Konvertering

Arkiver skal vedligeholdes. Et meget vigtigt, men ofte overset aspekt er, at dokumenter og filer altid skal være til rådighed i et brugbart format.

Et aspekt af vedligehold af et arkiv, som ofte overses, er, at det arkiverede materiale skal til enhver tid kunne læses. Det er så ærgerligt at komme ud til en kunde, som har et sirligt arkiv af bånd, der ikke længere fås maskiner til at læse, eller dokumenter i et udgået format, hvor ingen af de programmer, man har i dag kan åbne dem.

Vi anbefaler, at man har en strategi for dette. En strategi kan være at konvertere alle dokumenter til et søgbart PDF format. En anden kan være at opgradere dokumenterne løbende som man opgraderer softwaren (fx skifter til en ny Word-version). Begge dele kan gøres med konverteringsteknologier, så det ikke skal gøres manuelt.

Et godt arkiverings- og dokumentstyringssystem og en politik om at arkivere, gør det ikke alene. For at lette hverdagen for brugerne skal processerne omkring arkivering gennemtænkes og der, hvor der er tidskrævende skridt, skal der kompenseres. Vi har set, at selv små add-ons til de værktøjer, der bruges hver dag, kan lette uhyre meget. Medarbejdere ønsker at overholde firmaets politikker – også omkring arkivering – efter deres bedste formåen, men de skal kunne udføre deres arbejde uden at dette irriterer eller ligefrem forhindrer naturlige arbejdsgange. Derfor skal processen være enkel, hurtig og i et logisk flow med de forskellige funktioner.

Få dokumenterne ind i arkivet, som det første afgørende skridt. Det kan være, at medarbejderne kan kategorisere informationen under arkiveringen, så den kan genfindes. Men det kan også være hensigtsmæssigt eller ligefrem nødvendigt at tage klassifikationsteknologier i brug. Korrekt kategorisering er en forudsætning for at de gode funktioner der er i de fleste dokument- eller arkivsystemer kan udnyttes til at genfinde, distribuere, opdatere og slette kan udnyttes til at forenkle hverdagen.

Konvertering til PDF

Massekonvertering til PDF, hvor alle filer konverteres til et pdf format og returneres. Evt. kan vandmærke med tekniske oplysninger om dokumentet påtrykkes. Forretningsfordel: Ensartet indtryk af dokumenter stammende fra virksomheden og man sikrer sig at modtager kan læse dokumentet og ser dokumentet præcis som det er afsendt Egnet til arkivering.

Legacy konvertering

Konvertering af dokumenter fra gamle versioner af fx Word til nye versioner af fx Word. Konvertering af ikke-søgbare dokumenter til søgbare dokumenter. Konvertering af dokumenter med ringe læsbarhed til frisk tekst med høj læsbarhed. Forretningsfordel: Højner anvendeligheden af informationen

Mailkonvertering

Konverter mails til arkiveringsvenligt format med mailens brødtekst og vedhæftede filer samlet til et langt dokument til arkivering Forretningsfordel: Mailformater en uegnet til arkivering og fremfinding.

Dokumentvedligehold

De gamle arkiver med udgåede formater gennemgås og returneres som friske læsbare, søgbare dokumenter i det ønskede format.

Publikation (PDF-merge)

Samling af flere filer til en samlet, ensartet publikation. Det kan fx være bilag til møder som i sidste øjeblik brandes og samles, manualer bestående af mange kapitler osv. Publikationen kan evt vandmærkes med løbenumre eller anden relevant information. Forretningsfordel: Ensartethed, ”look”, kontrol.

Dokumentgenerering

Dokumentgenerering er disciplinen, hvor store mængder dokumenter, der ligner hinanden, produceres automatisk. En skabelon, data til personliggørelse og forretningsregler for hvordan dokumenterne skal sammensættes Forretningsfordel: Det sparer tid og sikrer ensartethed.

FDA Compliant Rendering

Konvertering af dokumenter til PDF-dokumenter som efterlever FDAs krav. Vi kan konfigurere din Documentum ADTS, Adlib eller DocShifter løsning til at overholde FDAs krav. Vi kan sætte etablere en permanent løsning til gentagne eller løbende konverteringer eller vi kan gennemføre en batchkonvertering af en dokumentmængde. Forretningsfordel: Dokumenterne er klar til FDA

Aflevering til rigsarkivet

Generering af en aflevering til Rigsarkivet. Vi kan etablere hele afleveringen eller fx blot konvertere dokumenterne.