Document management

Best practice: Dokumenthåndtering – Terminologi og index

Denne side har to formål. At forklare terminologi fra dokumentstyringsverdenen. At guide til artikler, der omhandler begreberne.

·

Denne side

I vores hverdag oplever vi, at nogle af de begreber, vi kaster om os med, betyder noget meget præcist i vores hovede og vores faglige verden, men forstås anderledes af en udenfor fagområdet. Et godt eksempel er ordet “et dokument”. Hvem ved ikke hvad et dokument er? Men vi mener jo noget meget præcist med ordet.

Denne side har to formål.

  • At forklare terminologi fra dokumentstyringsverdenen
  • At guide til artikler, der omhandler begreberne

Om det lykkes, må tiden vise. Vi er så småt i gang med at opbygge den. God læselyst.

A C D I M R V

Opslag
A

Arkiv

Et arkiv er et system med inaktive dokumenter, altså dokumenter, der ikke længere skal ændres.

C

Content

Content er dokumentets indhold. Det kan være en Wordfil, som de fleste af os automatisk tænker på, når vi hører ordet dokument. Men i denne kontekst kan det være flere filer i forskellige formater, det kan også være lyd, billeder eller video sågar sms’er eller tweets osv.

D

Dokument

Et dokument betstår af en eller flere indholdsfiler (content) og metadata, der beskriver dets kontekst

Deltamigrering

Efter en migrering af dokumenter fra gammelt til nyt system er gennemført, kan det være relevant at lade brugere færdiggøre noget arbejde i det gamle system i en kortere periode. Derefter må man migrere de dokumenter, der er blevet ændret siden migreringen. Dette – og andre etapevise migreringer – kalder vi deltamigrering.  

I

Integritet

Et af de centrale krav til records er, at de skal bevare deres integritet. Ved integritet forstås at dokumentet fremstår autentisk og i sin helhed. 

M

Metadata

Metadata beskriver dokumentet, den kontekst dokumentet er blevet til / bruges i eller dokumenterer dokumentets historik og meget andet. Metadata er med til at give dokumentet autenticitet. Fx er afsenderen af en email og dato og klokkeslæt for afsendelsen meget centrale oplysninger ifht at forstå indholdet af dokumentet (i dette tilfælde emailen). 

R

Record

En record er defineret som evidens for en forretningstransaktion. Det vil sige et dokument, der indeholder dokumentation for en forretningshændelse.

Records management

Den disciplin, der handler om at behandle records correct.

Rendering

Rendition

En rendring eller rendition af et dokument er en indholdsfil i et andet format end det originale, men med eksakt samme indhold. For eksempel er et dokument tilblevet i Word og derpå konverteret til PDF. Da siges PDF udgaven at være en rendition af dokumentet. Dette bør ikke forveksles med begrebet version.

Retentionstid

Et dokuments retentionstid er den periode, dokumentet skal bevares.

V

Version

Begrebet version bruges lidt bredere i daglig tale end i dokumenthåndteringsverdenen. Når er dokument ændres indholdsmæssigt, har vi en ny version af dokumentet. Ændres fx formatet taler vi om en rendering.