Digital arkivering

Best practice: Brug et arkiv når du vil arkivere

Vi gemmer vores dokumenter i forretningssystemet. Er det så et arkiv? I artiklen undersøges begrebet ”et digitalt arkiv”, og nogle få centrale grunde gives til, at det ofte er en god ide at oprette et egentligt arkiv.

·

Hvad er et digitalt arkiv?

Vi vil definere et arkiv som et system med inaktive dokumenter. Inaktiv betyder at dokumenterne er i deres endelige form og derfor ikke længere skal ændres. Skal de fortsat ændres, skal de ikke i arkivet, men forblive i et aktivt system hvor processerne for ændringerne understøttes (det kunne fx være et dokumenthåndteringssystem). Nogle gange – men ikke altid – betyder det, at dokumenterne ikke skal tilgås meget aktivt og eventuelt kun af en mindre medarbejdergruppe end da det var aktivt.

Arkivet er således et sted, hvor dokumenter opbevares til reference. Derfor er det en helt central standardfunktionalitet i et arkiv, at have styr på dokumenternes opbevaringsperiode, også kaldet retentionstid. Hver post i et arkiv skal have tildelt en opbevaringsperiode, der definerer nøjagtigt, hvor længe den skal opbevares.

Hvis data skal gemmes i en meget lang periode, kan det være en god ide at gøre dokumenterne egnede til langtidsarkivering på vejen til arkivet – for eksempel ved at konvertere dem til et format, der er egnet til langvarig opbevaring. Hvis du lægger et Microsoft Word-dokument i et arkiv og vil se det ti år senere, vil du formodentlig have mere glæde af at se en TIFF- eller PDF / A-fil, der ligner dit originale dokument, idet du næppe kan skaffe en 10 år gammel Microsoft Word softwarepakke.

Dertil skal arkivet tilsikre at dokumentets integritet bevares – altså at det bevisligt er originalt og ikke ændret, og at dets kontekst er korrekt repræsenteret. Det vil i praksis sige at dokumentet med relevante metadata – typisk mindst forfatter og datoer – skal arkiveres kontrolleret og derefter ikke kunne ændres.

Arkiv

Hvorfor arkivere?

Alternativet til at arkivere er jo at lade dokumenterne blive, hvor de er – dvs typisk i et aktivt forretningssystem. Der ligger de ofte for så vidt udmærket, så der skal være en god grund til at bruge tid, kræfter og penge på at arkivere. Den gode grund kunne fx være en eller flere af følgende rent praktiske eller økonomiske overvejelser:

  • Det aktive system skal nedlægges. Det er da ofte billigere og nemmere at flytte dokumenterne til arkiv  end at berige metadata så dokumenterne bliver egnede til at være  aktive i det nye system
  • Det aktive system understøtter arbejdsgange godt, men er ikke egnet til at understøtte systematisk arkivering (fx retentionstid og langtidsholdbare dokumentformater)
  • Det aktive system fungerer bedre eller er billigere at drive, hvis de off-loades dokumenter, som ikke er aktive. 

Ovenstående er typiske årsager og kan lægge grunden til en økonomisk business case på oprettelse og drift af et arkiv.

Den bedste grund er dog, at et arkiv er et specialiseret system med forretningskritisk funktionalitet og at et arkiv skal håndteres af fagspecialister i arkivering, typisk kaldet en record manager

Selvom man kan gemme dokumenter i forretningssystemer, er hverken systemerne eller medarbejderne omkring dette, næppe egnede til at drive det, som et arkiv bør drives.

Konklusion

Påstanden herfra er, at det meget ofte giver rigtig god mening – både sikkerhedsmæssigt og økonomisk – at have et centralt arkiv bemandet med en fagspecialist og at off-loade og arkivere fra aktive systemer.