Arkivering

I arkivering indgår naturligvis et arkiv, men også en god organisering af dokumenterne og en langsigtet vedligeholdelse af dokumenterne i arkivet.

Det er jo ikke blevet nemmere

Den digitale udvikling har virkelig sat strøm til hvordan vi nemmere og smartere kan arbejde med dokumenthåndtering. Men det er ikke mere kun dokumenter, som vi kendte dem. Nu er dokumenterne i mange forskellige formater og medier, som eks Twitter, blogs, linkedin, heraf  fx videoer, lyd, infographics. 

Dokumenter er efterhånden spredt i mange forskellige digitale system siloer og cloud-baserede løsninger. Mange virksomheder har mistet overblikket over, hvor hvad er – på tværs af processer og afdelinger, på tværs af formater.

 

For mængden af information stiger i hast – og diversiteten i indholdets format bliver ligeledes større og større. Ambitionen om at håndtere dokumenter korrekt og få mest muligt ud af den viden dokumenterne indeholder er ikke blevet mindre svær at leve op til.

 

Stærke strukturer, gode vaner og teknologi

Nogle grundlæggende overvejelser kan få sat skub i den ellers uoverskuelige arbejdsopgave, det er, at passe på en virksomheds dokumenter på en forsvarlig og brugbar måde: 

  • Prioritering: Ikke alle dokumenter (billeder, tweets, videoer etc) er lige vigtige
  • Ensartning: Konverter til et par udvalgte formater som så håndteres
  • Søgbarhed: Man skal kunne søge ellers “findes det ikke” fra brugersynspunkt
  • Arkiver ensartet: Saml informationen hvor den er til nytte, men under kontrol på en ensartet måde
  • Ryd op: Klassificer og smid ud
  • Hjælp brugerne: Lad teknologien klare de trælse ting og giv brugerne noget, som gør deres hverdag nemmere

Man dokumenterer sædvanligvis sine valg vedrørende ovenstående (og flere andre ting) i en politik for dokument, records og informationshåndteringen i virksomheden. En sådan politik kan ofte være en god enabler for at få sat system i arbejdet.

Få råd, vejledning og hjælp

Strators mange års erfaring med implementering af dokumenthåndteringssystemer har give os stor erfaring med både det processuelle, det forretningsmæssige og det tekniske i at arbejde med store og kristiske dokumentmængder - også i life science. Vi deler gerne ud af vores viden. Kontakt os uforpligtende for at høre mere.

Centale opgaver i arkivering

Arkiver

Etabler og vedligehold dokumentarkiver

Konvertering

Få dokumenterne i ensartede, søgbare og arkivegnede formater

Klassifikation

Klassificer efter fortrolighed, indhold, forretningsanvendelse etc

Søgning og analyse

Giv en google-lignende søgeoplevelse til brugerne

Import og migrering

Få kontrol over dokumenter fra forskellige kilder - og ryd op på vejen