Der er en lang og god tradition for at etablere fremragende fysiske arkiver, hvor papiret sikres mod forgængelighed, og hvor det arkiveres, så man kan finde det igen. Det er det samme, der er målet for digitale arkiver, men der er ofte barrierer, som forhindrer eller besværliggør det. Den ene barriere er, at hvor papirarkiverne bliver vedligeholdt af specialister i arkivering, bliver digitale arkiver ofte ikke omgærdet med samme faglighed. Den anden er, at bevidstheden om forgængelighed på digitale arkivalier er mindre, og så er det et reelt og praktisk problem, at der ganske ofte er enorme mængder data at få ryddet op i.

Digitale arkivalier kan også forgå

Det er ganske centralt, når digitale informationer opbevares for eftertiden, at der tages hånd om det problem, at software og formater udgår. Ellers kan det gemte ganske enkelt ikke læses, når det skal bruges. Det kræver aktive beslutninger, og de er ikke altid nemme. For dokumenter, som oftest er hovedparten af arkivalierne, kan man fx vælge at konvertere arkivalier til et pdf-format. Alternativt kan man arkivere i originalformat og løbende opgradere dokumenterne, helt konkret fx opgradere alle arkiverede worddokumenter hver gang wordsoftwaren opgraderes. Der findes teknologiske muligheder for at automatisere begge tilgange.

Brug arkiverne – få kontrol over fællesdrev

Arkiverne er, som alle andre systemer, kun det værd, som lægges i dem. Da fællesdrev og mailbokse ofte udgør de største reelle ”arkiver”, er der et reelt praktisk problem med at få informationen derhen, hvor den enten skal bearbejdes eller arkiveres. Det er også på mange måder utroligt enkelt og hurtigt at arbejde på fx fællesdrev, og derfor forståeligt og effektivt at gøre det. Nye teknologier tilbyder muligheder for at holde mere uformelle arkiver som fx fællesdrev under kontrol, og derved vil man kunne tillade den udstrakte brug fremfor at bekæmpe den. De dokumenter, som retteligen burde være et andet sted, kan teknologien gøre opmærksom på og evt flytte i arkiv. Dette kan opnås med teknologi til at klassificere dokumenter.

Etablér arkiver

Der findes mange platforme til at håndtere dokmenter, både store enterprise platforme og mindre cloudbaserede puntkløsninger. Læs mere om nogle af mulighederne her. Strator har siden grundlæggelsen været specialister i dokumenthåndteringssystemer og implementeringen af disse og har en bred indsigt i markedet og mulighederne. Den store forhindring ved etablering af et nyt arkiv plejer at være oprydning og migrering af historisk data ind i det ny arkiv, så det kan bringe værdi til virksomheden, og netop det er et af vores fokusområder. Læs mere om klassifikation.

Strator tilbyder

Strators rådgivning baserer sig både på vores kendskab til teknologier, og på vores viden fra document og records mangement. Desuden kan vi fremhæve, at vi har et langvarigt strategisk samarbejde med Scandinavian Information Audit, Tine Weirsøe, som er en af Danmarks absolut førende indenfor gode arkvistandarder og korrekte oprydningsprocesser. Denne specialistviden sammen med vores teknologiske spidkompetence er en kraftfuld kombination. Vi tilbyder både at rådgive og at indgå med ekstra erfaring og arbejdskraft i alle former for arkivprojekter.