Denne side
I vores hverdag oplever vi, at nogle af de begreber, vi kaster om os med, betyder noget meget præcist i vores hovede og vores faglige verden, men forstås anderledes af en udenfor fagområdet. Et godt eksempel er ordet “et dokument”. Hvem ved ikke hvad et dokument er? Men vi mener jo noget meget præcist med ordet.
Denne side har to formål.
- At forklare terminologi fra dokumentstyringsverdenen
- At guide til artikler, der omhandler begreberne
Om det lykkes, må tiden vise. Vi er så småt i gang med at opbygge den. God læselyst.
Arkiv
Et arkiv er et system med inaktive dokumenter, altså dokumenter, der ikke længere skal ændres.
Content
Content er dokumentets indhold. Det kan være en Wordfil, som de fleste af os automatisk tænker på, når vi hører ordet dokument. Men i denne kontekst kan det være flere filer i forskellige formater, det kan også være lyd, billeder eller video sågar sms’er eller tweets osv.
Deltamigrering
Efter en migrering af dokumenter fra gammelt til nyt system er gennemført, kan det være relevant at lade brugere færdiggøre noget arbejde i det gamle system i en kortere periode. Derefter må man migrere de dokumenter, der er blevet ændret siden migreringen. Dette – og andre etapevise migreringer – kalder vi deltamigrering.
Dokument
Et dokument betstår af en eller flere indholdsfiler (content) og metadata, der beskriver dets kontekst.
Dokumenter kendes også som en form for ‘ustruktureret data’. Grunden er at de findes i mange forskellige form, typer, formater og størrelser. Derfor kan man ikke bare sammenkæde dem i en database, f.eks. et Excel-ark, og lave data-statestik, udtræk, m.fl. Det kræver specialiserede systemer.
Dokumentklassifikation
Klassifikation af dokumenter handler i grovetræk om kategorisering. Altså placere dokumenter inden for nogle kategorier, der intuitivt fortæller brugere inden for hvilket område dokumentet tilhører.
Det er en klassisk øvelse inden for informations- og biblioteksvidenskaben.
Kategoriseringer kan omfatte domæne, alfabetisering, nummerering, følsomhed, og andre.
Informationsteknologi (IT) giver konstant feltet mere kød på.
Dokumentmigrering
Omhandler flytning af ét eller mange dokumenter fra et dokumentsystem til et andet.
Det kan være fra gammelt til nyt dokumentsystem. Enten på baggrund af en fornyelse eller helt skifte af system.
Hyppige eksempler (afhængigt af industri) er; fra SharePoint til Documentum, Documentum til Veeva,
Det kan også være fra internt til eksternt, eller eksternt til internt system. I Life Science industrien arbejder man meget med eksterne organisationer til at gennemføre tests og studier af medicinske produkter.
Når en virksomhed (Sponsor) hyrer en research-virksomhed (Investigator eller CRO) til dette, så indgår en masse dokumentation. Disse er lovpligtige for Sponsor altid at have tilgængelige, i interne systemer. Det kaldes også for dokumentimport.
Der er mange facetter i en dokumentmigrering, som ofte overses. Det har vi forsøgt at belyse i artiklen, du finder ved at følge linket nedenfor.
Integritet
Et af de centrale krav til records er, at de skal bevare deres integritet. Ved integritet forstås at dokumentet fremstår autentisk og i sin helhed.
Metadata
Metadata beskriver dokumentet, den kontekst dokumentet er blevet til / bruges i eller dokumenterer dokumentets historik og meget andet. Metadata er med til at give dokumentet autenticitet. Fx er afsenderen af en email og dato og klokkeslæt for afsendelsen meget centrale oplysninger ifht at forstå indholdet af dokumentet (i dette tilfælde emailen).
Record
En record er defineret som evidens for en forretningstransaktion. Det vil sige et dokument, der indeholder dokumentation for en forretningshændelse.
Rendering
En rendering eller rendition af et dokument er en indholdsfil i et andet format end det originale, men med eksakt samme indhold. For eksempel er et dokument tilblevet i Word og derpå konverteret til PDF. Da siges PDF udgaven at være en rendition af dokumentet. Dette bør ikke forveksles med begrebet version.
Version
Begrebet version bruges lidt bredere i daglig tale end i dokumenthåndteringsverdenen. Når er dokument ændres indholdsmæssigt, har vi en ny version af dokumentet. Ændres fx formatet taler vi om en rendering.
