraktiv løsning.

Document specialist @ life-science virksomheden

Kliniske studier

Markedsføring

Dokumentationen af disse studier er kritisk, da det direkte påvirker hvorvidt Sponsor får tilladelse til at markedsføre præparatet markedet.

Helt konkret vil du genkende dokumentationen her som den indlægsseddel du finder i f.eks. din pakke med paracetamol.

Lovgivningen og reguleringen varier fra marked til marked, men følger typisk det amerikanske Fødevare Agentur, FDA’s anvisninger. I Europa har derudover det Europæiske Medicinal Agentur (EMA), som de fleste lokale styrelser rådfører sig ved.

Hvis et agentur finder, at dokumentationen er mangelfuld eller misvisende, kan de delvist eller helt stoppe operationen for medicinalvirksomheden. Det kan sågar medføre bødestraf.

Kort sagt, det at gå til marked med medicin er langt fra som at sælge lerpotter på Hjallerup Marked. Det er en lang og omkostningstung proces. Men det er til gavn for slutbrugeren, der afhænger af medicinen og dens virkning.

“Vi har set eksempler på andre der har tabt trecifrede millionbeløb, fordi myndighederne ikke godkendte den indsendte dokumentation”

Mennesketest

For at du forstår baggrunden, dykker vi kort ned hvad trials er og hvad det har til formål.

Et trail udføres bl.a. ved at give præpareret til en gruppe mennesker, som frivilligt har sagt ‘ja’ til deltagelse. En del af gruppen vil så få præparatet, hvor den anden del vil få en placebo.

Igennem trial vil disse blive monitoreret og løbende undersøgt af CRO, der slutteligt sender data og fund, dokumenteret, til Sponsor.

Det vil slutteligt udmunde i en effektivitetsgrad for præparatet (ligesom COVID-19 vaccinerne).

  • 37,8%
  • 69,1%
  • 94,8%

Mange faktorer kan påvirke resultatet. Forsøgspersonener, deres sundhedshistorik, deres adfærd, deres omgivelser, sæson, CRO’ens metoder, osv.

Resultatet dokumenteres og skal efterfølgende integreres med Sponsor’s egne resultater, dokumentation og systemer. Det foreskriver myndighederne (FDA).

Trial Master File

Leverancen af trails sker i form af en fil, en Trial Master File (TMF).

Før EDB og IT hed den det samme. Sætter du strøm og IT til vil det typisk kaldes en elektronisk Trial Master File (eTMF). Et fil-format, som så mange andre.

Overdragelsen kan ske på mange måder. I vores Sponsor’s tilfælde er der opsat et FTP-site hvori CRO’er uploader eTMF’er i, som så skal hentes af Sponsor (og Strator).

Filer, formater, tegn, systemer…

Du har nok allerede gættet at det ikke er så lige til, som det kan lyde. Mange ting kan gå galt eller på anden måde obstruere processen.

Foruden den allestedsnærværende elefant i rummet, mennesker, så er alt fra leverandør systemer, processer, formater, karakterer og tegn variabler, der kan få kæden til at knække.

Vi har samlet en artikel over de hvad der kan gå galt og hvorfor flytning af dokumenter er så kompleks en handling her.

Dernæst stilles der ikke krav for myndighedernes side for hvordan sådanne TMF’er struktureres. Selvom der findes referencemodeller (bl.a. DIA), er det helt op til CRO’en selv at strukturere leverancen.

Sponsor skal ved import tilføre meta-data til TMF’s indhold, helst i form af regler, der angiver sammenhængene ift. Sponsors egen dokumentation.

I farmaceutiske virksomheder, som Sponsor, er det derudover et krav at følge såkaldt GxP, en betegnelse for god praksis i udførelse af branchens faser.

Løsningen

Vi går altid pragmatisk til værk, med vores model og værktøj. I dette tilfælde er værktøjet migration-center™ fra fme AG. migration-center vender vi tilbage til.

På baggrund af vores erfaring og agile projektmodel, DocRight©, byggede vi i samarbejde en process-model, tilpasset Sponsors industri, regulatoriske krav og GxP.

Med DocRight© gik vi fra start iterativt til værks, testede nogle indledende TMF ift. importen i Sponsor’s system.

Efter nogle tests og ‘ok’ fra Sponsor satte vi os for processen og beskrev den i en håndbog.

Hver gang en ny TMF skal modtages til import ind i Sponsors system går vi håndbogen igennem som en protokol. Det sikrer at vi altid ved hvor flaskehalse opstår og kan rette til hurtigt, hvis noget uventet skulle ske.

Vi overvejede om vi skulle ansætte og optræne egne folk til jobbet. Men det kræver mange resurser at skulle dem [ansatte] op til noget så kritisk.

DOCUMENT SPECIALIST @ LIFE-SCIENCE VIRKSOMHEDEN

Teknologi: migration-center

Migrering af data og dokumenter er forskellige. Drag/drop og copy/paste er bare ikke en løsning.

Det kræver specialdesignet værktøj. Vores foretrukne er migration-center™, som har mange år på bagen og er gennemprøvet i mange regulerede brancher, hvor ustruktureret data (læs: dokumentation) finder sted.

migration-center™ består af en motor og et cockpit (user interface), hvorfra import (flytning) sker.

Derudover har værktøjet en masse såkaldte migration paths og connectors, speciallavede ‘snabler’ der sikrer forbindelser mellem forskellige typer dokument-systemer og formater. (F.eks. Veeva til Documentum, SharePoint til Veeva, m.fl.)

I en dokument-import (læs: dokumentmigrering) er der altid en kilde og en destination. Connectors sikrer at stien imellem systemer.

Det sker vha. en scanner som forstår kildesystemet, og en importer, som forstår modtagesystemet.

Mange af markedets standardsystemer er dækket out-of-the-box . I dette tilfælde var det fra et filsystem til Documentum.

Der er altid noget at gøre for en husmor…

Process for import

1 Datakilden skannes for dokumenter. I dette tilfælde de udpegede foldere på et fildrev. 

Al tilgængelig dokument-metadata hentes ind fra kilden. (F.eks. regneark med metadata eksporteret fra CROens system eller et XML-dump eller blot den information, der ligger i en foldersti – hvad CROen nu engang kan levere)

Nu er dokumenter og metadata inde i migration-center™, installeret indenfor vores kundes eget netværk og infrastruktur.

2 Bearbejdningen af de skannede dokumenter. Det går kort sagt ud på at de metadata, som vi har skaffet ved skanningen bearbejdes, så vi får de metadata, som kundens system kræver.

Her er vi afhængige af at kunne etablere regler. I et konkret eksempel skal vi finde Country et sted i en foldersti til filen.

Andre gange leveres metadata fra kundens system med Country angivet, men efter en anden standard end kundens.

Der er altid noget at gøre for en husmor…

Regler opsættes og migreringen simuleres. Det tager ikke lang tid, da det kun er metadata der gennemregnes – dokumenter skal ikke flyttes nu.

Vi ser på resultatet og vurderer om vi er tilfredse.

Men vi kan også få lidt mere hjælp af værktøjet.

De centrale metadatasregler i Sponsors system kan importeres / sættes op i migration-center, og i så fald kan migration-center™ udpege de værdier som forbryder sig mod de regler. Det er en stor hjælp.

Vi fortsætter med at rette til og simulere, til vi er tilfredse. Når vi er tilfredse, har vi en konfiguration i migration-center™, som passer lige præcis til dette datasæt.

3 Importen startes, og dokumenterne importeres.

Afslutningen på bearbejdningen sker i form af en konfiguration af og i migration-center™ som passer til datasættet.

Den konfiguration kan i sin helhed flyttes mellem miljøer, den kan gemmes til senere brug osv. Det gøres via cockpittet i migration-center™.

Processen, gentaget

Herfra starter vi altid i testmiljøet med en kopi af en repræsentativ delmængde af (eller alle) dokumenterne i datakilden.

Vi laver en migrerings-specifikation, som bl.a. beskriver de mappings, som vi skal konfigurere.

Iterationer over specifikation og konfiguration gennemføres. Når begge dele er færdige, stater vi importen.

Den import vi nu laver i testmiljøet, kan vi validere. Når vi har valideret importen ved vi, at værktøjet tager dokumenter og data fra kilden, og afleverer dem i modtagesystemet præcis, som vi ønsker det.

Konfigurationen i migration-center™ kan eksporteres som én fil igennem en standardfunktion i migration-center og derfra importeres i produktionsmiljøet.

På den måde sikrer vi at hver import testes igennem før, at den rammer Sponsors interne systemer.

Vil du høre mere?

Få resten af historien og andre gode anekdoter fra vores arbejde med regulerede kunders kritiske, digitale dokumentation.

Opdateres…

Skrevet af

Skriv til mig direkte

vibeke@strator.com

Book et møde

Åbner et separat vindue

Få nyeste viden straks i din indbakke.

Skriv dig op til vores liste og få al den nyeste viden inden for dokument-håndtering.

Dyk Dybere i Digitale Dokumenter