Modtag ekstern dokumentation sikkert: 6 gode råd til at undgå kritiske fejl

Del Artiklen

Del på facebook
Del på linkedin
Del på twitter
Del på email

Copy & Paste?

“Copy & paste. Den virker hver gang… “, sagde ingen i verdenshistorien.

Bevares, kommandoen er enormt brugbar i de sammenhæng hvor du bare skal få en bid indhold fra et sted til et andet. F.eks. et dokument i Word, Excel eller PowerPoint.

Copy, Paste, Copy, Paste, Copy…

Det fungerer ofte også fint, hvis du skal flytte et dokument fra en folder til en anden.

Men hvad så når det er mange dokumenter, særligt komplekse dokumenter, der skal passes ind i mere komplekse folderstrukturer, med varierende attributter, egenskaber og metadata?

Sagen er, Copy & Paste er ikke et perfekt værktøj. Langt fra endda.

Det kan blive dyrt. Rigtig dyrt.

Mange projekter kuldsejler ofte pga. en lemfældig tilgang til det, at flytte digitale dokumenter fra et til et andet sted.

Det er dagligdag særligt i medicinalindustrien, bygge- og anlægsbranchen, og i stigende grad inden for energi og kritisk infrastruktur.

Særligt når ekstern dokumentation, fra underleverandører, skal importeres ind i jeres egne systemer, er der et hav af faldgruber der kan forkludre, forsinke og i værste tilfælde få dokumentation til at forsvinde.

Det kan blive dyrt. Rigtig dyrt. Og det vil vi gerne undgå.

Situationen

Jeg beskriver her situationer, hvor du på vegne af din virksomhed modtager en større, samlet mængde dokumenter, som skal ind i jeres systemer.

Det sker hyppigt i farmaceutiske virksomheder, når en aftalapartner har udført kliniske afprøvninger på vegne af den farmaceutiske virksomhed, og resultaterne foreligger og skal overleveres.

Det sker også, når en bygherre får overleveret en underentreprenørs færdige arbejde, og i rigtigt mange andre lignende situationer.

Opgaven er at sikre, at dokumenterne er i orden og få dem ind i jeres systemer. Er der få dokumenter, er det sådan set bare at gøre det manuelt. Men i situationer som dem vi her ser på, er det ikke få dokumenter.

Det er 10-tusinder eller 100-tusinder af dokumenter.

Dokumenter, dokumenter, doku…

Vi gør den slags for nogle af vores gode kunder, som regelmæssigt modtager store mængder. Ja, vi har for nogle kunder lavet et setup, hvor vi får besked, når der er en ny sending, og så har vi en detaljeret process og teknologi klar, og får det håndteret med minimalt besvær for kunden. Det er på baggrund af de erfaringer, vi har gjort os der, at vi her tillader os at give nogle gode råd videre.

Men der er noget mere til historien – f.eks. hvad er det mere præcist, vi skal aftale.

Det, og flere gode råd, kommer jeg nærmere ind på herunder.

6 råd til at sikre din virksomheds modtagelse af kritisk dokumentation

1. Råd: Få det ind i kontrakten

Vi ved det godt. Det er muligvis allerede for sent. Kontrakten ligger der måske allerede, og du er ikke blevet spurgt.

Se dog alligevel om du kan mase dig ind i kontraktprocessen næste gang. De punkter der bør være med er:

En beskrivelse af leverancen. Det vil være utroligt tidsbesparende for dig, at det er velbeskrevet, hvad og på hvilken form, du vil modtage data. Dels fordi du så kan være forberedt og rykke hurtigt, når leverancen kommer (og det er i sig selv af værdi jf. det andet af de to meget væsentlige råd ovenfor). Men også når du evt. modtager flere sendinger fra mange sider – jo mere ensartet, des nemmere for dig.

Så kunne man indvende: det er jo bare at skubbe besværet over til modparten, så de skal bøvle i stedet.

Beskriv leverancen

Nej, mange leverer fra egne systemer. Det er ofte velbeskrevet hvordan du bedst modtager fra deres systemer og derfor kan de i rigtigt mange situationer tilpasse eksporten til dine ønsker – uden ekstra omkostninger.

Men du skal være indstillet på, at der skal indgås praktiske kompromiser, så det ikke bliver at skubbe aben videre.

Næstbedst er det, hvis kontraktløbet er kørt, at du nu proaktivt rækker ud til din underleverandør og får lavet praktiske aftaler – eller bare får beskrevet, hvad du kan forvente.

2. Råd: Aftaler vedrørende dokumentfilerne

Få overblik over hvilke typer af dokumenter du modtager (f.eks. kontordokumenter, modeller, rå-data osv.)

Forhold dig til hvorvidt I skal modtage dokumenter, som skal versioneres videre af jer selv senere – i så fald er det smart at få originalfilen med.

Husk også at aftale om I har brug for tidligere versioner eller kun den endelige. Oftest er det meste kun den afsluttende dokumentation, hvor f.eks. PDF er et godt valg.

I visse brancher vil det være klogt ligefrem at aftale præcist hvilken version af PDF der er tale om.

Kort sagt – skriv ned hvilke typer af dokumenter, der modtages i hvilke formater. Bed for Guds skyld om at INTET leveres passwordbeskyttet (eller at I har aftalt brugen og udveksling af password systematisk). Vores erfaring viser, at der altid er nogle pilfingre, der har hittet på at password-beskytte noget på eget initiativ – og så står du der med et låst, uanvendeligt dokument.

Nej tak.

3. Råd: Godkendte dokumenter, skal være godkendte… også i dit system

Sædvanligvis vil det være relevant at dokumenterne er godkendte, og at det er tydeligt AT dokumentet er godkendt.

I skal få talt om hvordan dokumenterne godkendes i afsendervirksomheden, for I skal jo have bevis for at de er godkendt – også når de nu herefter bor i jeres system.

Måske bruger de en signatur, som lægges ind i dokumentet – enten en god gammeldags blå pen eller en elektronisk/digital signatur, der leverer et synligt aftryk i dokumentet.

Men I kan risikere at godkendelsen “bor” i historikken i afsenderens systemer – så må I aftale, hvad de så skal levere som bevis for godkendelsen.

Den historik er vigtig at have styr på.

4. Råd: Aftal leverance af metadata

Man kan levere metadata indirekte ved at levere dokumenterne i en bestemt, velbeskrevet filstruktur (f.eks. niveau 2 er Country).

Metadata kan også leveres direkte i en fil ved siden af med entydig reference til filerne. Begge er fint som udgangspunkt – bare det er aftalt.

Det er en meget tidskrævende, process hvis der ift. til dine systemer mangler et stykke metadata på de leverede dokumenter. Ellers må og skal du skaffe det på en eller anden måde. I værste fald skal du manuelt åbne alle dokumenter.

Bedst er, hvis du får det, der SKAL bruges hos dig. Eller som hos en af vores kunder, at du får nok til at du kan lave regler for at udlede resten.

En lille detalje: det er væsentligt at det, der entydigt identificerer dokumentet hos den afleverende part bevares hos den modtagende part, så evt. opfølgende samtaler fremover, mellem de to parter, kan referere entydigt til dokumentet.

Typisk er dokumentnummeret. Bedst er, når det er samme nummer på begge sider af hegnet. Det er det bare ikke altid.

5. Råd: Få “ord” på pakken

Bed afleverende part beskrive, hvad de så faktisk leverer i en pakke, idet de afleverer. Det behøver ikke være med fancy font, farver og grafik.

Blot en beskrivelse, som f.eks. “Der er 10.000 dokumenter. Alle i PDF-format, 81 dog også i word. De ligger fordelt i folderstruktur, der er til hver folder en metadatafil, som er et regneark dækkende filerne i pågældende folder.”

Hvad som helst – bare noget du kan kontrollere mod, så du kan bekræfte, at du har modtaget det, de har haft til hensigt at sende.

Det vil måske overraske nogen, hvor ofte vi finder fejl lige her. Det er ofte en meget manuel øvelse at eksportere og samle tingene til dig. Og der vil ske fejl. Ofte.

Derfor, hvis de i ord beskriver, hvad de havde til hensigt at levere, så kan du tjekke at det stemmer overens med virkeligheden.

6. Råd: Tjek – og tjek hurtigt

Det sidste først. Jo før du opdager en fejl, des nemmere er det at få eftersendt det, der mangler eller er forkert.

Det skal gøres omgående – ellers er den anden part videre i sit liv.

Rådet ovenfor nævner noget man kan tjekke ift. pakken. Men der er også nogle tjeks på de enkelte dokumenter, som du får gavn af at lave. Scan dokumenterne igennem for korrupte filer og password beskyttelse.

Overførsel af store datamængder giver ind imellem korrupte filer. Inden du modtager filen, vil typisk der dels have været lavet en eksport fra et system, en kopi over på noget (f.eks. et FTP-site) og så en kopi ned til dig selv.

Flere gange i den process er der mulighed for at en bit vender sig forkert. Så tjek det. Det sker relativt ofte, at vi finder et par korrupte filer. Hvis muligt og relevant, kan man beregne chek-summer på begge sider af hegnet.

Hvis der er metadatafiler med, så tjek, at der er metadata for alle filer og filer for alt metadata.

Værktøjer som f.eks. migration-center er det vi bruger til at tjekke store datamængder igennem for beskadigede og korrupte filer. En belejlig funktion for et værktøj der migrerer dokumenter fra system til system.

Til sidst er der den gode, gammeldags stikprøvekontrol. Her må du åbne et antal filer rundt i strukturen og sikre at det ser rigtigt ud. Har de overholdt aftalte retningslinjer? Er det overhovedet de rigtige filer?

Vi har, på en kundes vegne, oplevet at modtaget en fuldt færdig, konsistent export af noget fuldstændigt forkert. Det viste sig at være fra et andet projekt. Det KAN man kun opdage ved at åbne et par filer og bruge lidt sund fornuft.

Husk, det er mennesker i den anden ende og vi begår alle sammen fejl. Derfor er det nødvendigt at tjekke noget så banalt.

Du må læne dig op ad at den forudgående process har været ordentligt håndteret. Du kan ikke tjekke alle dokumenter. Men du kan lave nogle “sanity checks”.

Opsummering

Hvis du, lige som mig, er lidt doven, så kan vi faktisk koge rådene ned til to virkeligt vigtige råd:

  1. Aftal hvad du skal have leveret på forhånd
  2. Tjek HURTIGT at det er det, du har fået.

Så kort kan det beskrives.

Konklusion

Ovenstående er noget vi selv gør i de pågældende situationer. Vi har teknologierne til det, så vi kan gøre ovenstående nemt og dertil en del mere, som kræver teknologien.

Men du kan også gøre ovenstående selv. I nogle brancher er der en masse ekstra, som SKAL gøres, som vi ikke berører her.

Du kan også finde en blogartikel om import af TMFer her på sitet. Det handler om at importere data fra de der kliniske forsøg, som vi startede artiklen med. I den artikel fortæller vi mere detaljeret om hvordan vi bruger teknologi til det her – og hvordan vi klarer at leve op til de meget stramme krav, der er til håndteringen af dokumenterne i den farmaceutiske sektor.

Det kan måske inspirere dig. Uanset om du arbejder under stramme regulativer eller ej.

God arbejdslyst

Skrevet af

Skriv til mig direkte

vibeke@strator.com

Book et møde

Åbner et separat vindue

Få nyeste viden straks i din indbakke.

Skriv dig op til vores liste og få al den nyeste viden inden for dokument-håndtering.

Dyk Dybere i Digitale Dokumenter